L'Américain Joshua Zerkel pensait avoir atteint ses limites avec son emploi du temps hebdomadaire chargé.
« J’ai envie de pleurer quand je regarde mon planning de réunions », déclare le directeur marketing de l’entreprise d’applications de gestion d’entreprise Asana. Les réunions consécutives rendaient difficile pour lui d’accomplir son travail.
Les inquiétudes croissantes de Zerkel ont été notées par l'entreprise, qui a proposé d'annuler temporairement les réunions régulières. Ils appellent cela les réunions de l'apocalypse .
« Je pense que les choses s’améliorent », a déclaré Zerkel.
Illustration : Washington Post
La surcharge de travail en réunion est un problème auquel sont confrontés de nombreux employés de bureau. Une nouvelle étude publiée par Microsoft montre que 68 % des personnes déclarent être interrompues au travail et ne pas avoir assez de temps pour se concentrer en raison d'un trop grand nombre de réunions.
Les entreprises multiplient les réunions pendant la Covid-19 pour rester en contact avec leurs employés. La pratique perdure quatre ans plus tard, mais les entreprises repensent peu à peu leur culture de réunion. Ils réduisent le nombre de réunions pour augmenter la productivité et réduire l’épuisement professionnel des employés.
« Il y a un grand intérêt pour les réunions de bureau », explique Steven Rogelberg, professeur à l’Université de Caroline du Nord.
L'équipe de neuf personnes de Zerkel a supprimé les réunions du mercredi de son emploi du temps, ce qui lui a permis d'économiser 11 heures par mois. Ensuite, des réunions Doomsday ont été mises en place avec 60 personnes, ce qui a amené l'entreprise à décider de mettre en œuvre un manuel demandant aux départements de réduire les réunions selon les besoins.
« Nous modifions soigneusement le calendrier et la structure de nos réunions », explique Rebecca Hinds, responsable de la recherche stratégique chez Asana. « L’entreprise a annulé des réunions qui avaient peu de contenu. » Dans le même temps, les dirigeants encouragent également les gens à refuser les réunions qui ne sont pas utiles.
Fin janvier, la plateforme de commerce électronique Shopify a demandé à ses employés d'annuler toutes les réunions pendant deux semaines. D'ici juillet, les employés devraient réduire les réunions de 14 % et d'ici la fin de l'année de 18 %.
L'année dernière, la société de logiciels Techsmith a passé un mois sans réunions, optant pour des réunions par SMS ou par vidéo. Des enquêtes internes montrent que 15 % des employés sont plus productifs et 85 % identifient des réunions qu’ils sauteraient ou raccourciraient. Dans le même temps, le nombre de participants a également été réduit.
« Nous protégeons l’énergie de nos employés afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes », déclare la PDG Wendy Hamilton.
La plateforme d'automatisation Zapier a adopté une politique de « semaine de concentration » pour les employés. Chaque personne fixe des objectifs et priorise le travail pour la semaine. Ils n’éliminent pas complètement les réunions mais encouragent leur évitement si elles ne sont pas nécessaires.
80 % des employés déclarent avoir atteint leurs objectifs, selon une enquête menée par Brandon Sammut, directeur des ressources humaines chez Zapier.
L'application d'organisation du personnel Slack a également déployé les Summer Focus Fridays et les Innovation Weeks qui permettent aux employés de travailler dans des sessions concentrées et ininterrompues.
Ils ont expérimenté la réduction de 50 % des réunions et encouragé davantage de temps d’arrêt. Slack utilise l'IA pour résumer le contenu clé afin que les employés puissent éviter les réunions.
Cependant, ce changement apporte également de nombreux défis. Dans certains cas, la réduction du nombre de réunions signifie une réduction des possibilités d’apprendre et d’observer les autres.
Le professeur Rogelberg estime qu’une stratégie de réduction des réunions sera efficace si elle touche l’ensemble du département. Les dirigeants sont responsables de la planification et de la motivation des autres à participer, tandis que les employés doivent développer leurs propres objectifs. « Cette combinaison leur évitera d’être choqués lorsqu’ils seront confrontés à des changements culturels », dit-il.
Zerkel est reconnaissant envers l'entreprise pour le nouvel horaire. « Ils sont courageux et déterminés à changer », a-t-il déclaré.
Ngoc Ngan (selon le Washington Post )
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