يُمنع منعاً باتاً حجز أو نقل أو إتلاف الوثائق أثناء عملية إعادة الهيكلة التنظيمية.

(NLDO) - يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بعد الترتيب التنظيمي وفقًا للأنظمة القانونية الخاصة بسلطة إدارة الأرشيف.

أرسلت وزارة الداخلية للتو وثيقة إلى اللجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.

وبناء على ذلك طلبت وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمحافظة والمدينة التوجيه بشكل عاجل بتنفيذ عدد من المهام العاجلة لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكم المحلي.

يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الهيئات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب إدراج الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بأي وكالة أو منظمة وجمعها وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو المنظمة.

إغلاق أرشيفات الهيئات والمنظمات اعتبارًا من تاريخ انتهاء أعمالها. ولا يجوز للجهات والمنظمات إصدار أي وثائق إدارية تحت سلطتها اعتبارًا من تاريخ نفاذ قرار الجهة المختصة بالاندماج أو إنهاء الأعمال. - تنص وثيقة وزارة الداخلية بوضوح على ذلك.

قبل وأثناء إعادة الهيكلة التنظيمية، توصي وزارة الداخلية بمواصلة حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيفات الوكالة (أو موقع التخزين الحالي) للوحدة الإدارية قبل إعادة الهيكلة.

يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.

وبحسب وزارة الداخلية، فإن الأرشيفات التاريخية الإقليمية مسؤولة عن استلام وتنسيق رؤساء الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة الحفاظ على جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد بيانات الوثائق في المقاطعة في الموقع أو الحفاظ عليها مؤقتًا وتسليم الوثائق وفقًا لسلطتها الإدارية إلى الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

إلى جانب ذلك، تتم عملية تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقاً لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.

واقترحت وزارة الداخلية أيضًا تطبيقًا صارمًا للوائح القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

المصدر: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm