Stärkung des Managements der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten. Beschädigen oder verlieren Sie beim Organisieren des Geräts keine Dokumente und Dokumentendatenbanken.

Illustrationsfoto. Quelle: VNA

Am 19. März 2025 erließ das Innenministerium gemäß Beschluss Nr. 127-KL/TW des Politbüros die offizielle Mitteilung Nr. 414/BNV-VTLTNN an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten, eine sichere Verwaltung der Dokumente vor, während und nach Abschluss der Umstrukturierung des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros und des Sekretariats vom 28. Februar 2025 zur Durchführung von Forschungen und Vorschlägen zur Fortsetzung der Umstrukturierung des politischen Systems sicherzustellen und die Verantwortung für die staatliche Verwaltung von Dokumenten und Archiven wahrzunehmen, ersucht das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Umstrukturierung des lokalen Regierungsapparats wie folgt zu stärken:

Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig eingehalten werden, indem die folgenden Anforderungen erfüllt werden:

Erstens müssen sämtliche Dokumente und Dokumentendatenbanken, die im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen entstehen, archivspezifisch zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden. Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen entsprechend den Archiven dieser Behörde oder Organisation aufgelistet und gesammelt werden.

Zweitens: Schließen Sie die Archive von Behörden und Organisationen ab dem Datum ihrer Betriebseinstellung. Agenturen und Organisationen, die ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung des Betriebs keine Verwaltungsdokumente mehr in ihrem Zuständigkeitsbereich ausstellen.

Drittens müssen Dokumente und Datenbanken vor und während der organisatorischen Regelung weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder an dem Ort, an dem sie aufbewahrt werden) der Verwaltungseinheit vor der Regelung aufbewahrt werden.

Viertens ist es strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken illegal zu beschlagnahmen, weiterzugeben oder zu vernichten. Beschädigen oder verlieren Sie beim Organisieren des Geräts keine Dokumente und Dokumentendatenbanken.

Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgt die Herausgabe der Unterlagen und Dokumentenbestände nach der organisatorischen Regelung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die Archivverwaltungsbefugnis.

Viertens: Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten im öffentlichen Dienst müssen strikt umgesetzt werden. Schützen Sie Staatsgeheimnisse und gewährleisten Sie die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung statistischer Aufgaben, deren Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Rahmen der Organisation des Apparats.

Ausgabe von Dokumenten zur Regelung der Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen

Für die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte empfiehlt das Innenministerium, dass der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz im Rahmen seiner Aufgaben und Befugnisse als Leiter für die Umsetzung der staatlichen Verwaltung der Archive vor Ort verantwortlich sein soll. Gewährleisten Sie während des organisatorischen Aufbaus die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken unter der Verwaltungshoheit gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Erlassen Sie dringend die Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.

Entwickeln Sie im Rahmen des Projekts zur Anordnung und Neuorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene und legen Sie ihn den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vor.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Erstens: Erteilen Sie ein Dokument, das die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen regelt, die unter die Verwaltung gestellt werden.

Zweitens: Weisen Sie den Leiter der neuen Agentur oder Organisation an, Dokumente und Datenbanken entgegenzunehmen, die seiner Verwaltungskompetenz unterliegen. Der Leiter der neuen Basisverwaltungseinheit nimmt Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegen, die vorübergehend vom Historischen Landesarchiv verwaltet werden.

Drittens: Weisen Sie die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, an, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabe- und Arbeitslösungsaktivitäten der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.

Viertens: Leiten Sie die Entwicklung von Projekten und Plänen für die Verwaltung und Geschäftsabwicklung zuvor erstellter Dokumente.

Fünftens: Sorgen Sie dafür, dass vor, während und nach der organisatorischen Umstrukturierung die erforderlichen Ressourcen für die sichere und reibungslose Durchführung von Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben zur Verfügung stehen.

Sechstens: Melden Sie dem Innenministerium den Stand der Umsetzung, damit dieses eine Zusammenfassung erstellen und der Regierung Bericht erstatten kann.

Veröffentlichung eines Plans zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.

Empfehlen Sie dem Innenministerium, dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herauszugeben.

Veröffentlichung eines Plans zur Umsetzung der Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems.

Das Historische Landesarchiv beauftragt Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen bei Behörden, Organisationen und Einheiten, um die Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort zu empfangen, zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen.

Weisen Sie das Historische Provinzarchiv an, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um dauerhaft aufbewahrte Aufzeichnungen zu sammeln, die bei Behörden und Organisationen, die Quellen für die dem Historischen Provinzarchiv vorgelegten Dokumente sind, vollständig bearbeitet wurden.

Empfehlen Sie dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz, ausreichende Mittel bereitzustellen, um die Sicherheit von Dokumenten und Dokumentendatenbanken in Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Historischen Archiv der Provinz bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Empfehlen Sie dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz, umgehend eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole von Agenturen und Organisationen herauszugeben, die nach der Reorganisation des von ihnen verwalteten Apparats gegründet wurden.

Legen Sie dem Volkskomitee der Provinz den Entwurf zur Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente von Behörden und Organisationen vor, bevor Sie den Apparat umstrukturieren.

