Kinhtedothi – Der illegale Besitz, die illegale Weitergabe und die illegale Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken sind strengstens verboten. Beschädigen oder verlieren Sie keine Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Organisation des Geräts.
Dies ist ein bemerkenswerter Inhalt der amtlichen Meldung Nr. 414/BNV-VTLTNN des Innenministeriums vom 19. März an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.
Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten ist strengstens verboten.
In dem Dokument heißt es eindeutig: Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und die sichere Verwaltung von Dokumenten vor, während und nach Abschluss der Neuorganisation des politischen Systems gemäß Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros sicherzustellen, ersuchen das Sekretariat und das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des lokalen Regierungsapparats zu stärken.
Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig umgesetzt werden, wobei die Anforderungen zu erfüllen sind: Alle Dokumente und Dokumentendatenbanken, die im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen entstehen, müssen je nach Archiv zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen entsprechend den Archiven dieser Behörde oder Organisation zusammengestellt und gesammelt werden.
Führen Sie die Schließung der Archive von Agenturen und Organisationen ab dem Datum der Betriebseinstellung durch; Agenturen und Organisationen, die ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung des Betriebs keine Verwaltungsdokumente mehr in ihrem Zuständigkeitsbereich ausstellen.
Vor und während der organisatorischen Neuordnung müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder am aktuellen Aufbewahrungsort) der Verwaltungseinheit (ADU) vor der Neuordnung aufbewahrt werden.
Insbesondere ist der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken strengstens verboten; Beschädigen oder verlieren Sie beim Organisieren des Geräts keine Dokumente und Dokumentendatenbanken.
Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.
Drittens erfolgt die Herausgabe der Dokumente und Dokumentenbestände nach der organisatorischen Regelung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Archivverwaltungsbefugnis.
Viertens : Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den öffentlichen Dienst müssen strikt umgesetzt werden. Schützen Sie Staatsgeheimnisse und gewährleisten Sie die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung statistischer Aufgaben, deren Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Rahmen der Organisation des Apparats.
Vorschriften zur Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen
Das Innenministerium fordert die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte auf, dass der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz im Rahmen seiner Aufgaben und Befugnisse die Verantwortung als Leiter für die Umsetzung der staatlichen Verwaltung der Archive vor Ort übernimmt. Gewährleisten Sie während des Prozesses der organisatorischen Umstrukturierung die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken unter der Verwaltungshoheit gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Erlassen Sie dringend die Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.
Gleichzeitig ist es notwendig, im Rahmen des Projekts zur Anordnung und Neuorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene auszuarbeiten und diesen den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vorzulegen.
Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Regelung muss umgehend ein Dokument herausgegeben werden, in dem die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole der neu zu verwaltenden Agenturen und Organisationen festgelegt ist. Weisen Sie den Leiter der neuen Agentur oder Organisation an, Dokumente und Datenbanken entgegenzunehmen, die seiner Verwaltungsbefugnis unterliegen. Der Leiter der neuen Basisverwaltungseinheit nimmt Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegen, die vorübergehend vom Historischen Landesarchiv verwaltet werden.
Gleichzeitig ist es notwendig, die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, anzuweisen, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabe- und Arbeitsabwicklungsaktivitäten der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.
Einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz herausgeben
Im Namen des Innenministeriums wird der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz in der offiziellen Depesche aufgefordert, eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herauszugeben. Geben Sie einen Plan zur Umsetzung der Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz heraus.
Gleichzeitig wird das Historische Archiv der Provinz beauftragt, Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen für Behörden, Organisationen und Einheiten zu beauftragen, die die Entgegennahme und Koordinierung der Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort sowie die Abgrenzung der Dokumentendatenbank im System übernehmen. Weisen Sie das Historische Provinzarchiv an, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um dauerhaft aufbewahrte Aufzeichnungen zu sammeln, die bei Behörden und Organisationen, die Quellen für die dem Historischen Provinzarchiv vorgelegten Dokumente sind, vollständig bearbeitet wurden.
