電子プロファイルを作成する

文書および作業記録管理ソフトウェアで電子記録を作成することにより、ハティンは行政管理活動を改善し、電子政府の構築プロセスを促進することができます。

これまで、国家行政機関の管理、指導、取引には、所管官庁の署名と印章により認証された紙文書や書類が合法性を保証し、使用されてきました。内務省はまた、省人民委員会に対し、紙の記録の管理と作成を指示および指導する多くの文書を発行するよう勧告した。

しかし、一部の機関や部署では、文書が完全に記録されていない、未処理のままである、収集、編集、評価されていないなど、従来の保存およびアーカイブ手順の実装が現在の規制に従ってまだ確保されていません...この現実から、2021年にハティンは文書および作業記録管理ソフトウェアで電子記録を作成するイニシアチブを試験的に導入しました。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

電子記録を作成すると、役人や公務員が行政手続きを扱いやすくなります。

この取り組みの立案者である内務省副局長マイ・チュオン・シン氏は、「電子記録の作成と電子文書の保管は新しい形態であり、従来の紙媒体の記録とは多くの点で異なります。文書は電子機器上で作成されるか、他の情報媒体上の文書からデジタル化されます。文書管理システムに統合された記録作成機能により、ネットワーク環境においてデジタル文書を自動的に記録として作成することができます」と述べています。

評価によれば、ハティン省は電子記録の導入と電子文書のデジタル化において先進的な地域の一つである。部分的および完全なオンライン公共サービスを効果的に展開するために、文書の活用を組織します。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

記録はシームレスなプロセスでオンラインで作成されるため、紙の保管が節約されます。

2021年、ハティン省は省レベルの6つの部署（省人民委員会事務局、内務省、財務省、情報通信省、科学技術省、司法省）と地区レベルの3つの部署（ハティン市人民委員会、カムスエン郡、タックハー郡）でプログラムを試験的に実施し、3,231件の電子記録を作成した。

2022年までに、すべての省部門、支部、地区、市、町の人民委員会で作業記録ソフトウェアによる電子記録の作成が展開されます。各部署や地域で作成された記録の総数は 51,600 件を超え、そのうち完全な記録の数は 13,000 件を超えています。 2023年、ハティン省は引き続き作業記録ソフトウェアによる電子記録の作成を強力に展開し、省レベルで作業記録の90％、地区レベルで作業記録の80％、社レベルで作業記録の30％（国家機密の範囲にある作業記録、複雑な文書構成を持つ記録などを除く）の作業記録が作成されることを目指します。

実際には、電子記録の作成は国家管理に多くの利益をもたらし、行政改革を促進し、文書およびアーカイブ作業の効率を向上させました。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

作成された電子記録により、文書の検索および処理のプロセスが迅速に実行されます。

行政改革・文書アーカイブ部（内務省）のホー・ティ・ニエム専門家は次のように述べています。「業務管理ソフトウェア上で電子記録の作成を実施して以来、まず第一のメリットは、従来の紙記録の保管量が大幅に削減されたことです。さらに、ネットワーク環境で記録を作成することで、テキスト情報の検索・処理が迅速かつ容易になります。また、以前のように部署や事務所に意見を求めるために紙の文書を何度も印刷・再印刷する時間がなくなるため、文書の編集も簡単かつ迅速になります。さらに、電子記録は、紙記録で発生しやすい文書の紛失も抑制します。」

作業記録ソフトウェアで電子記録を作成するもう 1 つの利点は、電子文書を回覧する際に、すべての公務員と公務員が同じシステムで文書の処理と解決のプロセスに参加できることです。これにより、ドキュメント処理の一貫性と整合性が確保されます。一方、機関や部署のリーダーが決議を主宰するよう任命された場合、各公務員や公務員の業務について協議し、処理するプロセスを管理するのに役立ちます。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

同省は、手厚いサポートと指導の形で、州内の全216の自治体、区、町を対象に、文書管理ソフトウェアと作業記録の電子記録作成を実施している。このユニットには、作業記録ソフトウェアで電子記録を作成するプロセスをガイドする文書もあり、主な内容としては、電子文書の作成と署名のプロセスなどがあります。文書および作業記録管理ソフトウェアに代理店記録を入力するプロセス。文書管理ソフトウェアと作業記録の電子ファイリングプロセス。電子記録の作成は非常に複雑であると言えますが、電子政府やデジタル政府を構築するプロセスにおいては、これは避けられない要件です。
マイ・チュオン・シン氏
内務省副長官

フック・クアン - マイ・ホアン

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