Gemäß der Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz müssen Behörden und Einheiten bei der Umsetzung von Umstrukturierungen und Reorganisationen ihre Archive schließen, bevor sie Aufzeichnungen und Dokumente an die neue Einheit übergeben. Dokumente mit dauerhaftem Aufbewahrungswert müssen innerhalb von 45 Tagen ab dem Datum der Vereinbarungsentscheidung beim Historical Archives Center des Department of Home Affairs eingereicht werden. Die Übergabe von Aufzeichnungen und Dokumenten muss den Anweisungen im Rundschreiben Nr. 16/2014/TT-BNV des Innenministeriums entsprechen.
Austausch von Archivdiensten im Bezirk Hung Thanh, Stadt Tuyen Quang.
Bei den dienstarchivpflichtigen Unterlagen obliegt der Übergabe an die neue, die Zentrale übernehmende Einheit die Verantwortung zur weiteren Führung. Falls die neue Einheit den alten Firmensitz nicht übernimmt, wird das Dokumentenmanagement von der Agentur durchgeführt, die die meisten Funktionen und Aufgaben übernimmt. Bei der Übergabe müssen die Akten und Dokumente auf ihre Vollständigkeit und den Vorschriften entsprechende Inhalt geprüft werden.
Insbesondere werden die mit der Bearbeitung in Zusammenhang stehenden Akten und Dokumente, sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form, unmittelbar an die neue Einheit zur weiteren Bearbeitung übergeben. Das Volkskomitee der Provinz beauftragte Tuyen Quang Telecommunications, die Übertragung elektronischer Daten an die Empfangseinheit mit den zuständigen Behörden abzustimmen und dabei sicherzustellen, dass Speicherung und Betrieb nicht unterbrochen werden.
Das Innenministerium ist für die Überwachung und Förderung der Umsetzung einer den geltenden Vorschriften entsprechenden Akten- und Dokumentenverwaltung verantwortlich. Das Ministerium für Information und Kommunikation leitet Behörden und Einheiten bei der Nutzung von Textdaten und archivierten Dokumenten nach der Neuorganisation der Geräte an und unterstützt gleichzeitig die zeitnahe Konvertierung elektronischer Daten.
Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Einheiten müssen dies ernsthaft umsetzen, um Kontinuität und Transparenz bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und Dokumenten zu gewährleisten und so zur Verbesserung der Betriebseffizienz des Verwaltungsapparats nach der Umstrukturierung beizutragen.
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Quelle: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html
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