การเสริมสร้างความเข้มแข็งในการบริหารจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง

ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

เมื่อวันที่ 19 มีนาคม 2568 กระทรวงมหาดไทยได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง ตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามมิให้ครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง รวมถึงให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2025 ของโปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการเกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและเสนอให้มีการปรับโครงสร้างระบบการเมืองต่อไป โดยปฏิบัติหน้าที่ในการบริหารจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญของรัฐ กระทรวงมหาดไทยได้ขอร้องให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนให้มีการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น ดังนี้

ประการแรก ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

ประการแรก เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการจากศูนย์กลางอย่างสม่ำเสมอและปลอดภัยตามไฟล์เก็บถาวรแต่ละไฟล์ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องมีการจัดทำรายการและรวบรวมไว้ตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ประการที่สอง ให้ปิดคลังเอกสารของหน่วยงานและองค์กรตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานและองค์กรที่ไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตั้งแต่วันที่หน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจเรื่องการควบรวมกิจการหรือยุติการดำเนินการมีผลบังคับใช้

ประการที่สาม ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่ที่ได้รับการเก็บรักษาไว้) ของหน่วยงานบริหาร ก่อนการจัดองค์กร

สี่ ห้ามมิให้มีการยึด โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในจังหวัดอย่างต่อเนื่อง ทั้งในพื้นที่และชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร หน่วยงานบริหารใหม่ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรให้เป็นไปตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ข้อมูลเหล่านั้นในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

การออกเอกสารกำกับรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดควรเป็นผู้รับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการบริหารจัดการของรัฐเกี่ยวกับเอกสารสำคัญในท้องถิ่นภายในขอบเขตของภารกิจและอำนาจ ดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการตามที่กฎหมายกำหนดในขั้นตอนการจัดองค์กร

ให้เร่งออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการของรัฐด้านเอกสารและจดหมายเหตุ

จัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการจัดและปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ นำเสนอให้หน่วยงานที่รับผิดชอบพิจารณาประเมินและดำเนินการ

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

ประการแรก ให้ออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่เข้ามาบริหารจัดการใหม่

ประการที่สอง ให้หัวหน้าหน่วยงานหรือองค์กรใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลภายใต้ขอบเขตอำนาจการบริหารจัดการของตน หัวหน้าหน่วยงานบริหารงานรากหญ้าแห่งใหม่รับเอกสารที่ห้องและโกดังภายในพื้นที่บริหารจัดการที่ดูแลชั่วคราวโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

สาม กำกับดูแลหน่วยงานบริหารจัดการและปฏิบัติการระบบเพื่อนำโซลูชันทางเทคนิคไปใช้เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องในการออกเอกสารและการแก้ไขปัญหาของหน่วยงานและองค์กรภายใต้การบริหารจัดการ

ประการที่สี่ กำกับดูแลการพัฒนาโครงการและแผนการบริหารจัดการและการดำเนินธุรกิจจากเอกสารที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

ประการที่ห้า ให้จัดสรรทรัพยากรเพื่อดำเนินงานธุรการและงานเอกสารอย่างปลอดภัยและราบรื่น ก่อน ระหว่าง และหลังการจัดองค์กร

ประการที่หก รายงานสถานะการดำเนินการให้กระทรวงมหาดไทยทราบ เพื่อให้กระทรวงมหาดไทยสรุปรายงานให้รัฐบาลทราบ

การออกแผนปฏิบัติการปฏิบัติตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุ

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองในท้องถิ่น

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น

สำนักงานทะเบียนประวัติศาสตร์จังหวัดมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดกลุ่มงานให้กับหน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสารในพื้นที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

กำหนดให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาถาวรและผ่านการแก้ไขเสร็จสิ้นแล้วจากหน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดทำรายชื่อรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานภายใต้การบริหารจัดการของตนโดยเร็ว

เสนอโครงการบริหารจัดการและจัดการเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ก่อนปรับโครงสร้างองค์กรให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัด

ประสานงานกับฝ่ายบริหารระบบและปฏิบัติการ เพื่อจัดทำแผนส่งมอบงาน บูรณาการเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

หากจำเป็น ให้ปรึกษากับกรมบันทึกและจดหมายเหตุของรัฐเกี่ยวกับแผนการจัดการและการประมวลผลสำหรับบล็อคเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนที่จะจัดโครงสร้างองค์กร

ให้คำแนะนำและตอบคำถามของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและเอกสารสำคัญต่างๆ ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างองค์กรอย่างสม่ำเสมอ

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ จัดเรียง บรรจุ ปิดผนึก ยืนยันปริมาณและสภาพเอกสารกระดาษและเอกสารในสื่อข้อมูลอื่น ๆ (ถ้ามี) การรับและประสานงานการรักษาไว้ ณ สถานที่หรือการรักษาไว้ชั่วคราวแบบรวมศูนย์เอกสารของหน่วยงานและองค์กร

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร

สถิติเอกสารทั้งหมดและฐานข้อมูลเอกสารปัจจุบันเก็บรักษาอยู่ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ดำเนินการให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเหล่านั้นถูกส่งมอบให้กับหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

สังเคราะห์ปริมาณ สถานะเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานให้กรมกิจการภายใน เพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน

จุดศูนย์กลางจัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีความสามารถภายหลังการจัดองค์กร

ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในให้พัฒนาแผนงานและโครงการในการบริหารและดำเนินการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานและองค์กรต่างๆ รวบรวมไว้ ก่อนจะปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่

ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบการดำเนินงานโครงการและแผนงานในการบริหารจัดการและดำเนินการทางธุรกิจให้เป็นไปตามเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนจัดระบบใหม่
รวบรวมเอกสารการอนุรักษ์ถาวรที่ผ่านการแก้ไขสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด กรณีไม่มีหอจดหมายเหตุเฉพาะทาง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะแนะนำให้กรมกิจการภายในจัดห้องและโกดังเพื่อรับรองความปลอดภัยของเอกสารที่รวบรวมไว้ในระหว่างขั้นตอนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการบนระบบเพื่อให้มั่นใจว่าการออกและรับเอกสารเป็นไปตามกำหนด

สำหรับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร ประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตามบทบัญญัติของกฎหมายในระหว่างขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเหล่านั้นถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

กำหนดให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น (จัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นสำหรับแต่ละหน่วยงาน)

มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลดำเนินการสังเคราะห์และจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ มีบันทึกและเอกสารแนบแยกบรรจุภัณฑ์และส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานสถิติ จัดเก็บเอกสารในหอจดหมายเหตุ และให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคลากรในการรวบรวมและจัดเก็บบันทึกและเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งเข้าหอจดหมายเหตุ รับบันทึกและเอกสารจากหน่วยงานและบุคคลและรวบรวมไว้ในห้องและคลังสินค้าเพื่อการจัดเก็บแบบรวมศูนย์ สิ่งสำคัญคือการจดบันทึกและรวบรวมแยกและบันทึกรายการและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จให้ชัดเจน

จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นในการปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกระทั่งส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจเพื่อการจัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

สั่งให้หน่วยงานบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ ตรวจยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่เสร็จและยังไม่เสร็จ แยกข้อมูลบนระบบหรือแยกข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรับรองความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของเอกสารและฐานข้อมูลจนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหลังจากปรับโครงสร้างเครื่องมือแล้ว

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำปรึกษาด้านการจัดวางคลังสินค้าและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอให้ปลอดภัย จัดเตรียมกำลังเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยให้ดูแลป้องกันเอกสารจนกระทั่งส่งมอบให้หน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่จัดการภายหลังจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยบริหารใหม่จะต้องสั่งการโดยทันที:

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเสมียนในระบบเพื่อให้มั่นใจว่าการออกและรับเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้อง ลงทะเบียนออกตราสัญลักษณ์ และใบรับรองลายเซ็นดิจิทัล สำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง ตามกฎหมาย

ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หน่วยบริหารและปฏิบัติการระบบ และหน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานค้างที่อยู่ภายใต้อำนาจบริหาร เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป

รับเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสารในอำนาจบริหาร และเอกสารที่แผนกและคลังสินค้าในเขตพื้นที่บริหารจัดการ; ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เพื่อพัฒนาแผนการดำเนินการทางธุรกิจสำหรับเอกสารชุดนั้น

นับ ปิดผนึก และรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในหอจดหมายเหตุและคลังสินค้าของหน่วยงาน

สำหรับเอกสารสำคัญของหน่วย งาน แผนกเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ จะต้องดำเนินการตามภารกิจต่อไปนี้:

สั่งให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำรวบรวมและจัดทำเอกสารและส่งต่อให้ห้องหรือโกดังเพื่อจัดเก็บส่วนกลางไว้ล่วงหน้า จัดเตรียมคลังสินค้าและเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย

นับ ประทับตรา และรักษาเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยในสำนักงานหรือคลังเก็บของหน่วยงานหรือองค์กร จนกระทั่งเอกสารดังกล่าวได้ถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่รับผิดชอบภายหลังจากที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ในระบบ

รับและเก็บรักษาแฟ้มและเอกสารงานค้างส่งแยกตามรายการ

ส่งมอบหรือรวบรวมแยกแพ็คเกจบันทึกที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้และได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวรเพื่อเตรียมส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์

ยื่นเอกสารบรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และคนงาน จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น สำหรับงานที่ยังไม่เสร็จจำเป็นต้องทำรายการและระบุให้ชัดเจน: ชื่องาน; ชื่อของผู้ได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่องหลัก; จำนวนเอกสารและชิ้นงานที่มีอยู่; ระยะเวลาในการดำเนินการ (หากมี)

สถิติบันทึกและเอกสารงานที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว และบันทึกและเอกสารงานที่ทำไม่เสร็จในระบบ; สร้างรายการบันทึกงานหรือเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จในระบบ

ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บถาวรของหน่วยงานหรือหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กรแล้ว จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

สำหรับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินงานระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลแต่ละราย โดยจะพิจารณาจากรายการงานค้างของหน่วยงานและบุคคล กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานค้าง เตรียมแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง

รวบรวมและรายงานไปยังคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบในปัจจุบันเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ หลังจากปรับโครงสร้างเครื่องมือใหม่ให้เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

อัปเดตระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสไฟล์ และสัญลักษณ์ข้อความ ของหน่วยงานและองค์กรใหม่ๆ เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น

เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กรและบุคคลใหม่ โดยรับรองการเชื่อมต่อกับเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้และฐานข้อมูลเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการหยุดชะงักในการประมวลผลงานบนระบบ
คัดแยกและจัดทำเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานที่ไม่ได้ใช้งาน และส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ หลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ เพื่อให้บริการแก่หน่วยงาน องค์กร และบุคคล ในขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
โปรดดูข้อความเต็มของ Official Dispatch No. 414/BNV-VTLTNN ใน ไฟล์ที่แนบมา:

ที่มา: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987