Renforcer la gestion des documents et des archives lors du processus de restructuration organisationnelle.

Kinhtedothi-La possession, le transfert et la destruction illégaux de documents et de bases de données de documents sont strictement interdits ; Ne pas endommager ni perdre les documents et les bases de données de documents pendant le processus d'organisation de l'appareil...

C'est un contenu remarquable de la Dépêche Officielle n° 414/BNV-VTLTNN du 19 mars du Ministère de l'Intérieur envoyée aux Comités Populaires des provinces et des villes sous tutelle centrale sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la Conclusion n° 127-KL/TW du Politburo.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents.

Le document stipule clairement que, afin d'assurer un travail fluide et continu de documentation et d'archivage, et d'assurer la gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de la réorganisation du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Politburo, le Secrétariat et le Ministère de l'Intérieur demandent au Président du Comité populaire de la province ou de la ville sous administration centrale de diriger d'urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil gouvernemental local.

Premièrement , mettre en œuvre correctement et pleinement les réglementations légales sur les documents et les archives, en répondant aux exigences : tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée en fonction de chaque archive ; Les documents et les bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être compilés et collectés conformément aux archives de cette agence ou organisation.

Procéder à la clôture des archives des agences et organismes à compter de la date de cessation des opérations ; Organismes et organisations qui ne délivrent pas de documents administratifs sous leur autorité à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation des opérations.

Avant et pendant l'aménagement organisationnel, les documents et les bases de données doivent continuer à être conservés aux archives des Archives historiques provinciales et des Archives de l'Agence (ou au lieu de stockage actuel) de l'unité administrative (ADU) avant l'aménagement.

En particulier, il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; Ne pas endommager ni perdre les documents et les bases de données de documents pendant le processus d'organisation de l'appareil.

Deuxièmement , les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives pour continuer à préserver sur place ou à préserver temporairement tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province et de remettre les documents conformément à leur autorité de gestion aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Troisièmement , la remise des documents et des bases de données documentaires après l'organisation est effectuée conformément aux réglementations légales sur l'autorité de gestion des archives.

Quatrièmement , appliquer strictement les réglementations légales sur la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; Protéger les secrets d'État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution de tâches statistiques, de leur conditionnement, de leur remise, de leur conservation et de leur utilisation dans le cadre de l'organisation de l'appareil.

Règlement sur la liste des codes d'identification des documents, des enregistrements et des symboles textuels des nouvelles agences et organisations

Pour les comités populaires des provinces et des villes gérées par le gouvernement central, le ministère de l'Intérieur demande que le président du comité populaire provincial assume la responsabilité en tant que chef de la mise en œuvre de la gestion étatique des archives dans la localité dans le cadre des tâches et des pouvoirs ; Assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires sous l'autorité de gestion conformément aux réglementations légales pendant le processus de restructuration organisationnelle. Publier d'urgence la Directive du Président du Comité populaire provincial sur le renforcement de la gestion étatique des documents et des archives.

Parallèlement, il est nécessaire d'élaborer un plan de réorganisation des archives historiques de l'État au niveau provincial dans le cadre du Projet d'aménagement et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation du gouvernement local à deux niveaux, et de le soumettre aux autorités compétentes pour évaluation et mise en œuvre.

Immédiatement après l’achèvement de l’organisation, il est nécessaire de publier rapidement un document stipulant la liste des codes d’identification des documents, des enregistrements et des symboles de texte des nouvelles agences et organisations sous gestion ; Demander au chef de la nouvelle agence ou organisation de recevoir les documents et les bases de données relevant de son autorité de gestion ; Le chef de la nouvelle unité administrative de base reçoit les documents dans les locaux et les entrepôts de la zone de gestion gérés temporairement par les Archives historiques provinciales.

Dans le même temps, il est nécessaire d’ordonner à l’unité qui gère et exploite le Système de mettre en œuvre des solutions techniques pour assurer la continuité et la poursuite des activités de délivrance de documents et de règlement des travaux des agences et organisations sous sa gestion.

Le ministère de l'Intérieur a proposé de renforcer la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation du système politique (photo : VNA)

Publier un plan pour mettre en œuvre la directive du président du comité populaire provincial

Pour le ministère de l'Intérieur, la dépêche officielle demande au président du comité populaire provincial d'émettre une directive sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique local ; Émettre un plan pour mettre en œuvre la directive du président du comité populaire provincial.

