يساعد إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل بلدية ها تينه على تحسين أنشطة الإدارة الإدارية وتعزيز عملية بناء الحكومة الإلكترونية.
حتى الآن، كانت الوثائق الورقية والأوراق الموثقة بتوقيع وختم السلطة المختصة هي التي تضمن الشرعية وتستخدم في إدارة وتوجيه ومعاملات الأجهزة الإدارية للدولة. كما أوصت وزارة الداخلية اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار العديد من الوثائق التي توجه وترشد إدارة وإنشاء السجلات الورقية.
ومع ذلك، لم يتم ضمان تنفيذ إجراءات الحفظ والأرشفة التقليدية في بعض الوكالات والوحدات وفقًا للوائح الحالية مثل: لم يتم تسجيل الوثائق بالكامل، ولا تزال في قائمة المتأخرات، ولم يتم جمعها وتحريرها وتقييمها ... ومن هذا الواقع، في عام 2021، قاد ها تينه مبادرة إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل.
إن إنشاء السجلات الإلكترونية من شأنه أن يسهل على المسؤولين والموظفين المدنيين التعامل مع الإجراءات الإدارية.
قالت نائبة مدير إدارة الشؤون الداخلية ماي ترونج سينه - صاحبة المبادرة: "إن إنشاء السجلات الإلكترونية وتخزين الوثائق الإلكترونية هو نوع جديد، مع العديد من الاختلافات مقارنة بإنشاء السجلات الورقية التقليدية. المستندات التي تم إنشاؤها على الوسائط الإلكترونية أو تم رقمنتها من مستندات على حاملات معلومات أخرى. "يمكن أرشفة المستندات الرقمية تلقائيًا في بيئة الشبكة بفضل وظيفة الأرشفة المدمجة في نظام إدارة المستندات."
وبحسب التقييم، تعد ها تينه واحدة من المحليات الرائدة في تنفيذ السجلات الإلكترونية ورقمنة الوثائق الإلكترونية؛ تنظيم استغلال الوثائق لنشر الخدمات العامة الإلكترونية الجزئية والكاملة بشكل فعال.
يتم إنشاء السجلات عبر الإنترنت من خلال عملية سلسة، مما يوفر تخزين الورق.
في عام 2021، قامت مدينة ها تينه بتجربة البرنامج في 6 وحدات على مستوى المقاطعات (مكتب اللجنة الشعبية الإقليمية، وزارة الشؤون الداخلية، وزارة المالية، وزارة المعلومات والاتصالات، وزارة العلوم والتكنولوجيا، وزارة العدل) و3 وحدات على مستوى المقاطعات (لجنة الشعب في مدينة ها تينه، منطقة كام شوين، منطقة ثاتش ها) وكانت النتيجة إنشاء 3231 سجلاً إلكترونيًا.
بحلول عام 2022، سيتم نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل في جميع الإدارات الإقليمية والفروع واللجان الشعبية في المناطق والمدن والبلدات. ويبلغ إجمالي عدد السجلات التي تم إنشاؤها على مستوى الوحدات والمحليات ما يزيد عن 51.600 سجل، ويبلغ عدد السجلات المكتملة منها ما يزيد عن 13.000 سجل. في عام 2023، ستواصل ها تينه نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل بقوة، بهدف ضمان إنشاء 90٪ من سجلات العمل على مستوى المقاطعات، و80٪ من سجلات العمل على مستوى المنطقة، و30٪ من سجلات العمل على مستوى البلدية (باستثناء سجلات العمل ضمن نطاق أسرار الدولة، والسجلات ذات مكونات المستندات المعقدة ...).
ومن الناحية العملية، جلب إنشاء السجلات الإلكترونية العديد من الفوائد لإدارة الدولة، وعزز الإصلاح الإداري، وحسّن كفاءة العمل الوثائقي والأرشيفي.
مع السجلات الإلكترونية التي تم إنشاؤها، ستتم عملية البحث عن المستندات ومعالجتها بسرعة.
قالت السيدة هو ثي نيم - المتخصصة في إدارة الإصلاح الإداري وأرشيف الوثائق (وزارة الداخلية): "منذ تنفيذ إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج إدارة العمل، كانت الفائدة الأولى هي الانخفاض الهائل في تخزين السجلات الورقية كما كان من قبل. علاوة على ذلك، عندما يتم إنشاء الملف الشخصي على بيئة الشبكة، تكون عملية البحث عن المعلومات النصية ومعالجتها سريعة ومريحة. كما أصبحت عملية تحرير المستندات بسيطة وسريعة، حيث لم يعد هناك أي إهدار للوقت في طباعة وإعادة طباعة المستندات الورقية عدة مرات لطلب آراء الإدارات والمكاتب كما في السابق. بالإضافة إلى ذلك، تحد السجلات الإلكترونية أيضًا من فقدان المستندات، وهو الأمر الذي يمكن أن يحدث بسهولة مع السجلات الورقية.
ومن فوائد إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج سجلات العمل أيضًا أنه عند تداول المستندات الإلكترونية، يمكن لجميع الموظفين المدنيين والعاملين في القطاع العام المشاركة في عملية معالجة المستندات وحلها في نفس النظام. وهذا يضمن الاتساق والتناسق في معالجة المستندات. ومن ناحية أخرى، يساعد قادة الهيئات والوحدات في إدارة عملية التشاور والتعامل مع عمل كل موظف مدني وموظف عام عند تكليفهم برئاسة القرار.
وتقوم الإدارة بتنفيذ مشروع إنشاء سجلات إلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل لجميع البلديات والمراكز والبلديات البالغ عددها 216 في المحافظة على شكل إرشاد وتوجيه. كما يوجد لدى الوحدة وثيقة ترشد عملية إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج سجلات العمل بمحتويات رئيسية مثل: عملية صياغة وتوقيع الوثائق الإلكترونية؛ عملية إدخال سجلات الوكالة في برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل؛ عملية الأرشفة الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل. ويمكن القول إن إنشاء السجلات الإلكترونية أمر معقد للغاية، ولكن في عملية بناء الحكومة الإلكترونية والحكومة الرقمية، يعد هذا مطلبًا لا مفر منه.
السيد ماي ترونج سينه
نائب مدير وزارة الداخلية
فوك كوانج - ماي هوانج
مصدر
تعليق (0)