เรียนรู้อะไรจากประสบการณ์ระดับนานาชาติ?

เมื่อเร็วๆ นี้ จังหวัดคั๊งฮหว่าได้นำระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (KPI) มาใช้ทดลองเพื่อวัดคุณภาพการทำงานของบุคลากร ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ

เมื่อเร็วๆ นี้ จังหวัดคั๊งฮหว่าได้นำระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (KPI) มาใช้ทดลองเพื่อวัดคุณภาพการทำงานของบุคลากร ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ ถือเป็นก้าวสำคัญในการยกระดับประสิทธิภาพการบริหารจัดการและคุณภาพการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐส่วนท้องถิ่น

KPI (Key Performance Indicator) ได้รับการพัฒนาขึ้นในสหรัฐอเมริกาเมื่อช่วงปี 1980 แต่กว่าวิธีนี้จะได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางก็ต้องรอจนถึงปี 1992 นับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา KPI ก็ถูกนำไปใช้ในหลายประเทศ ธุรกิจ หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ ทั่วโลก รวมถึงเวียดนามด้วย อย่างไรก็ตาม ชุดดัชนี KPI อาจมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เหมาะสมกับขนาด การดำเนินงาน เป้าหมาย และข้อกำหนดของแต่ละสถานที่

ประเทศต่าง ๆ นำ KPI มาใช้ ใน การบริหารจัดการภาครัฐ อย่างไร

หน่วยงานรัฐบาลบางแห่งในสหรัฐฯ ได้นำ KPI มาใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้เกณฑ์ชุด "Balanced Scorecard" (BSC)

Khánh Hoà thí điểm áp dụng KPI cho công chức, viên chức. Ảnh minh hoạ

คานห์ฮัวนำร่องการประยุกต์ใช้ KPI สำหรับเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ ภาพประกอบ

ตัวอย่างเช่น สำนักงานการจัดการและงบประมาณของสหรัฐอเมริกาพบว่า หลังจากนำ BSC มาใช้ในการบริหารงบประมาณแล้ว หน่วยงานของรัฐบาลกลางก็สามารถลดต้นทุนการบริหารลงได้ประมาณ 5% ภายในสองปีแรก หน่วยงานต่างๆ สามารถจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยประมาณ 90% ของโปรแกรมของรัฐบาลเสร็จสิ้นตรงเวลาและบรรลุเป้าหมายงบประมาณ (เมื่อเทียบกับ 75% ก่อน BSC)

สิงคโปร์ก็เป็นประเทศตัวอย่างที่ใช้ KPI เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของข้าราชการและลูกจ้าง รัฐบาลสิงคโปร์ได้พัฒนาระบบประเมินผลการดำเนินงานตาม KPI ที่เรียกว่า "กรอบการดำเนินงานบริการสาธารณะ" ระบบประกอบด้วยตัวบ่งชี้ เช่น คุณภาพบริการสาธารณะ ความพึงพอใจของประชาชน การตอบสนอง และประสิทธิภาพในการแก้ปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสิงคโปร์ KPI จะไม่เพียงแต่ประเมินประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังพิจารณาปัจจัย เช่น ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในการทำงานด้วย สิ่งนี้ช่วยให้ข้าราชการมีแรงจูงใจที่จะเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน

ในประเทศญี่ปุ่น รัฐบาลใช้มาตรวัดเช่น เวลาในการประมวลผล ความพึงพอใจของประชาชน และประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณ เพื่อให้มั่นใจถึงความโปร่งใสและมีประสิทธิภาพ วิธีการหนึ่งที่สำคัญ คือ PDCA (Plan - Do - Check - Act) ซึ่งช่วยในการติดตามและปรับปรุงนโยบายสาธารณะอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ในภาคการขนส่ง ประเทศญี่ปุ่นตั้งเป้าที่จะลดความล่าช้าของรถไฟ (Plan), ปรับใช้เทคโนโลยีการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ (Do), ประเมินข้อมูลความล่าช้า (Check) และปรับขั้นตอนการบำรุงรักษาหรือตารางเดินรถเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Act) โดยการใช้ KPI และ PDCA ญี่ปุ่นสามารถปรับนโยบายได้อย่างรวดเร็ว ปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารจัดการสาธารณะ และให้บริการที่ดีขึ้นแก่ประชาชน

Khanh Hoa สามารถเรียนรู้อะไรได้บ้างจากประสบการณ์ระดับนานาชาติ?

