จัดการบันทึกและเอกสารอย่างเคร่งครัดในการจัดเตรียม

ตามคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด เมื่อดำเนินการปรับปรุงและจัดระเบียบใหม่ หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ จะต้องปิดห้องเก็บเอกสารก่อนส่งมอบบันทึกและเอกสารต่างๆ ให้กับหน่วยงานใหม่ เอกสารที่มีคุณค่าการอนุรักษ์ถาวร จะต้องส่งมอบให้กับศูนย์เก็บเอกสารประวัติศาสตร์ กรมกิจการภายใน ภายใน 45 วัน นับจากวันที่ตัดสินใจจัดเตรียม การส่งมอบบันทึกและเอกสารต้องเป็นไปตามคำแนะนำในหนังสือเวียนที่ 16/2014/TT-BNV ของกระทรวงมหาดไทย

การแลกเปลี่ยนบริการด้านเอกสารในเขตหุ่งถัน เมืองเตวียนกวาง

สำหรับเอกสารที่อยู่ภายใต้การเก็บรักษาในหน่วยเก็บถาวรของหน่วยงาน หน่วยงานเดิมจะเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งต่อเอกสารดังกล่าวให้กับหน่วยงานใหม่ที่ได้รับสำนักงานใหญ่ เพื่อการบริหารจัดการอย่างต่อเนื่อง กรณีหน่วยงานใหม่ไม่เข้ามารับช่วงต่อสำนักงานใหญ่แห่งเดิม การจัดการเอกสารจะดำเนินการโดยหน่วยงานที่เข้ามารับช่วงต่อหน้าที่และภารกิจส่วนใหญ่ เมื่อส่งมอบไฟล์และเอกสารต้องมีส่วนประกอบและเนื้อหาครบถ้วนตามกฎระเบียบ

โดยเฉพาะไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ทั้งไฟล์กระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะถูกส่งมอบโดยตรงให้กับหน่วยงานใหม่เพื่อประมวลผลต่อไป คณะกรรมการประชาชนจังหวัดมอบหมายให้บริษัทโทรคมนาคม Tuyen Quang ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อถ่ายโอนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยรับ โดยให้แน่ใจว่าการจัดเก็บและการทำงานจะไม่หยุดชะงัก

กรมกิจการภายในประเทศมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามและเร่งรัดการดำเนินการจัดการเอกสารและบันทึกให้เป็นไปตามระเบียบปัจจุบัน กรมสารสนเทศและการสื่อสารให้คำแนะนำแก่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง ๆ ในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลข้อความและเอกสารที่เก็บถาวรหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่ และในเวลาเดียวกันก็สนับสนุนการแปลงข้อมูลบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ให้ทันเวลาอีกด้วย

หัวหน้าแผนก สาขา และหน่วยงานต่างๆ จะต้องนำหลักการนี้ไปปฏิบัติอย่างจริงจังเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและความโปร่งใสในการจัดการบันทึกและเอกสาร อันจะนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงานบริหารภายหลังการปรับโครงสร้างใหม่

ที่มา: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html