Selon les directives du président du Comité populaire provincial, lors de la mise en œuvre du réaménagement et de la réorganisation, les agences et unités doivent fermer les archives avant de transmettre les dossiers et les documents à la nouvelle unité. Les documents ayant une valeur de conservation permanente doivent être soumis au Centre des archives historiques du ministère de l'Intérieur dans les 45 jours suivant la date de la décision d'arrangement. La remise des dossiers et des documents doit être conforme aux instructions de la circulaire n° 16/2014/TT-BNV du ministère de l'Intérieur.
Échange de services d'archives dans le quartier de Hung Thanh, ville de Tuyen Quang.
Pour les documents placés aux archives de l'agence, l'ancienne unité est chargée de les transmettre à la nouvelle unité qui reçoit le siège pour la poursuite de leur gestion. Dans le cas où la nouvelle unité ne reprend pas l'ancien siège, la gestion documentaire sera assurée par l'agence qui reprendra la plupart des fonctions et des tâches. Lors de leur remise, les dossiers et documents doivent garantir l'intégralité de leurs éléments et contenus conformément à la réglementation.
En particulier, les dossiers et documents liés aux travaux en cours, y compris les dossiers papier et électroniques, seront remis directement à la nouvelle unité pour traitement ultérieur. Le Comité populaire provincial a chargé Tuyen Quang Telecommunications de coordonner avec les agences concernées le transfert des données électroniques à l'unité de réception, en veillant à ce que le stockage et le fonctionnement ne soient pas interrompus.
Le ministère de l'Intérieur est chargé de surveiller et de promouvoir la mise en œuvre de la gestion des dossiers et des documents conformément à la réglementation en vigueur. Le Département de l'information et des communications guide les agences et les unités dans l'exploitation des données textuelles et des documents archivés après la réorganisation de l'appareil, et soutient en même temps la conversion rapide des données des enregistrements électroniques.
Les chefs de départements, de services et d’unités doivent sérieusement mettre en œuvre cette mesure pour assurer la continuité et la transparence dans la gestion des dossiers et des documents, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité opérationnelle de l’appareil administratif après la réorganisation.
Source : https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html
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