De acuerdo con la orden del Presidente del Comité Popular Provincial, al implementar la reorganización y el cambio, los organismos y unidades deben cerrar los archivos antes de entregar los registros y documentos a la nueva unidad. Los documentos con valor de conservación permanente deben presentarse al Centro de Archivos Históricos del Departamento del Interior dentro de los 45 días a partir de la fecha de la decisión de arreglo. La entrega de registros y documentos deberá realizarse de acuerdo con las instrucciones de la Circular Nº 16/2014/TT-BNV del Ministerio del Interior.
Intercambio de servicios de archivo en el barrio de Hung Thanh, ciudad de Tuyen Quang.
En el caso de los documentos sujetos a archivos de la agencia, la unidad antigua es responsable de entregarlos a la nueva unidad que recibe la sede para su gestión continua. En caso de que la nueva unidad no asuma la antigua sede, la gestión documental quedará a cargo del organismo que asuma la mayor parte de las funciones y tareas. Al momento de la entrega, los archivos y documentos deben garantizar que sus componentes y contenido estén completos de acuerdo con la normativa.
En particular, los archivos y documentos relacionados con el trabajo en curso, incluidos los archivos en papel y electrónicos, se entregarán directamente a la nueva unidad para su posterior procesamiento. El Comité Popular Provincial asignó a Tuyen Quang Telecommunications para coordinar con las agencias pertinentes la transferencia de datos electrónicos a la unidad receptora, garantizando que el almacenamiento y la operación no se interrumpan.
El Departamento del Interior es responsable de supervisar e impulsar la implementación de la gestión de registros y documentos de acuerdo con la normativa vigente. El Departamento de Información y Comunicaciones orienta a las agencias y unidades en la explotación de datos de texto y documentos archivados después de reorganizar el aparato, y al mismo tiempo apoya la conversión oportuna de datos de registros electrónicos.
Los jefes de departamentos, sucursales y unidades deben implementar seriamente esto para garantizar la continuidad y la transparencia en la gestión de registros y documentos, contribuyendo a mejorar la eficiencia operativa del aparato administrativo después de la reorganización.
Fuente: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html
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