킨테도티-문서 및 문서 데이터베이스의 불법적인 소지, 이전, 파기 행위는 엄격히 금지됩니다. 장치를 구성하는 동안 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하지 마십시오.
이는 정치국 결론 제127-KL/TW에 따라 정치 체제의 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 보관 작업의 관리를 강화하기 위해 지방 및 중앙 직할시의 인민위원회에 보낸 내무부의 공식 교신 제414/BNV-VTLTNN(3월 19일자)의 주요 내용입니다.
문서를 불법적으로 소지하거나 양도하거나 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.
이 문서에서는 정치국의 2025년 2월 28일자 결론 127-KL/TW에 따라 정치 체제 개편을 완료하기 전, 개편 중, 개편 후에 문서의 안전한 관리를 보장하고 문서 및 보관 작업이 원활하고 지속되도록 하기 위해 비서부와 내무부가 도 또는 중앙 직할시의 인민위원회 위원장에게 지방 정부 기구를 개편하는 과정에서 문서 및 보관 작업의 관리를 강화하기 위한 몇 가지 긴급한 과제를 긴급히 시행하도록 지시할 것을 요청한다고 명확히 명시하고 있습니다.
첫째 , 문서 및 보관에 관한 법적 규정을 적절하고 완벽하게 이행하여 다음 요구 사항을 충족합니다. 기관 및 조직의 활동 중 형성된 모든 문서 및 문서 데이터베이스는 각 보관소에 따라 중앙에서 통일되고 안전하게 관리되어야 합니다. 모든 기관이나 조직의 문서와 문서 데이터베이스는 해당 기관이나 조직의 기록 보관소에 따라 편집하고 수집해야 합니다.
업무 종료일로부터 기관 및 단체의 기록 보관소를 폐쇄합니다. 합병 또는 영업 종료에 관한 관할 기관의 결정이 발효된 날로부터 그 권한에 속하는 행정문서를 발행하지 아니하는 기관 및 단체.
조직 정비 이전과 정비 기간 동안 문서와 데이터베이스는 정비 전 행정 단위(ADU)의 지방 역사 기록 보관소와 기관 기록 보관소(또는 현재 저장 위치)에 계속 보존되어야 합니다.
특히, 문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 소지하거나 이전하거나 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 장비를 정리하는 동안 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하지 않도록 주의하세요.
둘째 , 도 역사문서기록관은 도내 모든 기록문서 및 문서데이터베이스를 현장 또는 일시적으로 보관하기 위해 기관, 조직 및 행정단위의 장과 협조하고, 조직개편 후 관리권한에 따라 새로운 기관, 조직 및 행정단위에 문서를 인계하는 업무를 담당한다.
셋째 , 문서 및 문서 데이터베이스의 인계는 기록 관리 기관의 법적 규정에 따라 조직 정비를 거쳐 진행됩니다.
넷째 , 공공 서비스용 인감 및 디지털 서명증서의 관리 및 사용에 대한 법적 규정을 엄격히 이행합니다. 통계업무 수행, 포장, 인계, 보관 및 기구 정리 과정에서 정보, 문서, 자료 등의 보안을 확보하고 국가기밀을 보호한다.
신규기관 및 단체의 문서, 기록 및 문자기호 식별코드 목록에 관한 규정
도 및 중앙 직할시의 인민위원회의 경우, 내무부는 도 인민위원회 위원장이 업무 및 권한의 범위 내에서 지방의 기록 보관소에 대한 국가 관리를 시행하는 책임자로서 책임을 져야 한다고 요청합니다. 조직 개편 과정에서 법적 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성을 확보합니다. 도 인민위원회 위원장의 문서 및 보관 업무에 대한 국가 관리를 강화하라는 지시를 긴급히 내리십시오.
동시에, 성급 국가역사문서보관소를 재정비하고, 각 급 행정단위를 정비하고 재정비하며, 2단계 지방정부 조직모형을 구축하는 계획을 수립하여, 이를 주무부처에 제출하여 평가 및 시행하도록 해야 한다.
조직 정비가 완료된 직후에는 관리 하에 있는 새로운 기관 및 조직의 문서, 기록 및 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정하는 문서를 즉시 발행해야 합니다. 새로운 기관 또는 조직의 수장에게 해당 관리 권한에 따라 문서 및 데이터베이스를 수령하도록 지시합니다. 새로운 하부 행정 단위의 수장은 도 역사 기록 보관소가 임시로 관리하는 관리 구역 내의 방과 창고에서 문서를 접수합니다.
동시에, 시스템을 관리하고 운영하는 부서가 관리하는 기관 및 조직의 문서 발급 및 업무 정산 활동의 연속성과 지속성을 보장하기 위한 기술적 솔루션을 구현하도록 지시할 필요가 있습니다.
