문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 소지, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 장비를 정리하는 동안 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하지 않도록 주의하세요.
일러스트 사진. 출처: VNA
2025년 3월 19일, 내무부는 정치국 결론 제127-KL/TW에 따라 정치 체제 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 보관 작업 관리를 강화하기 위해 도 및 중앙 직할시의 인민위원회에 공식 교신 제414/BNV-VTLTNN을 발표했습니다.
문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 소지, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.
정치국과 사무국의 2025년 2월 28일자 결론 127-KL/TW에 따라 정치 체제 개편을 완료하기 전, 중, 후에 문서의 안전한 관리를 보장하고 문서 및 기록 보관소의 국가 관리 책임을 이행하며, 문서 및 기록 보관소의 연구를 수행하고 정치 체제를 계속 개편할 것을 제안함에 따라 원활하고 지속적인 문서 및 기록 보관소 작업을 보장하기 위해 내무부는 도 또는 중앙 직할시의 인민위원회 위원장에게 지방 정부 기구를 개편하는 과정에서 문서 및 기록 보관소 작업의 관리를 강화하기 위한 몇 가지 시급한 과제를 다음과 같이 시급히 이행하도록 지시할 것을 요청합니다.
첫째, 문서 및 보관에 대한 법적 규정을 적절하고 완벽하게 준수하고 다음 요구 사항을 충족합니다.
첫째, 기관 및 조직의 활동으로 형성된 모든 문서 및 문서 데이터베이스는 각 보관소에 따라 중앙에서 통일되고 안전하게 관리되어야 합니다. 모든 기관이나 조직의 문서와 문서 데이터베이스는 해당 기관이나 조직의 기록 보관소에 따라 목록화되고 수집되어야 합니다.
둘째, 업무종료일로부터 기관·단체의 기록보관소를 폐쇄합니다. 합병 또는 영업 종료에 대한 관할 기관의 결정이 발효된 날로부터 그 권한에 따라 행정문서를 발행하지 아니하는 기관 및 단체.
셋째, 조직 정비 이전과 정비 기간 중에도 행정 단위의 도 역사기록관 및 기관 기록보관소(또는 보존 장소)에 문서와 데이터베이스가 계속 보존되어야 합니다.
넷째, 문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 압수, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지됩니다. 장비를 정리하는 동안 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하지 않도록 주의하세요.
둘째, 도 역사문서보관소는 도내 모든 기록문서 및 문서데이터베이스를 현장 또는 일시적으로 보존하기 위해 기관, 조직 및 행정단위의 장과 협조하고, 조직개편 후 관리권한에 따라 새로운 기관, 조직 및 행정단위에 문서를 인계하는 업무를 담당한다.
셋째, 조직 정비 후 문서 및 문서 데이터베이스의 인계는 기록관리기관에 관한 법률의 규정에 따라 진행됩니다.
넷째, 공공서비스용 인감 및 디지털 서명증서의 관리 및 사용에 대한 법적 규정을 엄격히 이행합니다. 통계업무 수행, 포장, 인계, 보관 및 기구 정리 과정에서 정보, 문서, 자료 등의 보안을 확보하고 국가기밀을 보호한다.
신규 기관 및 조직의 문서, 기록 및 텍스트 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정하는 문서 발급
도 및 중앙 직할시의 인민위원회의 경우, 내무부는 도 인민위원회 위원장이 업무 및 권한의 범위 내에서 지방의 국가 기록 보관소 관리를 시행하는 책임자로서 책임을 져야 한다고 권고한다. 조직 정비 과정에서 법률의 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성을 보장합니다.
도 인민위원회 위원장의 문서 및 보관 업무에 대한 국가 관리를 강화하라는 지시를 긴급히 내리십시오.
성급 국가역사문서보관소를 재정비하는 프로젝트를 수립하고, 각 급 행정단위를 정비하고 재정비하며, 2단계 지방정부 조직모형을 구축하고, 이를 주무부처에 제출하여 평가 및 시행하도록 한다.
조직 정비를 완료한 직후에는 다음의 업무를 신속히 수행해야 합니다.
첫째, 관리 하에 있는 신규 기관 및 조직의 문서, 기록, 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정하는 문서를 발행합니다.
둘째, 새로운 기관 또는 조직의 장으로 하여금 그들이 관리하는 권한에 속하는 문서 및 데이터베이스를 수령하도록 지시한다. 새로운 하부 행정 단위의 수장은 도 역사 기록 보관소가 임시로 관리하는 관리 구역 내의 방과 창고에서 문서를 접수합니다.
