Neben der Förderung der Implementierung von Online-Diensten für den öffentlichen Dienst während des gesamten Prozesses hat das Verkehrsministerium in jüngster Zeit aktiv Aufzeichnungen und Ergebnisse der Abwicklung von Verwaltungsverfahren digitalisiert, um den Fortschritt der Abwicklung von Verwaltungsverfahren für die Menschen zu beschleunigen, die Effizienz der staatlichen Verwaltung zu verbessern und zum Aufbau und zur Aktualisierung des elektronischen Datenbestands von Organisationen und Einzelpersonen auf dem öffentlichen Dienstleistungsportal der Provinz beizutragen.
Durchschnittlich gehen bei der „One-Stop“-Abteilung der Verkehrsabteilung im Servicezentrum der Provinzialverwaltung täglich rund 140 Akten zu Verwaltungsverfahren ein, die von den Beamten und Staatsbediensteten vorschriftsmäßig zu 100 % digitalisiert werden.
Genossin Ha Thi Minh Nguyet, eine Beamtin des Verkehrsministeriums, die im Servicezentrum der Provinzverwaltung für die Leitung und Entgegennahme von Verwaltungsverfahren zuständig ist, sagte: „Wenn wir Dokumente von Organisationen und Bürgern erhalten, prüfen und fotokopieren wir jedes Dokument, konvertieren es in eine elektronische Kopie und unterschreiben die elektronische Kopie mit der persönlichen digitalen Signatur. Anschließend werden die Dokumente aus den Daten extrahiert, digitalisierte Ergebniscodes ausgegeben und die digitalisierten Ergebnisse im elektronischen Datenverwaltungslager gespeichert.“
Durch die Digitalisierung von Verwaltungsakten können die Beamten diese unmittelbar nach Erhalt und Digitalisierung an die Fachabteilungen weiterleiten, um dort die nächsten Schritte der Verfahrensbearbeitung durchzuführen, ohne wie bisher bis zum Ende des Tages auf die Rückgabe der Unterlagen warten zu müssen. Dadurch können Organisationen und Bürger ihre Verwaltungsverfahren schneller erledigen. Darüber hinaus tragen digitalisierte Aufzeichnungen auch dazu bei, die Verwaltungseffizienz zu verbessern und Verluste und Schäden zu reduzieren.
Um die Umsetzung der Aufgabe der Digitalisierung von Aufzeichnungen und Ergebnissen von Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, verfügt das Verkehrsministerium über vollständig ausgestattete Geräte und Maschinen; Alle Mitarbeiter, die Dokumente führen und entgegennehmen, sind in der digitalen Dokumentendigitalisierung geschult. Jeder zuständige Beamte ist sich der Bedeutung und Vorteile der Digitalisierung von Aufzeichnungen sowie der Ergebnisse bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren bewusst und versucht stets, seine Aufgaben gut zu erfüllen.
Das Volkskomitee der Provinz erkannte die Vorteile der Digitalisierung von Aufzeichnungen und Ergebnissen der Beilegung von Verwaltungsverfahren an und veröffentlichte im Mai 2021 den Plan Nr. 131 zur „Digitalisierung der Ergebnisse von Verwaltungsverfahren, die in die Zuständigkeit staatlicher Verwaltungsbehörden in der Provinz fallen“.
Gemäß der Anweisung des Volkskomitees der Provinz wurden alle Ebenen, Sektoren und Ortschaften dringend mit Geräten ausgestattet und Schulungen für das Personal der zentralen Anlaufstelle zur Digitalisierung der Ergebnisse von Verwaltungsverfahren organisiert. In den ersten sechs Monaten des Jahres gingen in der gesamten Provinz mehr als 204.000 Unterlagen zu Verwaltungsverfahren ein, die Digitalisierungsrate der Unterlagen und die Ergebnisse der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren erreichten 79,63 %. Die Quote der elektronischen Ergebniserfassung erreichte 70,95 %.
Laut der Bewertung des National Public Service Portal erreichte der Digitalisierungsindex der Aufzeichnungen von Vinh Phuc 11,1 Punkte und lag damit 1,8 Punkte über dem nationalen Durchschnitt. Obwohl erste Ergebnisse erzielt wurden, haben die Digitalisierungsrate von Aufzeichnungen und die Ergebnisse bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren in der Provinz die im Plan Nr. 131 des Volkskomitees der Provinz festgelegten Ziele noch nicht erreicht. Die Wiederverwendung digitalisierter Ergebnisse aus Verwaltungsverfahrensabwicklungen ist noch gering.
Der Grund hierfür liegt darin, dass einige Einheiten und Kommunen die Digitalisierung von Aufzeichnungen und Ergebnissen aus der Abwicklung von Verwaltungsverfahren nicht konsequent vorangetrieben haben. Die Bereitstellung digitaler Hilfsmittel ist noch nicht gewährleistet, viele Einheiten verfügen noch nicht über die vollständige digitale Signatur, einige Einheiten auf Kreis- und Gemeindeebene haben die digitale Signatur der Abrechnungsergebnisse noch nicht sichergestellt (nur gescannte Papierkopien). Außerdem ist es für Organisationen und Bürger noch nicht üblich, elektronische Kopien für die Online-Einreichung von Anträgen bei öffentlichen Diensten zu verwenden …
Um den Fortschritt bei der Digitalisierung von Aufzeichnungen und Ergebnissen aus der Abwicklung von Verwaltungsverfahren weiter zu beschleunigen, hat das Volkskomitee der Provinz vor Kurzem einen Plan zur Umsetzung des Projekts „Umsetzung des Mechanismus zur Beauftragung von Unternehmen, die öffentliche Postdienste anbieten, mit der Leitung, dem Empfang, der Digitalisierung von Aufzeichnungen und der Rückgabe von Ergebnissen aus Verwaltungsverfahren in der Provinz, Phase 1“ herausgegeben.
Darüber hinaus weist die Provinz die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren zuständigen Behörden und Einheiten sowie die Volkskomitees der Bezirke und Städte an, die Ergebnisse der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren im Informationssystem der Provinz zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren streng zu nutzen und zu verwenden, um sicherzustellen, dass Bürger und Unternehmen die im System digitalisierten Ergebnisse nicht erneut vorlegen müssen.
Gleichzeitig wird die Informationstechnologieausstattung modernisiert, um die digitale Transformation und die Abwicklung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen, wobei der Schwerpunkt auf der Digitalisierung von Dateikomponenten und Ergebnissen der Abwicklung von Verwaltungsverfahren liegt. Stärkung der Organisation von Schulungen, Coaching und Förderung zur Verbesserung der Kapazitäten, Fähigkeiten und des Bewusstseins von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten in Bezug auf die Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren sowie die Wiederverwendung der Ergebnisse der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren auf dem Portal des öffentlichen Dienstes der Provinz.
Förderung von Propaganda, Verbreitung und Anleitung für Bürger bei der Online-Einreichung von Anträgen auf dem Provinzportal für öffentliche Dienste, um die Ergebnisse früherer digitalisierter Verwaltungsverfahren wiederverwenden zu können.
Le Mo
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