Koordinieren Sie mit der Systemverwaltungs- und Betriebseinheit die Entwicklung eines Übergabeplans und integrieren Sie Dokumente und Dokumentdatenbanken in das System.

Bei Bedarf ist vor der Festlegung der Organisationsstruktur der Verwaltungs- und Bearbeitungsplan für den statistisch erfassten Dokumentenblock und die Dokumentendatenbank mit der Abteilung für staatliche Aufzeichnungen und Archive abzustimmen.

Leiten Sie regelmäßig Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen an und beantworten Sie Fragen zu Dokumenten und Archiven vor, während und nach einer organisatorischen Umstrukturierung.

Bestätigen Sie die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Agenturen und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparats

Das Innenministerium schlägt vor , für die historischen Archive der Provinzen Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln, Bestätigen von Umfang und Zustand von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) beaufsichtigen und die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren.

Koordinieren Sie sich mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Systems, um die Anzahl der digitalen Dokumente zu bestimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Agentur, Organisation und Verwaltungseinheit abzugrenzen.

Statistik aller derzeit im Landeshistorischen Archiv aufbewahrten Dokumente und Dokumentendatenbanken; Die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv muss weiterhin gewährleistet sein, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Neuorganisation der Organisationsstruktur an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Fassen Sie die Menge und den Status der Dokumente sowie die Dokumentendatenbank zusammen und melden Sie diese dem Innenministerium.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Die Kontaktstelle organisiert und bestätigt die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsbehörden oder -organisationen nach der Organisationsvereinbarung.

Beraten Sie das Innenministerium bei der Entwicklung von Plänen und Projekten zur Verwaltung und Verarbeitung der von Behörden und Organisationen zusammengestellten Dokumente und Dokumentendatenbanken, bevor der Apparat neu organisiert wird.

Koordinieren Sie mit relevanten Agenturen und Organisationen die Umsetzung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsvorgängen für Dokumente und Datenbanken, die vor der Neuorganisation des Geräts statistisch zusammengestellt wurden.
Sammeln Sie dauerhafte Aufbewahrungsunterlagen, die zuvor vollständig bei Agenturen und Organisationen bearbeitet wurden, die als Quelle der an das Provinzhistorische Archiv übermittelten Dokumente dienen. Falls kein spezialisiertes Archiv vorhanden ist, weist das Historische Provinzarchiv das Innenministerium an, Räume und Lager bereitzustellen, um die Sicherheit der während der Umstrukturierung des Apparats gesammelten Dokumente zu gewährleisten.

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Leitern und Sekretären im System zu eröffnen oder erneut zu eröffnen, um die Ausgabe und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen.

Das Innenministerium verlangt von den Leitern von Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten, dass diese gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während der Umstrukturierung des Apparats für die Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich sind, bis diese nach der Umstrukturierung des Apparats an das Historische Archiv der Provinz und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Weisen Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken (erstellen Sie für jede Einheit eine Liste unvollendeter Arbeiten).

Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen mit der Zusammenfassung und Erstellung einer Liste der unerledigten Arbeiten von Behörden und Organisationen. Es sind Aufzeichnungen und Dokumente beigefügt, die separat verpackt und dem Archiv der Agentur übergeben wurden.

Leitung der Archive der statistischen Agentur, Verpacken von Dokumenten in den Archiven und Anleitung von Einheiten und Einzelpersonen beim Zusammenstellen und Verpacken nicht eingereichter Aufzeichnungen und Dokumente in den Archiven; Erhalten Sie Aufzeichnungen und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen und sammeln Sie diese in Räumen und Lagern zur zentralen Speicherung. Wichtig ist, dass Sie Aufzeichnungen und Dokumente über nicht erledigte Arbeiten notieren, separat sammeln und übersichtlich vermerken.

Sorgen Sie für die Bereitstellung der erforderlichen Lager, Ausrüstung und Personalressourcen, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Neuorganisation des Geräts zur Verwaltung an die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

Weisen Sie die Verwaltungs- und Betriebseinheit des Statistiksystems an, die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken abgeschlossener und unvollendeter Arbeiten zu bestätigen. Isolieren Sie Daten auf dem System oder extrahieren Sie sie auf Speichergeräte und gewährleisten Sie die Sicherheit und Integrität von Dokumenten und Datenbanken, bis sie nach der Umstrukturierung des Geräts an das Provinzhistorische Archiv oder zuständige Behörden und Organisationen übergeben werden.

Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium mit der Beratung bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten spezialisierter Behörden, die dem Bezirksvolkskomitee unterstehen. Sorgen Sie dafür, dass Sicherheitskräfte die Dokumente schützen, bis sie nach der Neuorganisation des Apparates der zuständigen Behörde oder Organisation zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich Folgendes anordnen:

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Führungskräften und Sachbearbeitern im System zu eröffnen oder erneut zu eröffnen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen. Registrieren Sie sich für die Ausstellung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den spezialisierten öffentlichen Dienst gemäß den Vorschriften.