셋째, 시스템을 관리·운영하는 부서에 기술적 솔루션을 구현하여 관리 하에 있는 기관·조직의 문서 발급 및 업무 해결 활동의 연속성과 지속성을 보장하도록 지시합니다.
넷째, 기존에 편찬된 문서의 관리 및 업무 처리를 위한 프로젝트 및 계획 개발을 지시합니다.
다섯째, 조직 정비 전, 조직 정비 중, 조직 정비 후에 사무 및 기록 보관 업무를 안전하고 원활하게 수행할 수 있는 자원을 확보한다.
여섯째, 내무부에 이행 현황을 보고하여 내무부가 이를 종합하여 대정부에 보고하도록 한다.
도 인민위원회 위원장의 문서 및 보관 업무 관리 강화에 관한 지시를 이행하기 위한 계획을 발표합니다.
내무부에서는 지방 정치 체제의 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 보관 작업의 관리를 강화하는 지침을 성 인민위원회 위원장에게 내리도록 조언합니다.
지방 정치 체제의 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 보관 업무 관리를 강화하라는 도 인민위원회 위원장의 지시를 이행하기 위한 계획을 발표합니다.
지방 역사 기록 보관소는 공무원을 배정하여 기관, 조직 및 단위에 작업 그룹을 구성하여 문서를 수신하고, 현장 보존을 조정하고, 시스템에서 문서 데이터베이스를 구분합니다.
도 역사기록관이 도 역사기록관에 제출된 문서의 출처인 기관 및 단체에서 완전히 편집되어 영구 보존된 기록을 수집하기 위한 조치를 적극적으로 취하도록 지시합니다.
도(省) 역사문서보관소에서 확인 및 봉인한 보관실 및 창고에 보관된 문서 및 문서데이터베이스가 기구 정비 후 책임 관리기관 또는 단체에 인계될 때까지 안전을 보장할 수 있도록 충분한 자원을 확보하도록 도(省) 인민위원회 위원장에게 권고한다.
조직 정비를 완료한 직후에는 다음의 업무를 신속히 수행해야 합니다.
도(省) 인민위원회 위원장에게 관리 하에 있는 기구의 재편 이후 설립된 기관 및 조직의 문서, 기록 및 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 즉시 발급하도록 조언합니다.
기구를 재편하기 전에 기관, 단체의 문서 관리 및 처리 프로젝트를 도인민위원회에 제출한다.
시스템 관리 및 운영 부서와 협력하여 인계 계획을 개발하고, 시스템의 문서 및 문서 데이터베이스를 통합합니다.
조직 구조를 정비하기에 앞서, 필요하다면 국가 기록 보관소와 협의하여 통계적으로 정리된 문서 블록과 문서 데이터베이스에 대한 관리 및 처리 계획을 수립한다.
조직 개편 전, 개편 중, 개편 후의 문서 및 기록 보관소에 대한 기관, 조직 및 개인의 문의 사항을 정기적으로 안내하고 답변합니다.
기구 개편 전 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스 인계 확인
지방 역사 기록 보관소의 경우, 내무부는 공무원을 배치하여 종이 문서 및 기타 정보 매체에 담긴 문서(있는 경우)의 계산, 정리, 포장, 봉인, 양과 상태 확인, 기관 및 조직의 문서에 대한 현장 보존 또는 일시적으로 중앙에서 보존을 접수하고 조정하는 업무를 안내할 것을 제안합니다.
시스템의 관리 및 운영 부서와 협력하여 각 기관, 조직 및 행정 단위의 시스템에 있는 디지털 문서의 수를 파악하고 문서 데이터베이스를 구분합니다.
현재 지방 역사 기록 보관소에 보관되어 있는 모든 문서 및 문서 데이터베이스의 통계 도 역사기록관의 조직 개편을 거쳐 문서 및 문서 데이터베이스가 담당 기관 및 단체에 이관될 때까지 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성, 무결성, 활용성을 지속적으로 보장합니다.
문서의 양, 상태, 문서 데이터베이스를 종합하여 내무부에 보고합니다.
조직 정비를 완료한 직후에는 다음의 업무를 신속히 수행해야 합니다.
중앙책임자는 조직편성 전 기관·단체의 문서 및 문서데이터베이스를 조직편성 후 담당관리기관 또는 단체에 인계하는 업무를 정리하고 확정한다.