도 인민위원회 위원장 지시 이행 계획 발표
내무부의 경우, 공식 전달문서는 도 인민위원회 위원장에게 지방 정치 체제의 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 보관 작업의 관리를 강화하는 지침을 내릴 것을 요청합니다. 도 인민위원회 위원장의 지시를 이행하기 위한 계획을 발표합니다.
동시에 도 역사 기록 보관소에 담당자를 배정하여 기관, 조직 및 단위에 작업반을 구성하여 문서를 수령하고, 현장에서 문서를 보존하고, 시스템에서 문서 데이터베이스를 구분하도록 합니다. 도 역사기록관이 도 역사기록관에 제출된 문서의 출처인 기관 및 단체에서 완전히 편집되어 영구 보존된 기록을 수집하기 위한 조치를 적극적으로 취하도록 지시합니다.
동시에, 도인민위원회 위원장에게 도 역사문서보관소에서 확인 및 봉인한 보관실 및 창고에 보관된 문서 및 문서데이터베이스가 기구 개편 후 책임 관리기관 또는 단체에 인계될 때까지 안전을 보장할 수 있는 충분한 자원을 마련하도록 조언한다.
조직 정비가 완료된 후에는 조직 정비 이후 설립된 기관, 조직의 관리 범위 내에서 문서, 기록, 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 발급하도록 즉시 도인민위원회 위원장에게 보고해야 합니다. 기구를 재편하기 전에 기관, 단체의 문서 관리 및 처리 프로젝트를 도인민위원회에 제출한다. 시스템 관리 및 운영 부서와 협력하여 인계 계획을 개발하고, 시스템의 문서 및 문서 데이터베이스를 통합합니다.
기구 개편에 앞서 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스의 인계를 확정한다.
지방 역사 기록 보관소의 경우, 내무부는 공무원을 배치하여 종이 문서 및 기타 정보 매체에 담긴 문서(있는 경우)의 계산, 정리, 포장, 봉인, 용량 및 상태 확인, 기관 및 조직의 문서에 대한 현장 보존 또는 일시적으로 중앙에서 보존을 접수 및 조정하는 작업을 안내할 것을 제안합니다. 시스템의 관리 및 운영 부서와 협력하여 각 기관, 조직 및 행정 단위의 시스템에 있는 디지털 문서의 수를 파악하고 문서 데이터베이스를 구분합니다.
현재 지방 역사 기록 보관소에 보관되어 있는 모든 문서 및 문서 데이터베이스의 통계 도 역사기록관의 조직 개편 후 해당 기관 및 단체에 인계될 때까지 도 역사기록관의 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성, 무결성, 활용성을 지속적으로 보장합니다. 문서의 양, 상태, 문서 데이터베이스를 종합하여 내무부에 보고합니다.
조직 정비 완료 후 즉시 다음 사항을 신속하게 처리하여야 합니다. 조직 정비 전 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스를 조직 정비 후 담당 관리기관 또는 단체에 인계하고 확인합니다. 내무부에 통계적으로 분석된 기관 및 조직의 문서와 데이터베이스를 관리하고 처리하기 위한 계획과 프로젝트를 개발한 후, 장치를 재편할 것을 조언합니다.
동시에 기구 개편 전 통계적으로 정리된 문서 및 데이터베이스의 업무처리를 관리, 처리하기 위한 프로젝트 및 계획을 수립하고 관련 기관, 조직과 협조하여 시행한다. 지방 역사 기록 보관소에 제출된 문서의 출처가 되는 기관 및 조직에서 이미 완전히 편집된 영구 보존 기록을 수집합니다.
조직, 리더, 사무원을 위한 신규 계좌 개설 및 재계좌 개설을 등록하세요.
또한 이 공식 교신에서 내무부는 각 기관, 조직의 수장, 구 및 면 인민위원회 위원장에게 조직 개편 과정 전반에 걸쳐 법적 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 보장할 책임을 맡길 것을 요구하며, 조직 개편 후 문서 및 문서 데이터베이스가 도 역사 기록 보관소와 유관 기관 및 조직에 인계될 때까지 이를 이행할 것을 요구했습니다.
동시에, 직접 부대와 개인에게 완료된 작업에 대한 기록 및 문서, 미완료 작업에 대한 기록 및 문서를 편집하고 포장하도록 지시합니다. 각 부서와 개인을 배정하여 기관 및 조직의 미완료 업무를 종합하고 목록을 작성합니다. 기록과 문서가 첨부되고, 별도로 포장되어 해당 기관의 기록 보관소에 제출됩니다.
