إنشاء ملف تعريفي إلكتروني

يساعد إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل مدينة ها تينه على تحسين أنشطة الإدارة الإدارية وتعزيز عملية بناء الحكومة الإلكترونية.

حتى الآن، كانت الوثائق والمستندات الورقية الموثقة بتوقيع وختم الجهة المختصة هي التي تضمن الشرعية وتستخدم في إدارة وتوجيه ومعاملات الأجهزة الإدارية للدولة. كما أوصت وزارة الداخلية اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار العديد من الوثائق التي توجه وترشد إدارة وإنشاء السجلات الورقية.

ومع ذلك، لم يتم ضمان تنفيذ إجراءات الحفظ والأرشفة التقليدية في بعض الوكالات والوحدات وفقًا للوائح الحالية مثل: لم يتم تسجيل الوثائق بالكامل، ولا تزال في قائمة المتأخرات، ولم يتم جمعها وتحريرها وتقييمها... وانطلاقًا من هذا الواقع، قامت ها تينه في عام 2021 بمبادرة رائدة لإنشاء سجلات إلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء الحكومة الرقمية

إن إنشاء السجلات الإلكترونية من شأنه أن يسهل على المسؤولين والموظفين المدنيين التعامل مع الإجراءات الإدارية.

صرحت نائبة مدير وزارة الداخلية، ماي ترونغ سينه، صاحبة المبادرة: "يُعدّ إنشاء السجلات الإلكترونية وتخزينها نوعًا جديدًا، مع اختلافات عديدة مقارنةً بالسجلات الورقية التقليدية. تُنشأ الوثائق على أجهزة إلكترونية أو تُحوّل رقميًا من وثائق موجودة على منصات معلومات أخرى. ويمكن إنشاء الوثائق الرقمية تلقائيًا في سجلات ضمن بيئة شبكية بفضل وظيفة إنشاء السجلات المدمجة في نظام إدارة الوثائق".

وبحسب التقييم، تعد ها تينه واحدة من المحليات الرائدة في تنفيذ السجلات الإلكترونية ورقمنة الوثائق الإلكترونية؛ تنظيم استغلال الوثائق لنشر الخدمات العامة عبر الإنترنت بشكل فعال، جزئيًا وكاملًا.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء الحكومة الرقمية

يتم إنشاء السجلات عبر الإنترنت من خلال عملية سلسة، مما يوفر تخزين الورق.

في عام 2021، قامت مدينة ها تينه بتجربة البرنامج في 6 وحدات على مستوى المقاطعات (مكتب اللجنة الشعبية الإقليمية، وزارة الشؤون الداخلية، وزارة المالية، وزارة المعلومات والاتصالات، وزارة العلوم والتكنولوجيا، وزارة العدل) و3 وحدات على مستوى المقاطعات (لجنة الشعب في مدينة ها تينه، مقاطعة كام شوين، مقاطعة ثاتش ها) وكانت النتيجة إنشاء 3231 سجلاً إلكترونياً.

بحلول عام 2022، سيتم نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل في جميع الإدارات الإقليمية والفروع واللجان الشعبية في المناطق والمدن والبلدات. ويبلغ إجمالي عدد السجلات التي تم إنشاؤها على مستوى الوحدات والمحليات ما يزيد عن 51600 سجل، ويبلغ عدد السجلات المكتملة منها ما يزيد عن 13000 سجل. في عام 2023، ستواصل ها تينه نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل بقوة، بهدف ضمان إنشاء 90٪ من سجلات العمل على مستوى المقاطعات، و80٪ من سجلات العمل على مستوى المنطقة، و30٪ من سجلات العمل على مستوى البلدية (باستثناء سجلات العمل ضمن نطاق أسرار الدولة، والسجلات ذات مكونات المستندات المعقدة ...).

وفي الممارسة العملية، جلب إنشاء السجلات الإلكترونية العديد من الفوائد لإدارة الدولة، وعزز الإصلاح الإداري، وحسّن كفاءة العمل المتعلق بالوثائق والأرشيف.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء الحكومة الرقمية

بفضل السجلات الإلكترونية التي تم إنشاؤها، ستتم عملية البحث عن المستندات ومعالجتها بسرعة.

قالت السيدة هو ثي نيم، المتخصصة في إدارة الإصلاح الإداري وأرشيف الوثائق (وزارة الداخلية): "منذ تطبيق إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج إدارة العمل، ساهم ذلك بشكل كبير في تقليل تخزين السجلات الورقية كما كان الحال سابقًا. علاوة على ذلك، عند إنشاء السجلات عبر بيئة الشبكة، أصبحت عملية البحث عن المعلومات النصية ومعالجتها سريعة ومريحة. كما أصبح تحرير المستندات سهلًا وسريعًا، إذ لم يعد هناك وقت لطباعة المستندات الورقية وإعادة طباعتها مرارًا وتكرارًا لطلب آراء الإدارات والمكاتب كما كان الحال سابقًا. إضافةً إلى ذلك، تحد السجلات الإلكترونية أيضًا من فقدان المستندات، وهو أمر شائع الحدوث مع السجلات الورقية".

ومن فوائد إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل أيضًا أنه عند تداول المستندات الإلكترونية، يمكن لجميع الموظفين المدنيين والموظفين العموميين المشاركة في عملية معالجة المستندات وحلها في نفس النظام. وهذا يضمن الاتساق والتناسق في معالجة المستندات. ومن ناحية أخرى، يساعد قادة الهيئات والوحدات على إدارة عملية التشاور والتعامل مع عمل كل موظف مدني وموظف عام عند تكليفهم برئاسة القرار.

إنشاء السجلات الإلكترونية - الأساس لبناء الحكومة الرقمية

وتقوم الوزارة بتنفيذ مشروع إنشاء سجلات إلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل لجميع البلديات والوحدات والبلدات الـ 216 في المحافظة على شكل إرشاد وتوجيه. كما تحتوي الوحدة على وثيقة ترشد عملية إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج سجلات العمل بمحتويات رئيسية مثل: عملية صياغة وتوقيع المستندات الإلكترونية؛ عملية إدخال سجلات الوكالة في برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل؛ عملية الأرشفة الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل. يمكن القول أن إنشاء السجلات الإلكترونية أمر معقد للغاية، ولكن في عملية بناء الحكومة الإلكترونية والحكومة الرقمية، يعد هذا مطلبًا لا مفر منه.
السيد ماي ترونغ سينه
نائب مدير وزارة الداخلية

فوك كوانغ - ماي هوانغ

مصدر