기관 및 조직에서 수집한 문서와 문서 데이터베이스를 관리하고 처리하기 위한 계획과 프로젝트를 개발한 후에 장치를 재편성하도록 내무부에 조언합니다.
기구를 재편하기 전에 통계적으로 정리된 문서 및 데이터베이스에 대한 업무 운영을 관리, 처리하기 위한 프로젝트와 계획을 실행하기 위해 관련 기관 및 조직과 협력합니다.
지방 역사 기록 보관소에 제출된 문서의 출처인 기관 및 조직에서 이미 완전히 편집된 영구 보존 기록을 수집합니다. 전문적인 기록 보관소가 없는 경우, 지방 역사 기록 보관소는 내무부에 기관 재정비 과정에서 수집된 문서의 안전을 보장하기 위해 보관실과 창고를 마련하도록 조언해야 합니다.
시스템에서 조직, 리더, 비서의 새 계정을 개설하거나 다시 개설하려면 등록하여 문서 발급 및 수령을 보장하세요.
내무부 는 기관, 조직 및 행정 단위의 장에 대해, 구 및 면 단위의 기관, 조직 및 인민 위원장이 기관 개편 과정 동안 법률 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 보장할 책임을 지도록 요구하며, 이는 기관 개편 후 문서 및 문서 데이터베이스가 도 역사 기록 보관소 및 유관 기관 및 조직에 이관될 때까지 적용됩니다.
직접 단위와 개인에게 완료된 작업에 대한 기록 및 문서, 미완료 작업에 대한 기록 및 문서를 편집하고 패키지화하도록 지시합니다(각 단위의 미완료 작업 목록을 작성합니다).
각 부서와 개인을 배정하여 기관 및 조직의 미완료 업무를 종합하고 목록을 작성합니다. 기록과 문서가 첨부되고, 별도로 포장되어 해당 기관의 기록 보관소에 제출됩니다.
통계기관의 기록보관소를 지휘하고, 기록보관소에 문서를 정리하고, 각 부서 및 개인에게 기록보관소에 제출되지 않은 기록 및 문서를 정리하여 정리하도록 지도한다. 부대 및 개인으로부터 기록과 문서를 수신하여 중앙 보관실이나 창고에 모아둡니다. 미완료 작업에 대한 기록과 문서는 별도로 기록하고 수집하여 명확하게 기록하는 것이 중요합니다.
기구를 재정비하여 관리기관 또는 기관에 인계할 때까지 문서를 보호하고 안전하게 보존하기 위하여 필요한 창고, 장비 및 인력을 마련한다.
통계시스템 관리운영부서에 완료된 업무와 미완료 업무에 대한 문서 수와 문서 데이터베이스를 확인하도록 지시한다. 시스템의 데이터를 분리하거나 저장장치로 추출하고, 장치를 재구성한 후 도 역사기록관이나 담당기관, 단체에 인계할 때까지 문서 및 데이터베이스의 안전성과 무결성을 보장합니다.
지역인민위원회 위원장은 내무부에 지역인민위원회 산하 전문기관의 문서를 수집하고 안전하게 보존하기 위한 창고와 필요한 장비를 마련하는 데 관한 조언을 제공합니다. 장치를 재정비한 후 관리기관이나 기관에 인계할 때까지 문서를 보호할 보안군을 배치합니다.
조직 정비를 완료한 직후, 새로운 기관, 조직 또는 행정 단위의 책임자는 즉시 다음을 지시해야 합니다.
시스템에서 조직, 리더, 사무원의 신규 계좌 개설 및 재개설을 등록하여 문서 발급 및 수령을 보장합니다. 규정에 따라 전문공무원 인감증명 및 전자서명증명 발급을 등록합니다.
도 역사 기록 보관소, 시스템 관리 운영 부서 및 관련 부서와 개인과 협력하여 관리 권한 하에 있는 미완료 작업에 대한 문서와 문서 데이터베이스를 수신하여 추가 해결을 실시합니다.
관리권한에 따른 문서, 문서 데이터베이스, 관리구역 내 부서 및 창고의 문서를 수신합니다. 역사 기록 보관소와 협력하여 해당 문서 블록에 대한 업무 처리 계획을 개발합니다.
기관의 기록 보관소와 창고에 있는 문서를 계산하고, 봉인하고, 안전하게 보관합니다.
