تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف خلال عملية إعادة الهيكلة التنظيمية.

كينتيدوثي- يُحظر تمامًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز...

وهذا هو المحتوى الجدير بالملاحظة في النشرة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN بتاريخ 19 مارس التي أرسلتها وزارة الداخلية إلى اللجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.

يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق بطريقة غير مشروعة.

تنص الوثيقة بوضوح على أنه من أجل ضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW المؤرخ 28 فبراير 2025 للمكتب السياسي، تطلب الأمانة العامة ووزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة أو المدينة التي تديرها الحكومة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة بشكل عاجل لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية.

أولاً ، التنفيذ السليم والكامل للوائح القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات: يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الوكالات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب تجميع وتجهيز الوثائق وقواعد بيانات الوثائق لأي وكالة أو منظمة وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو المنظمة.

تنفيذ عملية إغلاق أرشيف الهيئات والمنظمات اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها؛ الهيئات والمنظمات التي لا تصدر وثائق إدارية تحت سلطتها اعتباراً من تاريخ نفاذ قرار السلطة المختصة بالاندماج أو إنهاء العمليات.

قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو موقع التخزين الحالي) للوحدة الإدارية (ADU) قبل الترتيب.

وعلى وجه الخصوص، يُحظر تمامًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.

ثانياً : تتولى إدارة الأرشيف التاريخي بالمحافظة استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في موقعها أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

ثالثا ، يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا للأنظمة القانونية الخاصة بسلطة إدارة الأرشيف.

رابعا ، تنفيذ القواعد القانونية بشكل صارم فيما يتعلق بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية تنظيم الجهاز.

اللائحة الخاصة بقائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة

بالنسبة للجان الشعبية في المحافظات والمدن المركزية، تطلب وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية في المحافظة أن يتولى المسؤولية بصفته رئيساً في تنفيذ إدارة الدولة للأرشيف في المحلية في نطاق المهام والصلاحيات؛ ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاضعة لسلطة الإدارة وفقا للأنظمة القانونية أثناء عملية إعادة الهيكلة التنظيمية. إصدار توجيه عاجل من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة الدولة لأعمال الوثائق والأرشيف.

وفي الوقت نفسه، من الضروري وضع خطة لإعادة تنظيم الأرشيف التاريخي للدولة على مستوى المحافظات في مشروع ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج تنظيم الحكومة المحلية على مستويين وتقديمه إلى الجهات المختصة للتقييم والتنفيذ.

بعد الانتهاء من الترتيبات التنظيمية مباشرة، من الضروري إصدار وثيقة على الفور تتضمن قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة الخاضعة للإدارة؛ توجيه رئيس الوكالة أو المنظمة الجديدة باستلام الوثائق وقواعد البيانات تحت سلطتها الإدارية؛ يستقبل رئيس الوحدة الإدارية القاعدية الجديدة الوثائق في الغرف والمستودعات الموجودة في منطقة الإدارة التي تديرها مؤقتًا هيئة الأرشيف التاريخي الإقليمي.

وفي الوقت نفسه، من الضروري توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطبيق الحلول التقنية لضمان استمرارية ومواصلة أنشطة إصدار الوثائق وتسوية العمل للوكالات والمنظمات الخاضعة لإدارتها.

اقترحت وزارة الداخلية تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم النظام السياسي (الصورة: VNA)

إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية

بالنسبة لوزارة الداخلية، يطلب الإرسال الرسمي من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية إصدار توجيه بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي؛ إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية للمحافظة.

وفي الوقت نفسه، تكليف الأرشيف التاريخي الإقليمي بتعيين مسؤولين لتنظيم مجموعات عمل في الوكالات والمنظمات والوحدات لاستلام الوثائق وتنسيق الحفاظ عليها في الموقع وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على النظام؛ توجيه الأرشيف التاريخي الإقليمي لاتخاذ تدابير استباقية لجمع السجلات المحفوظة بشكل دائم والتي تم تحريرها بالكامل في الوكالات والمنظمات التي تعد مصادر للوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.