Koordinieren Sie sich mit dem Historischen Archiv der Provinz, der Einheit für Systemverwaltung und -betrieb sowie den relevanten Einheiten und Einzelpersonen, um Dokumente und Dokumentendatenbanken zu unvollendeten Arbeiten unter der Verwaltungshoheit zur weiteren Lösung zu erhalten.

Empfangen von Dokumenten, Dokumentendatenbanken unter Verwaltungsautorität und Dokumenten in Abteilungen und Lagern im Verwaltungsbereich; Koordinieren Sie sich mit dem Historischen Archiv, um einen Geschäftsabwicklungsplan für diesen Dokumentenblock zu entwickeln.

Zählen, versiegeln und bewahren Sie Dokumente in den Archiven und Lagern der Agentur sicher auf.

Für die Archivierung von Behörden sind die Archivabteilung der Behörde oder die für die Archivierung zuständige Person der Behörde, Organisation oder Einheit zuständig für die Durchführung der folgenden Aufgaben:

Weisen Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Akten und Dokumente zusammenzustellen, zu verpacken und sie vorab in den Raum oder das Lager zur zentralen Lagerung zu übergeben; Bereiten Sie Lager und die erforderlichen Bedingungen vor, um die von Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente sicher aufzubewahren.

Zählen, versiegeln und bewahren Sie die Dokumente sicher im Büro oder Lager der Behörde oder Organisation auf, bis sie nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur dem Historischen Landesarchiv oder der zuständigen Behörde oder Organisation übergeben werden.

Koordinieren Sie sich mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des statistischen Systems, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentdatenbanken von Agenturen und Organisationen im System zu bestätigen.

Akten und Dokumente unerledigter Arbeiten entsprechend der Liste entgegennehmen und separat aufbewahren.

Reichen Sie bereits abgeschlossene und dauerhaft aufbewahrte Aufzeichnungen ein oder stellen Sie sie zusammen und verpacken Sie sie separat, damit sie dem Historischen Archiv übermittelt werden können.

Reichen Sie die verpackten Dokumente und die Liste der unerledigten Arbeiten im Originalzustand ein.

Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter: Zusammenstellen und Verpacken von Aufzeichnungen und Dokumenten über abgeschlossene Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente über unvollendete Arbeiten; Bei unerledigten Arbeiten ist es notwendig, eine Liste zu erstellen und deutlich anzugeben: Auftragsname; Name der Person, die mit der Bearbeitung des Hauptproblems beauftragt ist; Anzahl der vorhandenen Dokumente und Unterlagen; Bearbeitungszeit (falls vorhanden).

Statistiken zu Aufzeichnungen und Dokumenten zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu nicht abgeschlossenen Arbeiten am System; Erstellen Sie eine Liste mit Arbeitsaufzeichnungen oder Dokumenten über unvollendete Arbeiten am System.

Übermitteln Sie den Originalzustand der gepackten Akten, Dokumente und die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System an das Archiv der Behörde oder Einheit oder an die Person, die für die Dokumentensammlung im Rahmen der Geräteorganisation zuständig ist.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Behörde und der für die Systemverwaltung und -bedienung zuständigen Stelle erforderlich, um die Übergabe der Unterlagen und Dokumente zu den noch nicht abgeschlossenen Arbeiten an die für die Weiterbearbeitung zuständige Stelle bzw. Person zu gewährleisten.

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb unmittelbar nach einer Entscheidung zur organisatorischen Umstrukturierung einstellen.

Was die Einheit betrifft, die das System verwaltet und betreibt, so verlangt das Innenministerium, dass der Umfang der Dokumente und Dokumentdatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson identifiziert und abgegrenzt wird. Dabei wird auf der Grundlage der Liste der unerledigten Arbeiten von Einheiten und Einzelpersonen der Datenumfang bestimmt und eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Arbeiten erstellt; Bereiten Sie den Übergabeplan auf Anweisung vor.

Sammeln Sie das System der derzeit im System verwendeten Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole und erstatten Sie dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium darüber Bericht. Es dient als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen nach der Neuorganisation des Apparats auf einheitliche, synchronisierte Weise und unter Vermeidung von Doppelarbeit.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb unmittelbar nach einer Entscheidung zur organisatorischen Umstrukturierung einstellen.

Aktualisieren Sie das System der Dokumentidentifikationscodes, Dateicodes und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten.

Eröffnen Sie Konten für neue Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen und stellen Sie die Verbindung mit zuvor zugehörigen Dokumenten und Dokumentdatenbanken sicher, um sicherzustellen, dass die Arbeitsverarbeitung im System nicht unterbrochen wird.
Extrahieren und bündeln Sie Dokumente und Dokumentendatenbanken inaktiver Agenturen, Organisationen und Einheiten und übergeben Sie diese nach der Umstrukturierung des Apparats an die historischen Archive der Provinz oder die zuständigen Agenturen und Organisationen.

Erstellen Sie einen Plan zur Verwendung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System, um den dringenden Anforderungen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.
Den vollständigen Text des offiziellen Depeschen Nr. 414/BNV-VTLTNN finden Sie in der beigefügten DATEI:

Quelle: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987