Empfehlen Sie gleichzeitig dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz, ausreichende Mittel bereitzustellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Historischen Archiv der Provinz bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung muss der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz unverzüglich angewiesen werden, eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole von Agenturen und Organisationen herauszugeben, die nach der Organisationsvereinbarung im Rahmen der Verwaltung gegründet wurden. Legen Sie dem Volkskomitee der Provinz den Entwurf zur Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente von Behörden und Organisationen vor, bevor der Apparat umstrukturiert wird. Koordinieren Sie mit der Systemverwaltungs- und Betriebseinheit die Entwicklung eines Übergabeplans und integrieren Sie Dokumente und Dokumentdatenbanken in das System.
Bestätigen Sie die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparates.
Das Innenministerium schlägt für die historischen Archive der Provinzen vor, Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln, Bestätigen von Umfang und Status von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) leiten und die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren. Koordinieren Sie sich mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Systems, um die Anzahl der digitalen Dokumente zu bestimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Agentur, Organisation und Verwaltungseinheit abzugrenzen.
Statistik aller derzeit im Landeshistorischen Archiv aufbewahrten Dokumente und Dokumentendatenbanken; Weiterhin Gewährleistung der Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv bis zu ihrer Übergabe an die zuständigen Behörden und Organisationen nach der Neuordnung der Organisationsstruktur. Fassen Sie die Menge und den Status der Dokumente sowie die Dokumentendatenbank zusammen und melden Sie diese dem Innenministerium.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung ist es erforderlich, unverzüglich: die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder Organisation nach der Organisationsvereinbarung zu organisieren und zu bestätigen; Beraten Sie das Innenministerium bei der Entwicklung von Plänen und Projekten zur Verwaltung und Verarbeitung der Dokumente und Datenbanken von Behörden und Organisationen, die vor der Reorganisation des Apparats statistisch analysiert wurden.
Koordinieren Sie gleichzeitig mit den zuständigen Behörden und Organisationen die Umsetzung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsvorgängen für die Dokumente und Datenbanken, die vor der Neuorganisation des Geräts statistisch zusammengestellt wurden. Sammeln von Aufzeichnungen zur dauerhaften Aufbewahrung, die zuvor vollständig bei Agenturen und Organisationen bearbeitet wurden, die als Quelle der an das Provinzhistorische Archiv übermittelten Dokumente dienen.
Registrieren Sie sich, um neue Konten für Organisationen, Führungskräfte und Sachbearbeiter zu eröffnen oder erneut zu eröffnen
In dieser offiziellen Depesche fordert das Innenministerium außerdem die Leiter von Behörden und Organisationen sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees der Bezirke und Gemeinden auf, während der gesamten Umstrukturierung des Apparats gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für die Gewährleistung der Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich zu sein, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung des Apparats den historischen Archiven der Provinz und den zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.
Weisen Sie gleichzeitig Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken. Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen mit der Zusammenfassung und Erstellung einer Liste der unerledigten Arbeiten von Behörden und Organisationen. Es sind Aufzeichnungen und Dokumente beigefügt, die separat verpackt und dem Archiv der Agentur übergeben wurden.
Leitung der Archive der statistischen Agentur, Verpacken von Dokumenten in den Archiven und Anleitung von Einheiten und Einzelpersonen beim Zusammenstellen und Verpacken nicht eingereichter Aufzeichnungen und Dokumente in den Archiven; Erhalten Sie Aufzeichnungen und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen und sammeln Sie diese in Räumen und Lagern zur zentralen Speicherung. Stellen Sie gleichzeitig die erforderlichen Lager, Geräte und Personalressourcen bereit, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Neuorganisation des Geräts zur Verwaltung an die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.
Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium mit der Beratung bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten spezialisierter Behörden, die dem Bezirksvolkskomitee unterstehen. Sorgen Sie dafür, dass Sicherheitskräfte die Dokumente schützen, bis sie nach der Neuorganisation des Apparates der zuständigen Behörde oder Organisation zur Verwaltung übergeben werden.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich die Registrierung der Eröffnung oder Wiedereröffnung von Konten für die Organisation, den Leiter oder das Dokumentenbüro im System anordnen, um die Ausgabe und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen. Registrieren Sie sich für die Ausstellung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den spezialisierten öffentlichen Dienst gemäß den Vorschriften...
Statistik, Versiegelung, Aufbewahrung von Dokumenten
Für Agenturarchive verlangt das Innenministerium von der Agenturarchivabteilung oder der mit der Archivierung beauftragten Person bei der Agentur, Organisation oder Einheit, Einheiten und Einzelpersonen beim Zusammenstellen und Verpacken von Dokumenten und Akten anzuleiten und diese vorab an den Raum oder das Lager zur zentralen Lagerung zu übergeben; Bereiten Sie Lager vor und sorgen Sie für die notwendigen Bedingungen, um die von Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente sicher aufzubewahren. Sammeln, versiegeln und bewahren Sie die Dokumente sicher im Büro oder Lager der Behörde oder Organisation auf, bis sie nach der Neuorganisation der Organisationsstruktur dem Historischen Landesarchiv oder der zuständigen Behörde oder Organisation übergeben werden.
Gleichzeitig ist mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Statistiksystems eine Abstimmung durchzuführen, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen im System zu bestätigen. Aufzeichnungen und Dokumente über unvollendete Arbeiten gemäß der Liste entgegennehmen und separat aufbewahren; Ablegen oder Zusammenstellen bzw. separates Verpacken der zuvor vollständig bearbeiteten Dauerarchivierungsunterlagen.
Reichen Sie verpackte Dokumente und unerledigte Arbeitslisten im Originalzustand ein.
Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter verlangt das Innenministerium Statistiken und die Zusammenstellung von Aufzeichnungen und Dokumenten über abgeschlossene und unabgeschlossene Arbeiten. Bei noch nicht abgeschlossenen Arbeiten ist es notwendig, eine Liste zu erstellen und darin den Namen der Arbeit, den Namen der mit der Bearbeitung beauftragten Person, die Anzahl der verfügbaren Dokumente und die Frist für die Bearbeitung (sofern vorhanden) deutlich anzugeben.
Übermitteln Sie den Originalzustand der gepackten Akten, Dokumente und die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System an das Archiv der Behörde oder Einheit oder an die Person, die für die Dokumentensammlung im Rahmen der Geräteorganisation zuständig ist.
Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Agentur und der das System verwaltenden und betreibenden Einheit erforderlich, um Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten der Einheit oder Einzelperson zu übergeben, die für die weitere Bearbeitung dieser Arbeiten zuständig ist.
Schließung von Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb eingestellt haben
Das Innenministerium verlangt von der Einheit, die das System verwaltet und betreibt, dass der Umfang der Dokumente und Dokumentdatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson identifiziert und abgegrenzt wird. Bestimmen Sie anhand der Liste der unerledigten Arbeiten den Datenumfang und erstellen Sie eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Arbeiten. Bereiten Sie den Übergabeplan auf Anweisung vor.
Gleichzeitig sind Statistiken zu erheben und dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium Bericht über das derzeit im System verwendete System der Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole zu erstatten, um als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen zu dienen, nachdem die Organisationsstruktur einheitlich und synchronisiert umgestaltet wurde, um Doppelarbeit zu vermeiden.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung müssen die Konten von Organisationen und Einzelpersonen unverzüglich geschlossen werden, wenn die Agenturen und Organisationen ihre Geschäftstätigkeit unmittelbar nach der Entscheidung über die Organisationsvereinbarung einstellen. Gleichzeitig können Sie Konten für neue Behörden, Organisationen und Einzelpersonen eröffnen und dabei die Verbindung mit bereits zugehörigen Dokumenten und Dokumentendatenbanken sicherstellen.
Insbesondere schlägt das Innenministerium vor, einen Plan zur Nutzung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System zu entwickeln, um den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.
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Quelle: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
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