Kinhtedothi- การครอบครอง โอนและทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายเป็นสิ่งต้องห้ามโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารได้รับความเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ...
นั่นเป็นเนื้อหาที่น่าสนใจในรายงานทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคม ของกระทรวงมหาดไทยที่ส่งถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร
ห้ามมิให้ครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด
เอกสารดังกล่าวระบุอย่างชัดเจนว่า เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2025 ของโปลิตบูโร สำนักงานเลขาธิการและกระทรวงมหาดไทยได้ร้องขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานของรัฐบาลท้องถิ่น
ประการแรก ให้บังคับใช้กฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนด ดังนี้ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการจากส่วนกลาง เป็นมาตรฐานเดียวกัน และปลอดภัยตามเอกสารสำคัญแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการรวบรวมและรวบรวมตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ
ดำเนินการปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กรต่างๆ ตั้งแต่วันที่เลิกดำเนินการ; หน่วยงานและองค์กรที่ไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตั้งแต่วันที่หน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับการควบรวมหรือยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้
ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องได้รับการเก็บรักษาต่อไปที่ห้องเก็บเอกสารของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยบริหาร (ADU) ก่อนการจัดองค์กร
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ
ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในจังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากปรับโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว
สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารหลังจากการจัดองค์กรจะดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร
สี่ บังคับ ใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ข้อมูลเหล่านั้นในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ
กฎเกณฑ์ว่าด้วยรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่
สำหรับคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารโดยส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดรับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการบริหารจัดการของรัฐเกี่ยวกับเอกสารสำคัญในท้องถิ่นภายในขอบเขตของภารกิจและอำนาจ ดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องในระหว่างดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กร ให้เร่งออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการของรัฐด้านเอกสารและจดหมายเหตุ
พร้อมกันนี้ ยังจำเป็นต้องจัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการจัดและปรับปรุงหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่รับผิดชอบประเมินและดำเนินการ
ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว ต้องออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่บริหารจัดการใหม่โดยเร็ว สั่งให้หัวหน้าหน่วยงานหรือองค์กรใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการของตน หัวหน้าหน่วยงานบริหารงานรากหญ้าแห่งใหม่รับเอกสารที่ห้องและโกดังภายในพื้นที่บริหารจัดการที่ดูแลชั่วคราวโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด
พร้อมกันนี้ ยังจำเป็นต้องกำกับดูแลหน่วยงานที่ดูแลและปฏิบัติการระบบ เพื่อนำโซลูชันทางเทคนิคมาใช้ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินงานของหน่วยงานและองค์กรภายใต้การจัดการ
ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด
สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ คำสั่งอย่างเป็นทางการขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองในท้องถิ่น ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานกรรมการประชาชนจังหวัด
พร้อมกันนี้ ให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด มอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดกลุ่มปฏิบัติงานให้กับหน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ กำหนดให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาถาวรและผ่านการแก้ไขเสร็จสิ้นแล้วจากหน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด
พร้อมกันนี้ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและโกดังที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบภายหลังที่จัดระเบียบเครื่องมือใหม่
ทันทีที่เสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องแจ้งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดโดยเร็วเพื่อออกรายชื่อรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการจัดองค์กรภายในขอบเขตการจัดการ เสนอโครงการบริหารจัดการและจัดการเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ก่อนปรับโครงสร้างองค์กรให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัด ประสานงานกับฝ่ายบริหารระบบและปฏิบัติการ เพื่อจัดทำแผนส่งมอบงาน บูรณาการเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสารในระบบ
ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่มาให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ จัดเรียง บรรจุ ปิดผนึก ยืนยันปริมาณและสถานะของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น ๆ (ถ้ามี) การรับและประสานงานการรักษาไว้ ณ สถานที่หรือการรักษาไว้ชั่วคราวแบบรวมศูนย์ของเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร
สถิติเอกสารทั้งหมดและฐานข้อมูลเอกสารปัจจุบันเก็บรักษาอยู่ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ดำเนินการต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้จนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากที่มีการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ สังเคราะห์ปริมาณ สถานะเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานให้กรมกิจการภายใน เพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน
ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการดังต่อไปนี้โดยทันที: จัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กร ไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการจัดองค์กร ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในให้พัฒนาแผนงานและโครงการในการบริหารและประมวลผลเอกสารและฐานข้อมูลของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ที่ได้วิเคราะห์ทางสถิติแล้วก่อนจะปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่
พร้อมกันนี้ให้ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบดำเนินงานโครงการและแผนงานบริหารจัดการและดำเนินการธุรกิจให้เป็นไปตามเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนจัดระบบเครื่องมือให้ใหม่ การรวบรวมเอกสารการอนุรักษ์ถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด
ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และเสมียน
นอกจากนี้ ในรายงานอย่างเป็นทางการฉบับนี้ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการของตนตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารนั้นถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว
พร้อมกันนี้ ให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลดำเนินการสังเคราะห์และจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ มีบันทึกและเอกสารแนบแยกบรรจุภัณฑ์และส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน
กำกับดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานสถิติ จัดเก็บเอกสารในหอจดหมายเหตุ และให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคลากรในการรวบรวมและจัดเก็บบันทึกและเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งเข้าหอจดหมายเหตุ รับบันทึกและเอกสารจากหน่วยงานและบุคคลและรวบรวมไว้ในห้องและคลังสินค้าเพื่อการจัดเก็บแบบรวมศูนย์ พร้อมกันนี้ ให้จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นในการปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจเพื่อการจัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่
ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำปรึกษาด้านการจัดวางคลังสินค้าและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอให้ปลอดภัย จัดเตรียมกำลังเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยให้ดูแลป้องกันเอกสารจนกระทั่งส่งมอบให้หน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่จัดการภายหลังจัดระเบียบเครื่องมือใหม่
ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่จะต้องสั่งให้มีการลงทะเบียนการเปิดหรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ หรือสำนักงานเอกสารในระบบทันที เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถออกและรับเอกสารได้ ลงทะเบียนออกตราสัญลักษณ์ และใบรับรองลายเซ็นดิจิทัล สำหรับหน่วยงานบริการสาธารณะเฉพาะทาง ตามกฎหมาย...
สถิติ การปิดผนึก การเก็บรักษาเอกสาร
สำหรับเอกสารของหน่วยงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้แผนกเอกสารของหน่วยงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ ให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคคลต่างๆ ในการรวบรวม จัดเรียงเอกสารและแฟ้ม และส่งมอบให้กับห้องหรือโกดังเพื่อการจัดเก็บส่วนกลางล่วงหน้า จัดเตรียมคลังสินค้าและเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย รวบรวม ปิดผนึก และรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในสำนักงานหรือโกดังเก็บของของหน่วยงานหรือองค์กร จนกระทั่งส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว
พร้อมกันนี้ให้ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ในระบบ รับและเก็บรักษาบันทึกและเอกสารงานค้างตามรายการแยกไว้ต่างหาก; จัดทำไฟล์หรือรวบรวมแยกแพ็คเกจบันทึกการเก็บรักษาถาวรที่ได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ก่อนหน้านี้
ยื่นเอกสารแบบบรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม
สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และคนงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีสถิติและบรรจุภัณฑ์บันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นและยังไม่เสร็จสิ้น สำหรับงานที่ยังทำไม่เสร็จจำเป็นต้องทำรายการและระบุชื่องาน ชื่อผู้รับผิดชอบดำเนินการ จำนวนเอกสารที่มีอยู่ และกำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี) อย่างชัดเจน
ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บถาวรของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์
ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กรแล้ว จำเป็นต้องประสานงานกับหอจดหมายเหตุของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบทันที เพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป
การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงาน
สำหรับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้ระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลแต่ละราย กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่เสร็จโดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังทำไม่เสร็จ เตรียมแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง
พร้อมกันนี้ ให้รวบรวมสถิติและรายงานต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบในปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน
ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากตัดสินใจจัดองค์กรแล้ว ในเวลาเดียวกัน เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กร และบุคคลใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระทรวงมหาดไทยเสนอให้มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลในระหว่างขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
ที่มา: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
การแสดงความคิดเห็น (0)