المحاسبين والموارد البشرية والعمال بحاجة إلى معرفة

ملخص لبعض الضوابط والأجوبة الهامة حول إغلاق دفاتر التأمينات الاجتماعية في عام 2023 والتي يجب على المحاسبين والموارد البشرية والموظفين الاهتمام بها. [إعلان 1]

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

مسئولية إغلاق دفاتر التأمينات الاجتماعية للموظفين

طبقا للمادة 48 من قانون العمل لسنة 2019 فإنه عند إنهاء عقد العمل يكون لكل من المنشأة والموظف المسؤوليات التالية:

- خلال 14 يوم عمل من تاريخ انتهاء عقد العمل يكون كلا الطرفين مسئولين عن سداد كافة المبالغ المتعلقة بحقوق كل طرف كاملة باستثناء الحالات التالية والتي يجوز تمديدها بما لا يتجاوز 30 يوما:

+ توقف المؤسسات غير الفردية عن العمل؛

+ تقوم الشركات بتغيير هيكلها أو تكنولوجيتها أو لأسباب اقتصادية؛

+ تقسيم، فصل، دمج، توحيد؛ بيع، إيجار، تحويل نوع العمل؛ نقل الملكية وحق استخدام أصول المؤسسات والتعاونيات؛

+ بسبب الكوارث الطبيعية أو الحرائق أو هجمات العدو أو الأوبئة الخطيرة.

- تكون الأولوية في الدفع للأجور والتأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي والتأمين ضد البطالة ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها من المزايا للعاملين وفقاً لاتفاقيات العمل الجماعية وعقود العمل في حالة انتهاء أو حل أو إفلاس المنشأة أو التعاونية.

- تقع على عاتق المؤسسات المسؤوليات التالية:

+ استكمال إجراءات تأكيد مدة دفع التأمين الاجتماعي والتأمين ضد البطالة وإعادتها مع الوثائق الأصلية للموظفين الآخرين إذا كانت المنشأة قد احتفظت بها؛

+ تقديم نسخ من الوثائق المتعلقة بسير عمل الموظف إذا طلب الموظف ذلك. تقع تكاليف نسخ المستندات وإرسالها على عاتق الشركة.

وبناء على ما سبق: فإن المنشأة عند إنهاء عقد العمل تكون مسؤولة عن التأكد من مدة دفع التأمين الاجتماعي والتأمين ضد البطالة (أو ما يسمى في الواقع بإغلاق دفتر التأمين الاجتماعي) للموظف.

لذلك يجب على المحاسبين وموظفي الموارد البشرية في المؤسسات الاهتمام بهذه اللائحة للقيام بالأعمال اللازمة لإغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية للموظفين الذين ينهون عقود عملهم.

هل يجوز للموظفين إغلاق دفاتر التأمينات الاجتماعية بأنفسهم؟

طبقا للمادة 48 من قانون العمل لسنة 2019 فإن المنشآت ملزمة بإتمام إجراءات إثبات مدة اشتراك العامل في التأمين الاجتماعي وتأمين البطالة وإعادتها مع النسخ الأصلية من المستندات الأخرى إذا كانت المنشأة قد احتفظت بها عن العامل.

كما تنص المادة 21 من البند الخامس من قانون التأمينات الاجتماعية لسنة 2014 على أن المنشآت مسئولة عن التنسيق مع هيئة التأمينات الاجتماعية لإعادة دفاتر التأمينات الاجتماعية إلى الموظفين، وتأكيد فترة صرف التأمينات الاجتماعية عند إنهاء عقود العمل أو عقود العمل أو ترك العمل وفقاً لأحكام القانون.

ومن ثم يتبين أن إغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية هو من مسؤولية المنشأة ويتم بالتنسيق مع هيئة التأمينات الاجتماعية.

لذلك لا يستطيع العاملون إغلاق دفاتر التأمينات الاجتماعية الخاصة بهم لدى هيئة التأمينات الاجتماعية بعد تركهم العمل سواء تركوا العمل بشكل قانوني أو مفاجئ، بل يجب عليهم الرجوع إلى شركتهم القديمة لمطالبتها باستكمال إجراءات إغلاق دفاتر التأمينات الاجتماعية الخاصة بهم.

عقوبات على الشركات التي لا تغلق دفاتر التأمينات الاجتماعية للموظفين

بموجب المادة 12 من المرسوم 12/2022/ND-CP، فإن المؤسسات التي لا تستكمل إجراءات تأكيد فترة دفع التأمين الاجتماعي والتأمين ضد البطالة للموظفين بعد إنهاء عقد العمل وفقًا لأحكام القانون، ستخضع للعقوبات التالية:

- من 2 مليون دونج إلى 4 ملايين دونج للمخالفات التي تشمل من موظف واحد إلى عشرة موظفين؛

- من 4 ملايين دونج إلى 10 ملايين دونج للمخالفات التي تشمل من 11 إلى 50 عاملاً؛

- من 10 ملايين دونج إلى 20 مليون دونج للمخالفات التي تشمل ما بين 51 إلى 100 عامل؛

- من 20 مليون دونج إلى 30 مليون دونج للمخالفات التي تشمل ما بين 101 إلى 300 عامل؛

- من 30 مليون دونج إلى 40 مليون دونج في حالة المخالفات التي تشمل 301 موظف أو أكثر.

