공무원을 지원하는 가상 비서로 일할 때 우수한 지식 기반을 구축하는 것이 중요합니다.

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진행 속도를 높이고 작업 잔여물을 방지하세요

8월 30일, 응우옌 마잉 훙 장관이 정보통신부 2024년 8월 국가관리회의를 주재했습니다.

W-학교 Nguyen Manh Hung 3.jpg — 2024년 8월 정보통신부 국가관리회의는 8월 30일에 직접 회의와 온라인 회의를 병행하여 진행되었습니다. 사진: Le Anh Dung

대면 및 온라인 형식으로 진행된 이 컨퍼런스에는 정보통신부 차관 Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung, Nguyen Thanh Lam이 참석했습니다. 하이퐁시 인민위원회 부위원장인 황민꾸엉과 국무부 산하 기관, 단위, 기업의 수장, 부장급 간부들.

정보통신부가 이번 컨퍼런스에서 업데이트한 통계에 따르면, 2024년 1~8월 정보통신산업은 매출, 이익, 예산 기여도, 국가 GDP 기여도 측면에서 지속적으로 성장세를 보였으며, 작년 동기 대비 성장률은 20~25.5%였다.

특히, 8월에는 정보통신부가 정보통신산업의 전통의 날 79주년을 기념하는 의미 있는 행사들을 주관했습니다. 대표적인 행사로는 타이응우옌성의 딘호아 안전지대와 타이닌성의 정보통신산업 순교묘지에서 분향식을 거행하는 것이 있습니다. 북부, 중부, 남부 3개 지역의 은퇴 간부 400여 명과 회의를 조직했습니다. IT&T 산업의 형성과 발전의 역사를 재현하기 위해 본부 건물에 3D 매핑 프로젝션을 실시합니다. 장관과 부처의 모든 임원 및 직원을 대상으로 산업의 전통, 역사, 현 세대의 기회, 과제, 사명 및 업무에 대한 강연을 주최합니다.

동시에, 많은 전문 활동이 부처 내 기관과 단위에서 안정적이고 효과적으로 유지되고 있습니다. 그러나 정보통신부 검토 결과에 따르면, 8월에 각 부서에서 완료한 업무가 약 150건에 달하는 데다, 부처 수뇌부가 요구한 마감일을 초과한 업무도 여전히 상당수 남아 있는 것으로 나타났습니다. 많은 업무를 맡고 있고 이행 속도가 느린 부서의 경우, 응우옌 마잉 훙 장관은 이들 부서의 리더들에게 업무가 지연되지 않도록 업무 진행 속도를 높이는 데 집중해 줄 것을 요청했습니다.

2024년 상반기 IT산업 성장률 1.jpg — 올해 1~8월 IT&T 산업 발전 통계입니다. 사진: 정보통신부

업무 부담을 줄이고 공무원, 공공 직원, 일반 국민 및 근로자를 돕기 위해 기술에 투자하고 디지털 도구를 개발하는 것은 리더의 책임이라는 견해는 응우옌 마인 훙 장관이 여러 차례 강조한 바 있습니다.

8월 28일 정보통신부 전체 간부 및 직원 회의에서 정보통신부 장관은 직원들의 업무 부담을 줄이기 위해 정보통신부가 중점적으로 추진하고 있는 두 가지 과제에 대해 공유했습니다. 해당 과제는 다음과 같습니다. 공무원을 위한 가상 비서 개발; 정보통신부에서 정보통신부에 제출하는 보고서 수를 매년 10배씩 줄이는 것을 구체적인 목표로 온라인 보고 시스템을 구축하고, 이를 통해 정보통신부 산하 기관 및 부서에서 보고서를 처리하는 데 소요되는 시간도 단축합니다.

위의 두 가지 중요 과제의 추진 현황과 결과를 점검하는 것이 정보통신부 2024년 8월 국가관리회의의 가장 많은 시간을 차지하는 내용입니다. 특히, 정보통신부는 7월 중순부터 온라인 보고서를 시범적으로 운영하고 있으며, 보고서 합성의 전면적 디지털 전환을 지향하고 프로세스를 최적화하며, 시간, 비용, 인력을 최소화하고 있습니다.