Parallèlement, charger les Archives historiques provinciales d'affecter des fonctionnaires à l'organisation de groupes de travail auprès d'agences, d'organisations et d'unités pour recevoir, coordonner la préservation sur place des documents et délimiter la base de données documentaires du système ; Demander aux Archives historiques provinciales de prendre des mesures proactives pour recueillir les documents conservés de façon permanente qui ont été entièrement édités dans les agences et organisations qui sont des sources de documents soumis aux Archives historiques provinciales.

En même temps, il est conseillé au président du Comité populaire provincial de prévoir des ressources suffisantes pour assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires dans les salles et les entrepôts qui ont été confirmés et scellés par les Archives historiques provinciales jusqu'à ce qu'ils soient remis à l'agence ou à l'organisation de gestion responsable après la réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après l'achèvement de l'arrangement organisationnel, il est nécessaire de conseiller rapidement au président du Comité populaire provincial de publier une liste de codes d'identification pour les documents, les enregistrements et les symboles de texte des agences et organisations formées après l'arrangement organisationnel dans le cadre de la gestion ; Soumettre au Comité populaire provincial le projet de gestion et de traitement des documents des agences et organisations avant de réorganiser l'appareil ; Coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du système pour élaborer un plan de transfert, intégrer les documents et les bases de données de documents dans le système.

Confirmer la remise des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant la restructuration de l'appareil.

Pour les archives historiques provinciales, le ministère de l'Intérieur propose de désigner des fonctionnaires chargés de guider le comptage, l'agencement, l'emballage, le scellement, la confirmation du volume et du statut des documents papier et des documents sur d'autres supports d'information (le cas échéant), la réception et la coordination de la conservation sur place ou de la conservation centralisée temporaire des documents des agences et organisations ; Coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du système pour déterminer le nombre de documents numériques et délimiter la base de données de documents sur le système de chaque agence, organisation et unité administrative.

Statistiques de tous les documents et bases de données documentaires actuellement conservés aux Archives historiques provinciales; Continuer à assurer la sécurité, l’intégrité et la convivialité des documents et des bases de données documentaires des Archives historiques provinciales jusqu’à ce qu’ils soient remis aux agences et organisations compétentes après la réorganisation de la structure organisationnelle. Synthétiser la quantité, le statut des documents, la base de données documentaires et faire rapport au ministère de l'Intérieur pour faire rapport au ministère de l'Intérieur.

Immédiatement après l'achèvement de l'arrangement organisationnel, il est nécessaire de rapidement : organiser et confirmer la remise des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant l'arrangement organisationnel à l'agence ou à l'organisation de gestion compétente après l'arrangement organisationnel ; Conseiller le ministère de l’Intérieur pour élaborer des plans et des projets visant à gérer et à traiter les documents et les bases de données des agences et organisations qui ont été analysés statistiquement avant de réorganiser l’appareil.

Parallèlement, coordonner avec les agences et organisations compétentes pour organiser la mise en œuvre des projets et des plans de gestion et de traitement des opérations commerciales pour les documents et les bases de données qui ont été compilés statistiquement avant la réorganisation de l'appareil ; Collecte de documents de conservation permanente qui ont été préalablement entièrement édités dans des organismes et des organisations qui sont la source des documents soumis aux Archives historiques provinciales.

Inscrivez-vous pour ouvrir de nouveaux comptes ou rouvrir des comptes pour les organisations, les dirigeants et les commis

Dans cette dépêche officielle, le ministère de l'Intérieur demande également aux chefs d'agences, d'organisations et aux présidents des comités populaires de district et de commune d'être responsables de la sécurité des documents et des bases de données documentaires sous leur autorité de gestion, conformément aux réglementations légales, tout au long du processus de restructuration de l'appareil, jusqu'à ce que les documents et les bases de données documentaires soient remis aux archives historiques provinciales et aux agences et organisations compétentes après la restructuration de l'appareil.

En même temps, diriger les unités et les individus pour compiler et emballer les dossiers et les documents sur les travaux terminés et les dossiers et les documents sur les travaux inachevés ; Affecter des unités et des individus pour synthétiser et dresser une liste des travaux inachevés des agences et des organisations ; Des dossiers et documents sont joints, emballés séparément et déposés aux Archives de l'agence.

Diriger les archives de l'agence statistique, emballer les documents dans les archives et guider les unités et les individus pour compiler et emballer les dossiers et documents non soumis dans les archives ; Recevoir les dossiers et les documents des unités et des individus et les rassembler dans des salles et des entrepôts pour un stockage centralisé. Dans le même temps, organiser l'entrepôt, l'équipement et les ressources humaines nécessaires pour protéger et conserver en toute sécurité les documents jusqu'à ce qu'ils soient remis à l'autorité ou à l'organisation compétente pour gestion après réorganisation de l'appareil.