بالإضافة إلى ذلك، يتعين على الشركات أيضًا استكمال الإجراءات اللازمة لتأكيد فترة دفع التأمين الاجتماعي والتأمين ضد البطالة للموظفين وفقًا للأنظمة.

ماذا يجب على الموظفين فعله عندما لا تقوم الشركة بإغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية؟

طبقاً للمادة 18 من قانون التأمينات الاجتماعية لسنة 2014، يحق للموظفين أن يطلبوا من الجهات المختصة والمنظمات والأفراد مراجعة قرارات وتصرفات الجهات والمنظمات والأفراد عندما يكون هناك ما يدعو إلى الاعتقاد بأن مثل هذه القرارات والتصرفات تنتهك قانون التأمينات الاجتماعية وتنتهك حقوقهم ومصالحهم المشروعة.

لذلك، في حالة قيام الموظف بإنهاء عقد العمل ولم تقم المنشأة بإغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية حسب الأنظمة، يجب على الموظف أولاً الاتصال بالمنشأة وطلب من المنشأة إغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية له.

إذا لم تقم المنشأة بعد بإغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية حسب الأنظمة، يمكن للموظف تقديم شكوى إلى المفتش العام بوزارة العمل وشؤون المعوقين والشؤون الاجتماعية في المنطقة التي يقع فيها المقر الرئيسي للمنشأة لتسوية الأمر حسب السلطة.

إجراءات غلق دفاتر التأمينات الاجتماعية 2023

طبقاً للقرار رقم 595/QD-BHXH لسنة 2017، يجب على أصحاب العمل إغلاق دفاتر التأمين الاجتماعي بالترتيب التالي:

الخطوة 1: الإبلاغ عن خفض العمالة

قبل إجراء عملية إغلاق التأمين الاجتماعي، يجب على صاحب العمل إجراء عملية إخطار تخفيض العمالة.

- وفقاً للمادة 23 من القرار 595/QD-BHXH، يتضمن ملف الإبلاغ عن تخفيض العمالة ما يلي:

+ نموذج إقرار تعديل معلومات التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي (نموذج TK1-TS)

+ نموذج إقرار للوحدة لتعديل معلومات التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي (نموذج TK3-TS)؛

+ قائمة الموظفين المشاركين في التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي والتأمين على الحوادث والتأمين ضد الحوادث والأمراض المهنية (النموذج D02-TS)؛

+ قائمة المعلومات (النموذج D01-TS)؛

+ بطاقة تأمين صحي سارية المفعول للموظف (01 نسخة / شخص)؛

- يقوم صاحب العمل بإرسال ملف إشعار تخفيض العمالة مباشرة إلى مؤسسة التأمينات الاجتماعية التي ينتمي إليها صاحب العمل أو يرسله بالبريد.

- بعد الإبلاغ بنجاح عن تخفيض التأمينات الاجتماعية، يمكنك المضي قدمًا في إغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية.

الخطوة 2: إغلاق دفتر التأمين الاجتماعي

- وفقاً للمادة 23 من القرار 595/QD-BHXH، تتضمن المستندات الخاصة بإجراءات إغلاق دفتر التأمين ما يلي:

+ إعلان الوحدة المشاركة، وتعديل معلومات التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي (النموذج TK3-TS)؛

+ قائمة الموظفين المشاركين في التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي والتأمين ضد البطالة والتأمين ضد الحوادث والأمراض المهنية (نموذج D02-TS).

+ قائمة المعلومات (النموذج D01-TS).

+ كتاب التأمينات الاجتماعية

+ نشرات التأمينات الاجتماعية.

+ قرار إنهاء عقد العمل (أو أي مستندات أخرى تتعلق بإنهاء عقد العمل).

+ بطاقة تأمين صحي سارية المفعول للموظف (01 نسخة / شخص)؛

- يقدم صاحب العمل طلب إغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية إلى هيئة التأمينات الاجتماعية التي يتبعها صاحب العمل أو يقدمه بالبريد.

موعد اغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية

طبقاً للبند 1 من المادة 48 من قانون العمل لسنة 2019 فإنه خلال 14 يوم عمل من تاريخ انتهاء عقد العمل يكون الطرفان مسؤولين عن سداد كافة المبالغ المتعلقة بحقوق كل طرف كاملة باستثناء الحالات التالية والتي يجوز تمديدها بما لا يتجاوز 30 يوماً:

- صاحب العمل ليس فردًا يتوقف عن العمل؛

- يقوم صاحب العمل بتغيير الهيكل أو التكنولوجيا أو لأسباب اقتصادية؛

- تقسيم، فصل، دمج، توحيد؛ بيع، إيجار، تحويل نوع العمل؛ نقل الملكية وحق استخدام أصول المؤسسات والتعاونيات؛

- بسبب الكوارث الطبيعية أو الحرائق أو هجمات العدو أو الأوبئة الخطيرة.

وبذلك فإن مدة إغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية وفقاً للوائح لن تتجاوز 14 يوماً، وفي حالات خاصة وفقاً للبند 1 من المادة 48 من قانون العمل لسنة 2019 فإن أقصى مدة لإغلاق دفتر التأمينات الاجتماعية لن تتجاوز 30 يوماً.

[إعلان رقم 2]
مصدر