ยกเลิกการประชุมเพื่อลดความเหนื่อยล้าของพนักงาน

โจชัว เซอร์เคิล ชาวอเมริกัน คิดว่าเขาถึงขีดจำกัดแล้วด้วยตารางประชุมรายสัปดาห์ที่แน่นขนัด

“ฉันอยากจะร้องไห้เมื่อดูตารางการประชุมของตัวเอง” ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของบริษัทแอปจัดการธุรกิจ Asana กล่าว การประชุมติดต่อกันทำให้เขาทำงานได้ยาก

ความกังวลที่เพิ่มมากขึ้นของ Zerkel ได้รับการสังเกตโดยบริษัทซึ่งเสนอให้ยกเลิกการประชุมตามปกติชั่วคราว พวกเขาเรียกมันว่าการประชุม วันสิ้น โลก

“ผมคิดว่าสิ่งต่างๆ กำลังดีขึ้น” เซอร์เคิลกล่าว

ภาพประกอบ: วอชิงตันโพสต์ — ภาพประกอบ: *วอชิงตันโพสต์*

การประชุมที่ล้นมือเป็นปัญหาที่คนทำงานออฟฟิศหลายคนต้องเผชิญ ผลการวิจัยใหม่ที่เผยแพร่โดย Microsoft แสดงให้เห็นว่า 68% ของผู้คนบอกว่าพวกเขาถูกรบกวนจากการทำงานและไม่มีเวลาเพียงพอที่จะมีสมาธิเนื่องจากมีการประชุมมากเกินไป

บริษัทต่างๆ เพิ่มการประชุมในช่วงที่มีการระบาดของโควิด-19 เพื่อเชื่อมต่อกับพนักงาน แม้แนวปฏิบัตินี้จะยังคงใช้มาจนถึงทุกวันนี้ถึงสี่ปี แต่บริษัทต่างๆ ก็เริ่มกลับมาพิจารณาทบทวนวัฒนธรรมการประชุมของตนกันใหม่ พวกเขาลดการประชุมลงเพื่อเพิ่มผลผลิตและลดความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน

Steven Rogelberg อาจารย์มหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา กล่าวว่า "มีผู้สนใจการประชุมในสำนักงานจำนวนมาก"

ทีมงานเก้าคนของ Zerkel ได้ลดการประชุมวันพุธออกจากตารางงานของพวกเขา ทำให้ประหยัดเวลาไปได้ 11 ชั่วโมงต่อเดือน จากนั้นจึง ได้ นำ Doomsday Meetings มาใช้กับพนักงานจำนวน 60 คน ทำให้บริษัทต้องตัดสินใจใช้วิธีสั่งการแบบแมนนวลเพื่อให้แผนกต่างๆ ลดจำนวนการประชุมลงตามความต้องการ

Rebecca Hinds หัวหน้าฝ่ายวิจัยเชิงกลยุทธ์ของ Asana กล่าวว่า "เราเปลี่ยนกำหนดการและโครงสร้างการประชุมอย่างระมัดระวัง" “บริษัทยกเลิกการประชุมที่มีเนื้อหาไม่มากนัก” ในขณะเดียวกัน ผู้นำยังสนับสนุนให้ผู้คนปฏิเสธการประชุมที่ไม่มีคุณค่าอีกด้วย

ในช่วงปลายเดือนมกราคม แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ Shopify ได้ขอให้พนักงานยกเลิกการประชุมทั้งหมดเป็นเวลาสองสัปดาห์ ภายในเดือนกรกฎาคม คาดว่าพนักงานจะลดการประชุมลงร้อยละ 14 และภายในสิ้นปีจะลดลงร้อยละ 18

เมื่อปีที่แล้ว บริษัทซอฟต์แวร์ Techsmith ได้งดการประชุมเป็นเวลาหนึ่งเดือน โดยเลือกใช้การประชุมในรูปแบบข้อความหรือวิดีโอ ผลการสำรวจภายในแสดงให้เห็นว่าพนักงาน 15% มีประสิทธิผลเพิ่มมากขึ้น และ 85% ระบุถึงการประชุมที่ตนอยากจะข้ามหรือลดเวลาลง ขณะเดียวกันจำนวนผู้เข้าร่วมก็ลดลงเช่นกัน

“เราปกป้องพลังงานของพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุด” เวนดี้ แฮมิลตัน ซีอีโอกล่าว

แพลตฟอร์มอัตโนมัติ Zapier ได้นำนโยบาย "สัปดาห์แห่งการมุ่งเน้น" มาใช้กับพนักงาน แต่ละคนกำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละสัปดาห์ พวกเขาไม่ได้ขจัดการประชุมออกไปโดยสิ้นเชิง แต่สนับสนุนให้หลีกเลี่ยงถ้าไม่จำเป็น

พนักงานร้อยละ 80 กล่าวว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมาย ตามผลสำรวจของ Brandon Sammut ผู้อำนวยการฝ่ายบุคลากรของ Zapier

นอกจากนี้ แอพ Slack สำหรับจัดระเบียบพนักงานยังเปิดตัว Summer Focus Fridays และ Innovation Weeks ที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานเป็นเซสชันที่เน้นจุดมุ่งหมายและไม่สะดุด

พวกเขาได้ทดลองลดจำนวนการประชุมลง 50 เปอร์เซ็นต์ และส่งเสริมให้มีเวลาหยุดงานมากขึ้น Slack ใช้ AI เพื่อสรุปเนื้อหาสำคัญเพื่อให้พนักงานสามารถข้ามการประชุมได้

อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงนี้ยังนำมาซึ่งความท้าทายมากมายเช่นกัน ในบางกรณี การประชุมที่ลดลงหมายถึงโอกาสในการเรียนรู้และสังเกตจากผู้อื่นก็ลดลงเช่นกัน

ศาสตราจารย์ Rogelberg เชื่อว่ากลยุทธ์การลดการประชุมจะมีประสิทธิผลหากเข้าถึงทั้งแผนก ผู้นำมีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนและส่งเสริมให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม ในขณะที่พนักงานต้องพัฒนาเป้าหมายของตนเอง “การผสมผสานกันจะช่วยให้พวกเขาไม่ตกใจเมื่อพบกับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม” เขากล่าว

เซอร์เคิลรู้สึกขอบคุณบริษัทสำหรับตารางงานใหม่ “พวกเขามีความกล้าหาญและมุ่งมั่นต่อการเปลี่ยนแปลง” เขากล่าว

ง็อกงัน (อ้างอิงจาก วอชิงตันโพสต์ )

แหล่งที่มา