สร้างโปรไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงานช่วยให้ Ha Tinh ปรับปรุงกิจกรรมการจัดการด้านธุรการและส่งเสริมกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารกระดาษและเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่จนถึงปัจจุบันได้ผ่านการรับรองความถูกต้องตามกฎหมาย และได้ถูกนำมาใช้ในการบริหารจัดการ การกำกับดูแล และการทำธุรกรรมของหน่วยงานบริหารของรัฐ กรมกิจการภายในยังได้แนะนำคณะกรรมการประชาชนจังหวัดให้ออกเอกสารต่างๆ มากมายเพื่อกำกับและชี้แนะการจัดการและการสร้างเอกสารกระดาษ

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการตามขั้นตอนการเก็บรักษาและเก็บถาวรแบบดั้งเดิมของหน่วยงานและหน่วยงานบางแห่งยังไม่ได้รับการรับรองตามระเบียบข้อบังคับในปัจจุบัน เช่น เอกสารต่างๆ ไม่ได้รับการบันทึกอย่างสมบูรณ์ เอกสารยังค้างอยู่ ไม่ได้รับการรวบรวม แก้ไข และประเมินค่า... จากความเป็นจริงดังกล่าว ในปี 2564 ห่าติ๋ญได้ริเริ่มโครงการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงาน

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

การจัดทำบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่เจ้าหน้าที่และข้าราชการในการจัดการขั้นตอนการบริหาร

รองอธิบดีกรมกิจการภายใน ไม ทรูง ซินห์ ผู้ริเริ่มโครงการดังกล่าว กล่าวว่า "การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นประเภทใหม่ที่มีความแตกต่างมากมายเมื่อเทียบกับการบันทึกบนกระดาษแบบเดิม เอกสารจะสร้างขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือแปลงเป็นดิจิทัลจากเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น ๆ เอกสารดิจิทัลสามารถสร้างเป็นบันทึกในสภาพแวดล้อมเครือข่ายได้โดยอัตโนมัติด้วยฟังก์ชันการสร้างบันทึกที่รวมอยู่ในระบบการจัดการเอกสาร"

ตามการประเมิน ห่าติ๋ญเป็นหนึ่งในพื้นที่ชั้นนำในการดำเนินการด้านบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และการแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นดิจิทัล จัดระเบียบการใช้ประโยชน์จากเอกสารเพื่อปรับใช้บริการสาธารณะออนไลน์บางส่วนและทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

บันทึกต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นแบบออนไลน์ด้วยกระบวนการที่ราบรื่น ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบกระดาษ

ในปี 2564 จังหวัดห่าติ๋ญได้นำร่องโครงการดังกล่าวใน 6 หน่วยงานในระดับจังหวัด (สำนักงานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรมกิจการภายในประเทศ กรมการคลัง กรมสารสนเทศและการสื่อสาร กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กรมยุติธรรม) และ 3 หน่วยงานในระดับอำเภอ (คณะกรรมการประชาชนนครห่าติ๋ญ เขตกามเซวียน เขตทาชฮา) โดยสามารถสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้ 3,231 รายการ

ภายในปี 2565 การสร้างระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานจะถูกนำไปใช้งานในทุกแผนกงานของจังหวัด สาขา และคณะกรรมการประชาชนในระดับอำเภอ เมือง และเทศบาล จำนวนบันทึกทั้งหมดที่สร้างขึ้นในหน่วยงานและท้องถิ่นมีมากกว่า 51,600 บันทึก โดยจำนวนบันทึกที่สมบูรณ์มีมากกว่า 13,000 บันทึก ในปี 2566 เทศบาลห่าติ๋ญจะยังคงดำเนินการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกงานอย่างต่อเนื่อง โดยมุ่งหวังที่จะให้มีการสร้างบันทึกงานในระดับจังหวัด 90% บันทึกงานในระดับอำเภอ 80% บันทึกงานในระดับตำบล 30% (ยกเว้นบันทึกงานที่อยู่ในขอบเขตความลับของรัฐ บันทึกที่มีส่วนประกอบของเอกสารที่ซับซ้อน...)

ในทางปฏิบัติ การจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดประโยชน์มากมายต่อการบริหารจัดการของรัฐ ส่งเสริมการปฏิรูปการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเอกสารและเอกสารสำคัญ

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

ด้วยการจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น กระบวนการค้นหาและประมวลผลเอกสารก็จะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว

นางสาวโฮ ทิ เนียม ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกปฏิรูปการบริหารและเอกสาร (กรมกิจการภายใน) กล่าวว่า “ตั้งแต่มีการนำระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานบนซอฟต์แวร์การจัดการงาน ประโยชน์ประการแรกคือช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษได้มากเช่นเดิม นอกจากนี้ เมื่อสร้างเอกสารบนเครือข่าย กระบวนการค้นหาและประมวลผลข้อมูลข้อความก็รวดเร็วและสะดวกสบาย นอกจากนี้ การแก้ไขเอกสารยังง่ายและรวดเร็วอีกด้วย เพราะไม่ต้องพิมพ์และพิมพ์ซ้ำเอกสารกระดาษหลายครั้งเพื่อขอความเห็นจากแผนกและสำนักงานอีกต่อไป นอกจากนี้ ระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดการสูญหายของเอกสาร ซึ่งเกิดขึ้นได้ง่ายกับระบบบันทึกกระดาษ”

ประโยชน์อีกประการของการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานก็คือ เมื่อมีการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้าราชการและพนักงานสาธารณะทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการประมวลผลและแก้ไขเอกสารในระบบเดียวกันได้ ซึ่งจะทำให้แน่ใจถึงความสม่ำเสมอและความสอดคล้องในกระบวนการประมวลผลเอกสาร ในทางกลับกัน ช่วยให้ผู้นำหน่วยงานและหน่วยงานบริหารกระบวนการให้คำปรึกษาและบริหารจัดการงานของข้าราชการและพนักงานรัฐแต่ละคนเมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นประธานในมติ

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

กรมฯ ดำเนินการจัดทำระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงานให้กับตำบล ตำบล และเทศบาลทั้ง 216 แห่งในจังหวัดในรูปแบบการให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำ หน่วยงานยังมีเอกสารแนะนำกระบวนการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงาน ซึ่งมีเนื้อหาหลักๆ เช่น กระบวนการร่างและลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการป้อนข้อมูลบันทึกหน่วยงานเข้าสู่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและบันทึกการทำงาน กระบวนการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและบันทึกการทำงาน อาจกล่าวได้ว่าการสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องซับซ้อนพอสมควร แต่ในกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลดิจิทัลนั้น ถือเป็นข้อกำหนดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
นายมาย เติง ซินห์
รองอธิบดีกรมกิจการภายในประเทศ

ฟุกกวาง - มายฮวง

แหล่งที่มา