W-학교 Nguyen Manh Hung 1.jpg — 응우옌 마잉 훙 장관은 온라인 보고를 시행할 때 더 낮은 수준에서부터 보고를 진행하여 더 높은 수준에 보고할 필요가 없도록 하는 것이 목표라고 지적했습니다. 사진: Le Anh Dung

응우옌 마잉 훙 장관은 정보통신부 사무국에 온라인 보고 시스템 구현에 대한 주제별 보고서를 작성해 달라고 요청했습니다. 이 보고서는 정보통신부 산하 전문 기관 및 부서와 인접 지역의 정보통신부와 협력하여 기관 및 부서의 보고 양식을 변경하는 내용에 대한 내용을 담고 있습니다.

온라인 보고 시스템의 목표는 부하 직원이 상관에게 보고할 필요가 없는 수준으로 나아가는 것이라고 명시하면서, 정보통신 부문 책임자는 또한 다음과 같은 요구 사항을 언급했습니다. 정보통신부에서 시스템에 정기적으로 업데이트하는 데이터를 바탕으로, 부서 및 사업부의 책임자는 담당 분야의 활동 상황에 대한 월별 또는 임시 보고서를 작성해야 합니다.

공무원을 지원하는 가상 비서로 일할 때 가장 중요한 업무는 지식 기반을 구축하는 것입니다.

8월 국가관리회의는 대부분 국가디지털혁신원, 외교정보원의 가상비서에 대한 시연과 실현 가능한 해결책을 모색하기 위한 교류와 토론에 사용되었으며, 특히 각 부서의 우수한 지식체계 구축에 주력했습니다.

W-tro ly ao National Digital Transformation Center.jpg — 국가 디지털 혁신 기관의 대표인 도랍히엔 씨는 컨퍼런스에서 해당 부서의 가상 비서를 시연했습니다. 사진: Le Anh Dung

정보통신부는 가상 비서를 전문 분야에 선구적으로 적용하기로 결정했습니다. 정보통신부의 가상 비서는 인간이 구축한 전문 지식 시스템과 인공지능의 대규모 언어 모델을 결합한 것입니다. 가상 비서를 활용해 업무를 지원하도록 장려함으로써 각 부서는 조직 지식을 축적하게 되고, 이는 미래 세대에게 물려줄 귀중한 자산이 됩니다.

W-tro ly ao Cuc thongtin doi ngoai.jpg — 외교정보부 국장 Pham Anh Tuan은 외교정보부의 가상 비서가 되는 방법에 대해 설명했습니다. 사진: Le Anh Dung

응우옌 마잉 훙 장관은 두 부서의 가상 비서 시연을 통해 공무원을 위한 가상 비서 개발에 대한 부처의 관점을 재확인했습니다. 즉, 지식 체계를 구축하는 것이 중요하고 가장 중요한 과제라는 것입니다. 공무원과 일반 시민을 위한 가상 비서의 우수성은 무엇보다도 지식 체계에 달려 있습니다.

각 부서에서 지식 시스템 구축을 가속화하는 방법에 대한 우려를 표명하자, 응우옌 마잉 훙 장관은 다음 단계를 포함하는 방법을 제안했습니다. 기존 질문을 검토하여 부서의 업무 관행에서 흔히 묻는 질문인지 확인합니다. ChatGPT를 사용하여 간단한 질문에 답하세요. 부서 내 직원을 위한 새롭고 다양한 내용의 복합 질문에 대한 답변을 세분화합니다. 마지막으로, 회의를 통해 답변의 정확성을 평가하고 이를 단위의 지식 체계에 통합하여 답변을 '확고히'합니다. 이 마지막 단계는 하나의 프로세스나 하나의 작업에 대해 시스템이 단 하나의 답변만 제공하도록 보장합니다. Nguyen Manh Hung 장관은 "이것이 바로 우리가 국가 관리에 ChatGPT를 활용하는 방식입니다!" 라고 말했습니다.

회의에서 응우옌 마잉 훙 장관은 팜 득 롱 부장관에게 국가 디지털 혁신 기관을 위한 가상 비서를 신속하게 개발하는 데 집중하도록 지시했습니다. 이후, 국가디지털혁신원과 외교정보원의 가상비서 계획을 비교하여 부처 간부들이 계획에 합의하고, 다른 부서에 이를 구현하기 위한 지침을 제공합니다.