وفي الوقت نفسه، ينصح رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بترتيب الموارد الكافية لضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في الغرف والمستودعات التي تم تأكيدها وختمها من قبل الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى وكالة أو منظمة الإدارة المسؤولة بعد إعادة تنظيم الجهاز.

فور الانتهاء من الترتيب التنظيمي، من الضروري إبلاغ رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية على الفور بإصدار قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للهيئات والمنظمات التي تم تشكيلها بعد الترتيب التنظيمي ضمن نطاق الإدارة؛ - عرض مشروع إدارة ومعالجة وثائق الهيئات والمنظمات على اللجنة الشعبية الإقليمية قبل إعادة تنظيم الجهاز؛ التنسيق مع وحدة إدارة النظام والتشغيل لتطوير خطة التسليم ودمج المستندات وقواعد بيانات المستندات في النظام.

التأكد من تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية للجهات والمنظمات قبل إعادة هيكلة الجهاز.

بالنسبة للأرشيفات التاريخية الإقليمية، تقترح وزارة الداخلية ترتيب مسؤولين لتوجيه العد والترتيب والتعبئة والختم والتأكد من حجم وحالة الوثائق الورقية والوثائق على حاملات المعلومات الأخرى (إن وجدت)، واستلام وتنسيق الحفظ في الموقع أو الحفظ المركزي المؤقت لوثائق الهيئات والمنظمات؛ التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام لتحديد عدد الوثائق الرقمية وحصر قاعدة بيانات الوثائق على النظام لكل جهة ومنظمة ووحدة إدارية.

إحصائيات جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق المحفوظة حاليًا في الأرشيف التاريخي الإقليمي؛ الاستمرار في ضمان سلامة وتكامل وسهولة استخدام الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي. تجميع كمية الوثائق وحالتها وقاعدة بيانات الوثائق وإرسال تقرير إلى وزارة الداخلية لإبلاغه إلى وزارة الداخلية.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام على وجه السرعة بما يلي: تنظيم وتأكيد تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي إلى وكالة الإدارة أو المنظمة المختصة بعد الترتيب التنظيمي؛ تقديم المشورة لوزارة الداخلية بشأن إعداد الخطط والمشاريع اللازمة لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد البيانات الخاصة بالهيئات والمنظمات التي تم تحليلها إحصائياً قبل إعادة تنظيم الجهاز.

وفي الوقت نفسه، التنسيق مع الجهات والمنظمات ذات الصلة لتنظيم تنفيذ المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة العمليات التجارية للوثائق وقواعد البيانات التي تم تجميعها إحصائيًا قبل إعادة تنظيم الجهاز؛ جمع سجلات الحفظ الدائمة التي تم تحريرها بالكامل مسبقًا في الوكالات والمنظمات التي تعد مصدرًا للوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.

سجل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمؤسسات والقادة والموظفين

كما تطلب وزارة الداخلية في هذا النشرة الرسمية من رؤساء الوكالات والمنظمات ورؤساء اللجان الشعبية في المناطق والبلديات أن يكونوا مسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتهم الإدارية وفقًا للوائح القانونية طوال عملية إعادة هيكلة الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي والوكالات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

وفي الوقت نفسه، توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل؛ تعيين وحدات وأفراد لتجميع وإعداد قائمة بالأعمال غير المكتملة للوكالات والمنظمات؛ توجد سجلات ووثائق مرفقة، مجمعة بشكل منفصل ومقدمة إلى أرشيف الوكالة.

- توجيه أرشيفات الهيئة الإحصائية وتجميع الوثائق في الأرشيفات وتوجيه الوحدات والأفراد في تجميع وتجميع السجلات والوثائق غير المقدمة في الأرشيفات؛ استلام السجلات والوثائق من الوحدات والأفراد وتجميعها في غرف ومستودعات للتخزين المركزي. وفي الوقت نفسه، يتم ترتيب المستودعات والمعدات والموارد البشرية اللازمة لحماية الوثائق وحفظها بشكل آمن حتى يتم تسليمها إلى الجهة أو المنظمة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.

ويكلف رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة وزارة الداخلية بتقديم المشورة بشأن ترتيب المستودعات والمعدات اللازمة لجمع وحفظ وثائق الوكالات المتخصصة التابعة للجنة الشعبية للمنطقة بشكل آمن؛ - ترتيب قوات أمنية لحماية الوثائق حتى يتم تسليمها إلى الجهة المختصة أو الجهة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.