ปัจจุบัน Khanh Hoa อยู่ในระหว่างการสร้างเกณฑ์การประเมิน KPI ด้วยเหตุนี้ ประสบการณ์ในระดับนานาชาติจึงสามารถช่วยให้ Khanh Hoa มีชุดเครื่องมือที่ครบถ้วน เหมาะสมที่สุด และเป็นไปได้ในการประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร ข้าราชการ พนักงานของรัฐ และคุณภาพการบริการของหน่วยงานบริหารของรัฐในอนาคตอันใกล้นี้

Khanh Hoa สามารถศึกษาประสบการณ์ของญี่ปุ่นในการประยุกต์ใช้วงจร PDCA เพื่อช่วยติดตามและปรับปรุงขั้นตอนการบริหารอย่างต่อเนื่อง เช่น การย่นระยะเวลาในการออกใบอนุญาตดำเนินธุรกิจ

หรือสร้างระบบประเมินข้าราชการพลเรือนที่ไม่เพียงแต่เน้นที่ผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานตามแบบจำลองของสิงคโปร์อีกด้วย นอกจากนี้ โมเดล Balanced Scorecard (BSC) ของสหรัฐอเมริกายังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณและรับรองว่าโครงการสาธารณะจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา

การนำระบบ KPI มาใช้ในการประเมินผลผลิตและศักยภาพในการทำงานของข้าราชการและลูกจ้างในอำเภอ Khanh Hoa แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นอันแข็งแกร่งในการปฏิรูปการบริหาร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มีประสิทธิผลอย่างแท้จริง ระบบจะต้องมีความยืดหยุ่นในการสร้างตัวบ่งชี้ KPI ร่วมกับการฝึกอบรม การดูแลอย่างใกล้ชิด และการเรียนรู้จากประสบการณ์จากประเทศอื่น จากนั้นเราจึงจะสามารถปรับปรุงคุณภาพการทำงานของข้าราชการและส่งเสริมการพัฒนาองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอย่างยั่งยืนได้

โมเดล PDCA ของญี่ปุ่น:

PDCA (Plan - Do - Check - Act) คือรูปแบบการบริหารคุณภาพที่ได้รับความนิยม และมีการนำไปใช้กันอย่างแพร่หลายในญี่ปุ่น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในภาคส่วนสาธารณะและเอกชน นี่เป็นกระบวนการแบบวนซ้ำที่ช่วยให้องค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพการบริการอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนมีดังนี้:

แผน: ระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และพัฒนาแผนการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น รัฐบาลสามารถมุ่งหวังที่จะลดเวลาการประมวลผลทางการบริหารโดยทำให้ขั้นตอนการสมัครเป็นดิจิทัล

ปฏิบัติ (Implement) : ปฏิบัติตามแผนงานตามแผนที่เสนอไว้ เมื่อนำระบบการลงทะเบียนออนไลน์มาใช้ หน่วยงานของญี่ปุ่นจะทดสอบกระบวนการกับกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะขยายออก

ตรวจสอบ (ตรวจสอบ ประเมิน) เปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับเป้าหมาย ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน ตัวอย่างเช่น หลังจากสามเดือนของการดำเนินการลงทะเบียนออนไลน์แล้ว รัฐบาลโตเกียวได้รวบรวมคำติชมจากผู้อยู่อาศัยเพื่อประเมินระดับความพึงพอใจ

การดำเนินการ (Improvement Action) : ปรับปรุงกระบวนการตามผลการประเมินให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อพบว่ามีบันทึกจำนวนมากผิดพลาดเนื่องจากป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง ควรปรับปรุงระบบโดยเพิ่มฟังก์ชันตรวจสอบข้อผิดพลาดอัตโนมัติ

ที่มา: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html