통계기관의 기록보관소를 지휘하고, 기록보관소에 문서를 정리하고, 각 부서 및 개인에게 기록보관소에 제출되지 않은 기록 및 문서를 정리하여 정리하도록 지도한다. 부대 및 개인으로부터 기록과 문서를 수신하여 중앙 보관실이나 창고에 모아둡니다. 동시에, 기구를 재정비하여 관리기관 또는 기관에 인계할 때까지 문서를 보호하고 안전하게 보존하기 위한 필요한 창고, 장비, 인력 등을 마련한다.
지역인민위원회 위원장은 내무부에 지역인민위원회 산하 전문기관의 문서를 수집하고 안전하게 보존하기 위한 창고와 필요한 장비를 마련하는 데 관한 조언을 제공합니다. 장치를 재정비한 후 관리기관이나 기관에 인계할 때까지 문서를 보호할 보안군을 배치합니다.
조직 정비가 완료된 직후, 새로운 기관, 조직 또는 행정 단위의 장은 조직, 책임자 또는 문서 사무실에 대한 계좌 개설 또는 재개설 등록을 시스템에 신속하게 지시하여 문서 발급 및 수령을 보장해야 합니다. 규정에 따라 전문 공공 서비스를 위한 인감 및 전자서명증명서 발급을 등록합니다...
통계, 봉인, 문서 보관
기관의 기록 보관소의 경우, 내무부는 해당 기관의 기록 보관 부서 또는 기관, 조직, 단위의 기록 보관 담당자로 하여금 단위 및 개인이 문서 및 파일을 편집, 포장하고, 중앙 보관을 위한 보관실 또는 창고에 미리 인계하도록 지도하도록 요구합니다. 부대 및 개인으로부터 접수한 서류를 안전하게 보존하기 위한 창고 및 필요한 환경을 마련한다. 조직 개편 후 도 역사기록관이나 담당 기관 또는 단체에 인계할 때까지 해당 기관 또는 단체의 사무실이나 보관창고에 문서를 수거, 봉인하고 안전하게 보존한다.
동시에 통계시스템 관리운영부문과 협조하여 시스템 내 기관, 조직의 문서 수와 문서 데이터베이스 현황을 확인한다. 미완료 작업에 대한 기록 및 문서를 목록에 따라 수신하여 별도로 보존합니다. 이전에 완전히 편집된 영구 보존 기록을 정리하거나 편집하고 별도로 패키지합니다.
포장된 문서와 미완료 작업 목록을 원래 상태 그대로 제출하세요.
공무원, 공공근로자 및 근로자의 경우 내무부는 완료된 업무와 미완료 업무에 대한 기록 및 문서의 통계 및 패키징을 요구합니다. 미완료 업무에 대해서는 목록을 작성하여 업무명, 업무를 담당하는 사람의 이름, 처리 가능한 문서의 수, 처리 마감일(있는 경우)을 명확히 명시해야 합니다.
패키지된 파일, 문서 및 시스템상의 미완료 작업 목록의 원래 상태를 기관이나 단위 기록 보관소, 또는 장치를 구성하는 과정에서 문서 수집을 담당하는 개인에게 제출합니다.
조직 정비가 완료된 직후에는 기관 기록 보관소 및 시스템을 관리, 운영하는 부서와 신속히 협조하여 미완료 업무에 대한 기록 및 문서를 해당 업무를 계속 처리할 책임이 있는 부서나 개인에게 인계해야 합니다.
운영을 중단한 기관 및 단체의 조직 및 개인에 대한 계정 폐쇄
시스템을 관리하고 운영하는 부서의 경우, 내무부는 각 기관, 조직 및 개인의 계정에 따라 시스템에 보관되는 문서 및 문서 데이터베이스의 범위를 파악하고 구분하도록 요구합니다. 미완료 작업 목록을 토대로 데이터 범위를 결정하고 미완료 작업이 있는 조직 및 개인의 계정 목록을 작성합니다. 지시가 있으면 인계 계획을 준비하세요.
동시에 현재 시스템에서 사용하는 문서식별코드, 파일코드, 문서기호 체계에 대한 통계를 수집하여 도(省) 인민위원회와 내무부에 보고하고, 조직구조를 통일, 동기화하여 중복을 피하고 개편한 후 각 기관 및 단체의 문서식별코드, 파일코드, 문서기호를 설정하는 근거로 활용한다.
조직정비가 완료된 후, 조직정비 결정 후 즉시 운영을 중단한 기관 및 단체에 대해서는 즉시 조직 및 개인의 계정을 폐쇄해야 합니다. 동시에 새로운 기관, 조직 및 개인을 위한 계정을 개설하여 기존에 관련되었던 문서 및 문서 데이터베이스와의 연결을 보장합니다.
특히, 내무부는 장치 개편 과정에서 기관, 조직 및 개인의 긴급한 요구에 부응하기 위해 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스를 활용하는 계획을 세울 것을 제안했습니다.
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출처: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
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