يعتقد الأمريكي جوشوا زيركل أنه وصل إلى الحد الأقصى له بسبب جدول اجتماعاته الأسبوعي المزدحم.
يقول مدير التسويق في شركة تطبيقات إدارة الأعمال أسانا: "أريد البكاء عندما أنظر إلى جدول اجتماعاتي". الاجتماعات المتتالية جعلت من الصعب عليه إنجاز العمل.
وقد لاحظت الشركة المخاوف المتزايدة التي أبداها زيركل، واقترحت إلغاء الاجتماعات العادية مؤقتًا. يسمونها اجتماعات يوم القيامة .
"أعتقد أن الأمور تتحسن"، قال زيركل.
رسم توضيحي: صحيفة واشنطن بوست
إن كثرة الاجتماعات هي مشكلة يواجهها العديد من العاملين في المكاتب. أظهرت دراسة بحثية جديدة أصدرتها شركة مايكروسوفت أن 68% من الأشخاص يقولون إنهم يتعرضون للمقاطعة في العمل وليس لديهم الوقت الكافي للتركيز بسبب كثرة الاجتماعات.
تعمل الشركات على زيادة الاجتماعات خلال فترة انتشار فيروس كوفيد-19 للبقاء على اتصال مع الموظفين. وتظل هذه الممارسة قائمة منذ أربع سنوات، لكن الشركات تعيد النظر ببطء في ثقافة اجتماعاتها. لقد قاموا بتقليص عدد الاجتماعات لزيادة الإنتاجية وتقليل إرهاق الموظفين.
ويقول ستيفن روجلبيرج، أستاذ في جامعة نورث كارولينا: "هناك مستوى عالٍ من الاهتمام باجتماعات المكتب".
قام فريق زيركل المكون من تسعة أفراد بإزالة اجتماعات يوم الأربعاء من جداولهم، مما وفر لهم 11 ساعة شهريًا. وبعد ذلك، تم تنفيذ اجتماعات يوم القيامة مع 60 شخصًا، مما دفع الشركة إلى اتخاذ قرار بتنفيذ دليل يوجه الأقسام لتقليل الاجتماعات حسب الحاجة.
وتقول ريبيكا هندز، رئيسة قسم الأبحاث الاستراتيجية في أسانا: "نقوم بتغيير جدول وهيكل اجتماعاتنا بعناية". "ألغت الشركة الاجتماعات التي كان محتواها قليلًا." وفي الوقت نفسه، يشجع القادة أيضًا الأشخاص على رفض الاجتماعات التي لا قيمة لها.
في أواخر شهر يناير، طلبت منصة التجارة الإلكترونية Shopify من الموظفين إلغاء جميع الاجتماعات لمدة أسبوعين. ومن المتوقع أن يقلل الموظفون اجتماعاتهم بنسبة 14% بحلول شهر يوليو، وبنسبة 18% بحلول نهاية العام.
في العام الماضي، أمضت شركة البرمجيات Techsmith شهرًا دون عقد اجتماعات، واختارت عقد الاجتماعات عبر الرسائل النصية أو الفيديو. تظهر الاستطلاعات الداخلية أن 15% من الموظفين أصبحوا أكثر إنتاجية وأن 85% منهم حددوا اجتماعات يرغبون في تخطيها أو اختصارها. وفي الوقت نفسه، تم أيضًا تقليص عدد المشاركين.
وتقول الرئيسة التنفيذية ويندي هاميلتون: "نحن نحمي طاقة موظفينا حتى يتمكنوا من القيام بعملهم على أفضل وجه".
اعتمدت منصة الأتمتة Zapier سياسة "أسبوع التركيز" للموظفين. يقوم كل شخص بتحديد الأهداف وتحديد أولويات العمل خلال الأسبوع. إنهم لا يلغون الاجتماعات بشكل كامل، لكنهم يشجعون على تجنبها إذا لم يكن ذلك ضروريا.
يقول 80% من الموظفين إنهم حققوا أهدافهم، وفقًا لمسح أجراه براندون ساموت، مدير الموارد البشرية في Zapier.
كما أطلق تطبيق تنظيم القوى العاملة Slack أيضًا أيام الجمعة المخصصة للتركيز الصيفي وأسابيع الابتكار التي تسمح للموظفين بالعمل في جلسات مركزة دون انقطاع.
لقد جربوا تقليص الاجتماعات بنسبة 50% وتشجيع المزيد من وقت التوقف. يستخدم Slack الذكاء الاصطناعي لتلخيص المحتوى الرئيسي حتى يتمكن الموظفون من تخطي الاجتماعات.
ومع ذلك، فإن هذا التغيير يجلب معه أيضًا العديد من التحديات. في بعض الحالات، قد يعني تقليص الاجتماعات تقليص الفرص المتاحة للتعلم والملاحظة من الآخرين.
ويعتقد البروفيسور روجلبيرج أن استراتيجية تقليل الاجتماعات ستكون فعالة إذا وصلت إلى القسم بأكمله. يقع على عاتق القادة مسؤولية التخطيط وتحفيز الآخرين على المشاركة، في حين يتعين على الموظفين تطوير أهدافهم الخاصة. ويقول إن "هذا المزيج من شأنه أن يمنعهم من التعرض للصدمة عند مقابلة تغييرات ثقافية".
يشعر زيركل بالامتنان للشركة للجدول الزمني الجديد. وأضاف أنهم "شجعان ومصممون على التغيير".
نغوك نجان (وفقا لصحيفة واشنطن بوست )
[إعلان 2]
مصدر
تعليق (0)