يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.
صورة توضيحية. المصدر: VNA
في 19 مارس 2025، أصدرت وزارة الداخلية النشرة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN إلى اللجان الشعبية في المقاطعات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.
يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني.
لضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW المؤرخ 28 فبراير 2025 للمكتب السياسي والأمانة العامة بشأن تنفيذ البحوث واقتراح مواصلة إعادة تنظيم النظام السياسي، وأداء مسؤولية إدارة الدولة للوثائق والأرشيف، تطلب وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة أو المدينة التي تديرها الحكومة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة على وجه السرعة لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية على النحو التالي:
أولاً، الالتزام الكامل والصحيح باللوائح القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات التالية:
أولاً، يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الوكالات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب إدراج الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بأي وكالة أو منظمة وجمعها وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو المنظمة.
ثانياً: إغلاق أرشيف الهيئات والمنظمات اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها. الهيئات والمنظمات التي لا تصدر وثائق إدارية تحت سلطتها اعتباراً من تاريخ نفاذ قرار السلطة المختصة بالاندماج أو إنهاء العمليات.
ثالثا، قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو الموقع الذي يتم حفظها فيه) للوحدة الإدارية قبل الترتيب.
رابعا، يُمنع منعاً باتاً الاستيلاء على الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أو نقلها أو إتلافها بطريقة غير قانونية؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.
ثانياً، تتولى الأرشيفات التاريخية للمحافظات استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في الموقع أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.
ثالثا، يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.
رابعا، التنفيذ الصارم للوائح القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية تنظيم الجهاز.
إصدار الوثائق المنظمة لقائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة
بالنسبة للجان الشعبية في المحافظات والمدن المركزية، توصي وزارة الداخلية بأن يكون رئيس اللجنة الشعبية في المحافظة مسؤولاً بصفته الرئيس عن تنفيذ إدارة الدولة للأرشيف في المحلية في نطاق المهام والصلاحيات؛ ضمان سلامة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية الخاضعة لسلطة الإدارة وفقا لأحكام القانون أثناء عملية الترتيب التنظيمي.
إصدار توجيه عاجل من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة الدولة لأعمال الوثائق والأرشيف.
إعداد خطة لإعادة تنظيم الأرشيف التاريخي للدولة على مستوى المحافظات في مشروع ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج تنظيم الحكم المحلي على مستويين وعرضه على الجهات المختصة للتقييم والتنفيذ.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:
أولاً، إصدار وثيقة تنظم قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة الخاضعة لإدارتها.
ثانياً، توجيه رئيس الوكالة أو المنظمة الجديدة باستلام الوثائق وقواعد البيانات تحت سلطته الإدارية؛ يستقبل رئيس الوحدة الإدارية القاعدية الجديدة الوثائق في الغرف والمستودعات الموجودة في منطقة الإدارة التي تديرها مؤقتًا هيئة الأرشيف التاريخي الإقليمي.
ثالثاً: توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطبيق الحلول التقنية الكفيلة بضمان استمرارية واستمرارية أنشطة إصدار الوثائق وحل الأعمال للجهات والهيئات الخاضعة لإدارتها.
رابعا، توجيه تطوير المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة الأعمال للوثائق التي تم إعدادها مسبقا.
خامساً، ضمان توفير الموارد اللازمة لأداء المهام الكتابية والأرشيفية بأمان وسلاسة قبل وأثناء وبعد الترتيب التنظيمي.
سادساً، إبلاغ وزارة الداخلية بحالة التنفيذ حتى تتمكن وزارة الداخلية من تلخيصها وتقديم تقرير إلى الحكومة.
إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف.
بالنسبة لوزارة الداخلية، تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار توجيه بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.
إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.
يكلف الأرشيف التاريخي الإقليمي مسؤولين بتنظيم مجموعات عمل في الوكالات والمنظمات والوحدات لاستلام الوثائق وتنسيق الحفاظ عليها في الموقع وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على النظام.
توجيه الأرشيف التاريخي الإقليمي إلى اتخاذ تدابير استباقية لجمع السجلات المحفوظة بشكل دائم والتي تم تحريرها بالكامل في الوكالات والمنظمات التي تعد مصادر للوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.
- توجيه رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية لترتيب الموارد الكافية لضمان سلامة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الغرف والمستودعات التي تم تأكيدها وختمها من قبل الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى وكالة أو منظمة الإدارة المسؤولة بعد إعادة تنظيم الجهاز.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:
- تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بالإسراع في إصدار قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للأجهزة والمنظمات التي تشكلت بعد إعادة تنظيم الجهاز التابع لها.
- عرض مشروع إدارة ومعالجة وثائق الهيئات والمنظمات على اللجنة الشعبية الإقليمية قبل إعادة تنظيم الجهاز.
