„ Mein Chef kauft Rechnungen, um externe Ausgaben zu bezahlen. Besteht dabei ein Risiko?

Das Vertriebsteam meiner Firma kauft Verbrauchsmaterial oder Betriebsausgaben ein und ist auf den Kauf von Rechnungen zum Ausfüllen von Zahlungsaufzeichnungen spezialisiert.

Oftmals muss der Vertrieb Rechnungen kaufen, um Zahlungsaufzeichnungen auszufüllen, auch die Buchhaltung ist hilflos. Gehen Sie zum Finanzamt und erklären Sie das Klebespray.

Zunächst war der Scheck ok, da der Rechnungslieferant noch aktiv war. Einige Jahre später verließen sie die Adresse. Nun ist zur Steuerbegleichung die Entfernung der Rechnung und ein Bußgeld erforderlich. Es ist sehr schwierig, es dem Finanzbeamten zu erklären .

Eine Reihe von Meinungen von Unternehmen, die am Nachmittag des 19. November an dem Seminar zu Finanz- und Buchhaltungsrisiken teilnahmen, zeigten, dass sich viele Unternehmen der potenziellen Risiken beim Kauf und Verkauf von Rechnungen noch immer nicht vollständig bewusst sind.

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Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen überprüfen, indem sie diese auf der Website der Steuerbehörde nachschlagen. Foto: Binh Minh

Frau Dinh Thi Huyen, Direktorin von Savitax Tax Consulting JSC, verfügt über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Steuern und hat viele unglückliche Fälle miterlebt.

„Kürzlich entdeckte die Steuerbehörde bei einer Inspektion eines im Bereich Aufzugsinstallation tätigen Unternehmens eine große Anzahl riskanter Rechnungen. Der Geschäftsführer erklärte, dass das Unternehmen in Ho-Chi-Minh-Stadt im Zeitraum 2020/2021 für ein Projekt in Hanoi eine Gruppe von Mitarbeitern in Hanoi für kleinere Aufgaben einstellen musste. Diese Gruppe hatte keine eigene Rechtspersönlichkeit und konnte daher keine Rechnungen ausstellen. Daher nahm sie Rechnungen anderer Unternehmen entgegen und schickte diese zur Zahlung. Der Geschäftsführer kann diese Mitarbeiter derzeit nicht kontaktieren und weiß nicht, welches Unternehmen die Rechnungen tatsächlich ausgestellt hat. Es stimmt zwar, dass die tatsächlichen Kosten beim Unternehmen angefallen sind“, sagte Frau Huyen.

Ein weiterer häufiger Fall ist laut Frau Huyen, dass das Verkaufsteam außerhalb der Geschäftsstelle billige Waren ohne Rechnungen und Dokumente kauft, dann Rechnungen von anderen Abteilungen kauft und diese zur Bezahlung wieder in die Buchhaltungsabteilung bringt. Ohne Tools zur Rechnungskontrolle ist es für Buchhalter schwierig zu erkennen, ob diese Rechnung aus einem Rechnungshandelsnetzwerk stammt oder nicht.

Es ist zu beachten, dass bei einer großen Anzahl von Unternehmen und einer kleinen Anzahl von Steuerbeamten viele Unternehmen 5-7 Jahre warten müssen, bis sie zur Steuerabrechnung aufgefordert werden. Kürzlich erhielt ein Unternehmen eine Mitteilung der Steuerbehörde mit der Aufforderung, Unterlagen für die Jahre 2019 bis 2023 vorzubereiten.

Erst als die Steuerbehörden eingeschaltet wurden, gerieten viele Unternehmen in einen „Rückfall“, als ihnen klar wurde, dass sie illegale Rechnungen verwendeten, was zahlreiche Konsequenzen nach sich zog. Neben dem Verlust des Vorsteuerabzugs aufgrund ungültiger Rechnungen drohen den Unternehmen auch Geldbußen und Schadensersatzzahlungen für die mit diesen ungültigen Rechnungen verbundenen Beträge.

„Seit Ende 2023 hat die Steuerbehörde eine Reihe von offiziellen Mitteilungen über Unternehmen herausgegeben, die illegale Rechnungen verwenden. Viele Wirtschaftsprüfer mussten sich dazu äußern. Viele Unternehmer mussten hohe Kosten für die Bearbeitung illegaler Rechnungen im Buchhaltungsprozess zahlen. Es ist herzzerreißend, wenn ein Wirtschaftsprüfer bei der Bearbeitung von Rechnungen für Unternehmen mit dem Gesetz in Konflikt gerät“, erklärte Frau Huyen.

Obwohl es immer noch viele Unternehmen gibt, die ihren Lebensunterhalt mit dem An- und Verkauf von Rechnungen verdienen und möglicherweise nur für kurze Zeit tätig sind, empfiehlt Frau Huyen den Unternehmen, Eingangsrechnungen sorgfältig zu prüfen, um das Risiko einer späteren Steuerabrechnung zu verringern.

Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen überprüfen, indem sie die Website der Steuerbehörde aufrufen und diese mit der von der Generaldirektion für Steuern veröffentlichten Liste der Unternehmen mit Rechnungsrisiken vergleichen. Oder verwenden Sie eine Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer Warnfunktion für Rechnungsrisiken.

Gemäß den geltenden Vorschriften gelten folgende Rechnungen und Dokumente als ungültig: Sie wurden gelöscht oder so verändert, dass ihre Authentizität verloren ging; Nicht vorschriftsmäßig, keine Unterschrift oder Siegel des Verkäufers; Unzureichende Informationen zu Käufer, Verkäufer, Artikel, Menge, Einzelpreis…; Gefälschte Rechnung, keine tatsächliche Transaktion.