يجب على رئيس الهيئة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة فور إتمام الترتيب التنظيمي أن يوجه فوراً بتسجيل فتح أو إعادة فتح الحسابات للمنظمة أو القائد أو مكتب الوثائق على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق؛ التسجيل لإصدار الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة وفقا للأنظمة...

الإحصاءات والختم وحفظ الوثائق

بالنسبة لأرشيفات الوكالة، تطلب وزارة الداخلية من إدارة أرشيف الوكالة أو الشخص المكلف بالأرشفة في الوكالة أو المنظمة أو الوحدة توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتعبئة الوثائق والملفات وتسليمها إلى الغرفة أو المستودع للتخزين المركزي مسبقًا؛ إعداد المستودعات والظروف اللازمة لحفظ الوثائق الواردة من الوحدات والأفراد بطريقة آمنة؛ جمع الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في مكتب أو مستودع التخزين الخاص بالجهة أو المنظمة حتى يتم تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الجهة أو المنظمة المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

وفي الوقت نفسه، التنسيق مع وحدة الإدارة والتشغيل في النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات في النظام؛ استلام وحفظ السجلات والوثائق الخاصة بالعمل غير المكتمل بشكل منفصل وفقًا للقائمة؛ قم بحفظ أو تجميع سجلات الحفظ الدائمة التي تم تحريرها بالكامل مسبقًا في حزمة منفصلة.

قم بتسليم المستندات المجمعة وقائمة العمل غير المكتملة في حالتها الأصلية.

بالنسبة للموظفين المدنيين وموظفي القطاع العام والعمال، تطلب وزارة الداخلية إحصاءات وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز وغير المنجز. بالنسبة للأعمال غير المكتملة، من الضروري عمل قائمة وتحديد اسم العمل بوضوح، واسم الشخص المكلف بالتعامل معه، وعدد المستندات المتوفرة، والموعد النهائي للتعامل معه (إن وجد).

تسليم الحالة الأصلية للملفات والوثائق المجمعة وقائمة الأعمال غير المكتملة على النظام إلى أرشيف الوكالة أو الوحدة، أو إلى الشخص المسؤول عن جمع الوثائق أثناء عملية تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري التنسيق فورًا مع أرشيف الوكالة والوحدة التي تدير وتشغل النظام لتسليم السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل إلى الوحدة أو الفرد المسؤول عن الاستمرار في التعامل معه.

إغلاق حسابات المنظمات والأفراد للوكالات والمنظمات التي توقفت عن العمل

بالنسبة للوحدة التي تدير وتشغل النظام، تتطلب وزارة الداخلية تحديد وتقسيم نطاق الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام وفقًا لكل حساب من حسابات الوكالة والمنظمة والفرد. بناءً على قائمة الأعمال غير المكتملة، حدد نطاق البيانات وقم بإعداد قائمة بحسابات المنظمات والأفراد الذين لديهم أعمال غير مكتملة؛ إعداد خطة التسليم عند توجيهك بذلك.

وفي الوقت نفسه، جمع الإحصاءات وتقديم التقارير إلى اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارة الداخلية بشأن نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق المستخدمة حاليًا في النظام لتكون بمثابة أساس لتحديد رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق للوكالات والمنظمات بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي بطريقة موحدة ومتزامنة وتجنب التكرار.

يجب فور الانتهاء من الترتيب التنظيمي إغلاق حسابات الهيئات والأفراد على الفور بالنسبة للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور اتخاذ القرار بشأن الترتيب التنظيمي؛ وفي الوقت نفسه، فتح حسابات جديدة للوكالات والمنظمات والأفراد، وضمان الاتصال بالوثائق وقواعد بيانات الوثائق ذات الصلة سابقًا.

وتقترح وزارة الداخلية على وجه الخصوص إعداد خطة لاستخدام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام لتلبية الاحتياجات العاجلة للوكالات والمنظمات والأفراد خلال عملية إعادة هيكلة الجهاز.

المصدر: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html