Le président du Comité populaire du district charge le ministère de l'Intérieur de conseiller sur l'aménagement des entrepôts et des équipements nécessaires pour rassembler et conserver en toute sécurité les documents des agences spécialisées relevant du Comité populaire du district ; Prévoir que les forces de sécurité protègent les documents jusqu'à ce qu'ils soient remis à l'autorité ou à l'organisme compétent pour gestion après réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l'organisation, le chef de la nouvelle agence, organisation ou unité administrative doit rapidement ordonner l'enregistrement de l'ouverture ou de la réouverture des comptes de l'organisation, du chef ou du bureau de documents sur le système afin de garantir l'émission et la réception des documents ; Inscription pour la délivrance de sceaux et de certificats de signature numérique pour un service public spécialisé conformément à la réglementation...

Statistiques, scellement, conservation des documents

Pour les archives d'agence, le ministère de l'Intérieur exige que le service des archives de l'agence ou la personne affectée aux archives au sein de l'agence, de l'organisation ou de l'unité guide les unités et les individus pour compiler, emballer les documents et les dossiers et les remettre à la salle ou à l'entrepôt pour un stockage centralisé à l'avance ; Préparer les entrepôts et les conditions nécessaires pour conserver en toute sécurité les documents reçus des unités et des individus ; Recueillir, sceller et conserver en toute sécurité les documents dans le bureau ou l'entrepôt de stockage de l'organisme ou de l'organisation jusqu'à ce qu'ils soient remis aux Archives historiques provinciales ou à l'organisme ou à l'organisation compétent après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Parallèlement, coordonner avec l’unité de gestion et d’exploitation du Système statistique pour confirmer le nombre de documents et de bases de données documentaires des agences et organisations du Système ; Recevoir et conserver séparément les dossiers et documents des travaux inachevés selon la liste ; Classez ou compilez, emballez séparément les enregistrements de préservation permanente qui ont été entièrement modifiés auparavant.

Soumettre les documents emballés et la liste des travaux non terminés dans leur état d'origine.

Pour les fonctionnaires, les employés publics et les travailleurs, le ministère de l'Intérieur exige des statistiques et un assemblage de dossiers et de documents sur les travaux terminés et non terminés. Pour les travaux inachevés, il est nécessaire de faire une liste et d'indiquer clairement le nom du travail, le nom de la personne chargée de le traiter, le nombre de documents disponibles et le délai de traitement (le cas échéant).

Soumettre l'état original des fichiers emballés, des documents et de la liste des travaux inachevés sur le système aux archives de l'agence ou de l'unité, ou à la personne responsable de la collecte des documents pendant le processus d'organisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l'organisation, il est nécessaire de coordonner rapidement avec les Archives de l'Agence et l'unité qui gère et exploite le Système pour remettre les dossiers et les documents sur les travaux inachevés à l'unité ou à la personne chargée de continuer à les gérer.

Clôture des comptes des organisations et des particuliers pour les agences et organisations qui ont cessé leurs activités

Pour l'unité gérant et exploitant le système, le ministère de l'Intérieur exige d'identifier et de délimiter la portée des documents et des bases de données de documents dans le système en fonction de chaque compte de l'agence, de l'organisation et de l'individu. Sur la base de la liste des travaux inachevés, déterminer la portée des données et dresser une liste des comptes d’organisations et d’individus ayant des travaux inachevés ; Préparez un plan de transfert lorsque vous y êtes invité.

Parallèlement, collecter des statistiques et faire rapport au Comité populaire provincial et au Département des affaires intérieures sur le système de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents actuellement utilisés dans le système pour servir de base à l'établissement de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents des agences et organisations après la réorganisation de la structure organisationnelle de manière unifiée et synchronisée, en évitant les doublons.

Immédiatement après avoir finalisé l'organisation, il est nécessaire de clôturer rapidement les comptes des organisations et des particuliers pour les agences et organisations qui cessent leurs activités immédiatement après que la décision sur l'organisation a été prise ; En même temps, ouvrez des comptes pour de nouvelles agences, organisations et personnes, en assurant la connexion avec les documents et bases de données de documents précédemment associés.

En particulier, le ministère de l’Intérieur propose d’élaborer un plan visant à utiliser les documents et les bases de données documentaires du système pour répondre aux besoins urgents des agences, des organisations et des particuliers pendant le processus de restructuration de l’appareil.

Source : https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html