التنسيق مع وحدة إدارة النظام والتشغيل لتطوير خطة التسليم ودمج المستندات وقواعد بيانات المستندات في النظام.
إذا لزم الأمر، استشر إدارة السجلات والمحفوظات الحكومية بشأن خطة الإدارة والمعالجة لكتلة الوثائق وقاعدة بيانات الوثائق التي تم تجميعها إحصائيًا قبل ترتيب الهيكل التنظيمي.
توجيه وإجابة أسئلة الهيئات والمنظمات والأفراد بشكل منتظم فيما يتعلق بالوثائق والمحفوظات قبل وأثناء وبعد إعادة الهيكلة التنظيمية.
التأكد من تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات قبل إعادة هيكلة الجهاز
بالنسبة للأرشيفات التاريخية الإقليمية، تقترح وزارة الداخلية ترتيب مسؤولين لتوجيه العد والترتيب والتعبئة والختم والتأكد من حجم وحالة الوثائق الورقية والوثائق على حاملات المعلومات الأخرى (إن وجدت)، واستلام وتنسيق الحفظ في الموقع أو الحفظ المركزي المؤقت لوثائق الهيئات والمنظمات.
التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام لتحديد عدد الوثائق الرقمية وحصر قاعدة بيانات الوثائق على النظام لكل جهة ومنظمة ووحدة إدارية.
إحصائيات جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق المحفوظة حاليًا في الأرشيف التاريخي الإقليمي؛ الاستمرار في ضمان سلامة وتكامل وسهولة استخدام الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية إلى الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.
تجميع كمية الوثائق وحالتها وقاعدة بيانات الوثائق وإرسال تقرير إلى وزارة الداخلية لإبلاغه إلى وزارة الداخلية.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:
يقوم نقطة الاتصال بتنظيم وتأكيد تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي إلى هيئة أو منظمة الإدارة المختصة بعد الترتيب التنظيمي.
- تكليف وزارة الداخلية بإعداد الخطط والمشاريع اللازمة لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية التي جمعتها الهيئات والمنظمات قبل إعادة تنظيم الجهاز.
التنسيق مع الجهات والهيئات ذات العلاقة لتنظيم تنفيذ المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة العمليات التجارية للوثائق وقواعد البيانات التي تم تجميعها إحصائياً قبل إعادة تنظيم الجهاز.
جمع سجلات الحفظ الدائمة التي تم تحريرها بالكامل مسبقًا في الوكالات والمنظمات التي تعد مصدرًا للوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي. وفي حالة عدم وجود أرشيف متخصص، تقوم هيئة الأرشيف التاريخي الإقليمي بإخطار وزارة الداخلية بتجهيز غرف ومستودعات لضمان سلامة الوثائق التي يتم جمعها أثناء عملية إعادة تنظيم الجهاز.
التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقادة والأمناء على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق.
بالنسبة لرؤساء الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية، تطلب وزارة الداخلية من رؤساء الوكالات والمنظمات ورؤساء اللجان الشعبية على مستوى المقاطعات والبلديات أن يكونوا مسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتهم الإدارية وفقًا لأحكام القانون أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي والوكالات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.
توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المكتمل والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل (إعداد قائمة بالعمل غير المكتمل لكل وحدة).
تعيين وحدات وأفراد لتجميع وإعداد قائمة بالأعمال غير المكتملة للوكالات والمنظمات؛ توجد سجلات ووثائق مرفقة، مجمعة بشكل منفصل ومقدمة إلى أرشيف الوكالة.
- توجيه أرشيفات الهيئة الإحصائية وتجميع الوثائق في الأرشيفات وتوجيه الوحدات والأفراد في تجميع وتجميع السجلات والوثائق غير المقدمة في الأرشيفات؛ استلام السجلات والوثائق من الوحدات والأفراد وتجميعها في غرف ومستودعات للتخزين المركزي. من المهم ملاحظة وجمع السجلات والمستندات بشكل منفصل وواضح حول العمل غير المكتمل.
- ترتيب المخازن والمعدات والموارد البشرية اللازمة لحماية الوثائق وحفظها بشكل آمن حتى تسليمها إلى الجهة أو المنظمة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.
توجيه وحدة إدارة وتشغيل نظام الإحصاء للتأكد من عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالأعمال المنجزة وغير المنجزة؛ عزل البيانات الموجودة على النظام أو استخراجها إلى أجهزة التخزين والتأكد من سلامة وتكامل الوثائق وقواعد البيانات حتى يتم تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الهيئات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.
ويكلف رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة وزارة الداخلية بتقديم المشورة بشأن ترتيب المستودعات والمعدات اللازمة لجمع وحفظ وثائق الوكالات المتخصصة التابعة للجنة الشعبية للمنطقة بشكل آمن؛ - ترتيب قوات أمنية لحماية الوثائق حتى يتم تسليمها إلى الجهة المختصة أو الجهة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.
بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، يتعين على رئيس الوكالة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة أن يوجه على الفور:
التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقادة والموظفين على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق؛ التسجيل لإصدار الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة وفقاً للأنظمة.
التنسيق مع الأرشيف التاريخي الإقليمي ووحدة إدارة وتشغيل النظام والوحدات والأفراد المعنيين لتلقي الوثائق وقواعد بيانات الوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل تحت سلطة الإدارة لمزيد من الحل.
استلام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الموجودة تحت سلطة الإدارة والوثائق الموجودة في الأقسام والمستودعات في منطقة الإدارة؛ التنسيق مع الأرشيف التاريخي لتطوير خطة معالجة الأعمال لتلك الكتلة من المستندات.
إحصاء الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في أرشيفات ومستودعات الوكالة.
بالنسبة لأرشيفات الوكالة، تقوم إدارة أرشيف الوكالة أو الشخص المختص بالأرشيف في الوكالة أو المنظمة أو الوحدة بالمهام التالية:
إعطاء التعليمات للوحدات والأفراد بتجميع الملفات والوثائق وتعبئتها وتسليمها إلى الغرفة أو المستودع للتخزين المركزي مسبقًا؛ إعداد المستودعات والشروط اللازمة لحفظ الوثائق الواردة من الوحدات والأفراد بطريقة آمنة.
إحصاء الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في مكتب أو مستودع التخزين الخاص بالجهة أو المنظمة حتى يتم تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الجهة أو المنظمة المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.
التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات في النظام.
استلام وحفظ الملفات والوثائق الخاصة بالعمل غير المكتمل بشكل منفصل وفقًا للقائمة.
إرسال أو تجميع السجلات المكتملة مسبقًا والمحفوظة بشكل دائم، وتعبئتها بشكل منفصل، وجاهزة للتقديم إلى الأرشيف التاريخي.
قم بتسليم المستندات المجمعة وقائمة العمل غير المكتملة في حالتها الأصلية.
بالنسبة للموظفين المدنيين وموظفي القطاع العام والعمال، قم بتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل؛ بالنسبة للعمل غير المكتمل، من الضروري عمل قائمة وتحديد ما يلي بوضوح: اسم الوظيفة؛ اسم الشخص المكلف بالتعامل مع القضية الرئيسية؛ عدد الوثائق والأوراق المتوفرة؛ وقت المعالجة (إن وجد).
إحصائيات السجلات والوثائق المتعلقة بالأعمال المنجزة والسجلات والوثائق المتعلقة بالأعمال غير المنجزة على النظام؛ إنشاء قائمة بسجلات العمل أو المستندات المتعلقة بالعمل غير المكتمل على النظام.
تسليم الحالة الأصلية للملفات والوثائق المجمعة وقائمة الأعمال غير المكتملة على النظام إلى أرشيف الوكالة أو الوحدة، أو إلى الشخص المسؤول عن جمع الوثائق أثناء عملية تنظيم الجهاز.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري التنسيق فورًا مع أرشيف الوكالة والوحدة التي تدير وتشغل النظام لتسليم السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل إلى الوحدة أو الفرد المسؤول عن الاستمرار في التعامل معه.
إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.
أما بالنسبة للوحدة التي تدير النظام وتشغله فإن وزارة الداخلية تطلب تحديد وحصر نطاق الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في النظام حسب كل حساب من حسابات الجهة والمنظمة والفرد؛ حيث يتم تحديد نطاق البيانات وإعداد قائمة بحسابات المنظمات والأفراد الذين لديهم عمل غير مكتمل بناءً على قائمة الأعمال غير المكتملة للوحدات والأفراد؛ إعداد خطة التسليم عند توجيهك بذلك.
جمع وإبلاغ اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارة الداخلية عن نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق المستخدمة حاليًا في النظام لتكون بمثابة أساس لتحديد رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق للوكالات والمنظمات بعد إعادة تنظيم الجهاز بشكل موحد ومتزامن وتجنب التكرار.
بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:
إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.
تحديث نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز النصوص للوكالات والمنظمات الجديدة لضمان عمل النظام بسلاسة.
فتح حسابات جديدة للهيئات والمنظمات والأفراد، وضمان الاتصال بالوثائق وقواعد بيانات الوثائق ذات الصلة سابقًا لضمان عدم حدوث أي انقطاع في سير العمل على النظام.
استخراج وتجميع الوثائق وقواعد البيانات الموثقة للجهات والهيئات والوحدات غير العاملة وتسليمها إلى الأرشيف التاريخي للمحافظات أو الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.
وضع خطة لاستخدام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام لتلبية الاحتياجات العاجلة للوكالات والمنظمات والأفراد أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز.
يرجى الاطلاع على النص الكامل للرسالة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN في الملف المرفق:
[إعلان 2]
المصدر: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987
تعليق (0)