기관 기록 보관소의 경우, 기관 기록 보관 부서 또는 기관, 조직 또는 단위에서 기록 보관을 담당한 사람은 다음과 같은 업무를 수행해야 합니다.
각 부대와 개인에게 파일과 문서를 미리 수집, 포장하여 중앙 보관실이나 창고에 인계하도록 지시한다. 부대 및 개인으로부터 접수한 서류를 안전하게 보존하기 위한 창고 및 필요한 환경을 마련한다.
조직 개편 후 해당 문서를 도 역사기록관이나 담당 기관 또는 단체에 인계할 때까지 해당 기관 또는 단체의 사무실이나 보관창고에 문서를 집계, 봉인하고 안전하게 보존한다.
통계시스템 관리운영부서와 협의하여 시스템 내 기관·조직의 문서 수와 문서 데이터베이스 수를 확인합니다.
미완료 작업의 파일과 문서를 목록에 따라 수신하여 별도로 보관합니다.
이전에 완료되어 영구 보존된 기록을 역사 기록 보관소에 제출할 준비를 위해 제출하거나 편집하고 별도로 패키지합니다.
포장된 문서와 미완료 작업 목록을 원래 상태 그대로 제출하세요.
공무원, 공공근로자 및 근로자의 경우 완료된 업무에 대한 기록 및 문서와 미완료 업무에 대한 기록 및 문서를 편집하고 묶습니다. 미완료 작업에 대해서는 목록을 작성하고 명확히 명시해야 합니다: 작업 이름; 주요 문제를 처리하도록 지정된 사람의 이름 이용 가능한 문서 및 서류의 수 처리 시간(있는 경우)
시스템에서 완료된 작업에 대한 기록 및 문서, 완료되지 않은 작업에 대한 기록 및 문서의 통계 시스템에서 완료되지 않은 작업에 대한 작업 기록이나 문서 목록을 만듭니다.
패키지된 파일, 문서 및 시스템상의 미완료 작업 목록의 원래 상태를 기관이나 단위 기록 보관소, 또는 장치를 구성하는 과정에서 문서 수집을 담당하는 개인에게 제출합니다.
조직 정비가 완료된 직후에는 즉시 기관의 기록 보관소와 시스템을 관리, 운영하는 부서와 협력하여 미완료 업무에 대한 기록 및 문서를 해당 업무를 계속 처리할 책임이 있는 부서나 개인에게 인계해야 합니다.
조직 개편 결정 후 즉시 운영을 중단한 기관 및 단체에 대한 조직 및 개인의 계정을 폐쇄합니다.
시스템을 관리·운영하는 부서와 관련하여, 내무부는 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스의 범위를 기관, 조직 및 개인의 각 계정에 따라 식별하고 구분하도록 요구합니다. 여기서, 단위 및 개인의 미완료 작업 목록을 기초로, 자료의 범위를 확정하고, 미완료 작업이 있는 조직 및 개인의 계정 목록을 작성한다. 지시가 있으면 인계 계획을 준비하세요.
현재 시스템에서 사용 중인 문서식별부호, 파일코드, 문서기호 체계를 수집하여 도인민위원회와 내무부에 보고하고, 이를 통일, 동기화된 방식으로 기구를 개편하여 중복을 피하고 각 기관, 단체의 문서식별부호, 파일코드, 문서기호를 설정하는 근거로 활용한다.
조직 정비를 완료한 직후에는 다음의 업무를 신속히 수행해야 합니다.
조직 개편 결정 후 즉시 운영을 중단한 기관 및 단체에 대한 조직 및 개인의 계정을 폐쇄합니다.
신규 기관 및 조직의 문서식별코드, 파일코드, 문자기호 시스템을 업데이트하여 시스템이 원활하게 운영되도록 합니다.
새로운 기관, 조직 및 개인을 위해 계정을 개설하고, 기존에 관련되었던 문서 및 문서 데이터베이스와 연결하여 시스템에서 작업 처리가 중단되지 않도록 보장합니다.
비활성 기관, 조직, 단위의 문서 및 문서 데이터베이스를 추출하여 정리하고, 기구를 재편한 후 이를 도 역사 기록 보관소 또는 유관 기관, 조직에 이관한다.
기구 재구조화 과정에서 기관, 조직 및 개인의 긴급한 요구에 부응하기 위해 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스를 활용할 계획을 세웁니다.
첨부 파일에서 공식 발송 번호 414/BNV-VTLTNN의 전체 텍스트를 확인하세요.
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출처: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987
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