Fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo durante el proceso de reestructuración organizacional.

Kinhtedothi - La posesión, transferencia y destrucción ilegal de documentos y bases de datos de documentos están estrictamente prohibidas; No dañe ni pierda documentos y bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato...

Este es un contenido notable del Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN del 19 de marzo del Ministerio del Interior enviado a los Comités Populares de las provincias y ciudades de administración central sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TW del Politburó.

Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos.

El documento establece claramente que, para garantizar un trabajo documental y de archivo fluido y continuo, y para asegurar la gestión segura de los documentos antes, durante y después de completar la reorganización del sistema político según la Conclusión No. 127-KL/TW del 28 de febrero de 2025 del Politburó, la Secretaría y el Ministerio del Interior solicitan al Presidente del Comité Popular de la provincia o ciudad de administración central que ordene urgentemente la implementación de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato de gobierno local.

En primer lugar , aplicar de forma adecuada y completa las normas legales sobre documentos y archivos, cumpliendo los requisitos: todos los documentos y bases de datos de documentos formados durante las actividades de las agencias y organizaciones deben gestionarse de forma centralizada, uniforme y segura de acuerdo con cada archivo; Los documentos y las bases de datos de documentos de cualquier agencia u organización deben compilarse y recopilarse de acuerdo con los archivos de esa agencia u organización.

Realizar el cierre de los archivos de los organismos y organizaciones a partir de la fecha de terminación de sus operaciones; Organismos y organizaciones que no expidan documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha efectiva de la decisión de la autoridad competente sobre la fusión o terminación de operaciones.

Antes y durante el arreglo organizativo, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los archivos de los Archivos Históricos Provinciales y de los Archivos de la Agencia (o en la ubicación de almacenamiento actual) de la unidad administrativa (ADU) antes del arreglo.

En particular, queda estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; No dañe ni pierda documentos ni bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato.

En segundo lugar , los archivos históricos provinciales son responsables de recibir y coordinar con los jefes de agencias, organizaciones y unidades administrativas para continuar preservando en el sitio o preservando temporalmente todos los documentos de archivo y bases de datos de documentos en la provincia y entregar los documentos de acuerdo con su autoridad de gestión a las nuevas agencias, organizaciones y unidades administrativas después de que se reorganice la estructura organizacional.

En tercer lugar , la entrega de documentos y bases de datos de documentos después del acuerdo organizativo se lleva a cabo de conformidad con las normas legales sobre la autoridad de gestión de archivos.

En cuarto lugar , aplicar estrictamente las normas legales sobre la gestión y el uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; Proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, documentos y datos al realizar tareas estadísticas, empaquetarlos, entregarlos, conservarlos y utilizarlos en el proceso de organización del aparato.

Reglamento sobre la lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de texto de nuevos organismos y organizaciones

Para los Comités Populares de las provincias y ciudades de administración central, el Ministerio del Interior solicita que el Presidente del Comité Popular Provincial asuma la responsabilidad, como jefe, de implementar la gestión estatal de los archivos en la localidad dentro del ámbito de sus tareas y competencias; Garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo autoridad de gestión de acuerdo con las regulaciones legales durante el proceso de reestructuración organizacional. Emitir con urgencia la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión estatal del trabajo documental y de archivos.

Al mismo tiempo, es necesario elaborar un plan para reorganizar los archivos históricos del Estado a nivel provincial en el Proyecto de ordenamiento y reorganización de las unidades administrativas a todos los niveles y construir un modelo de organización de gobierno local de dos niveles, presentarlo a las autoridades competentes para su evaluación e implementación.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario emitir con prontitud un documento en el que se estipule la lista de códigos de identificación de los documentos, registros y símbolos de texto de las nuevas agencias y organizaciones bajo gestión; Ordenar al jefe del nuevo organismo u organización que reciba los documentos y bases de datos bajo su autoridad de gestión; El jefe de la nueva unidad administrativa de base recibe los documentos en las salas y almacenes del área de gestión a cargo temporalmente del Archivo Histórico Provincial.

Al mismo tiempo, es necesario orientar a la unidad que gestiona y opera el Sistema para que implemente soluciones técnicas que aseguren la continuidad y continuación de las actividades de emisión de documentos y liquidación de trabajos de los organismos y organizaciones bajo su gestión.

El Ministerio del Interior propuso fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del sistema político (foto: VNA)

Emitir un plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial

Para el Departamento del Interior, el Despacho Oficial solicita al Presidente del Comité Popular Provincial que emita una Directiva sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local; Emitir un plan para implementar la directiva del Presidente del Comité Popular Provincial.

Al mismo tiempo, encomendar al Archivo Histórico Provincial la tarea de asignar funcionarios para organizar grupos de trabajo a las agencias, organismos y unidades para recibir, coordinar la conservación in situ de los documentos y delimitar la base de datos documental en el Sistema; Ordenar a los Archivos Históricos Provinciales que tomen de manera proactiva medidas para recopilar registros preservados de forma permanente que hayan sido completamente editados en agencias y organizaciones que son fuentes de documentos presentados a los Archivos Históricos Provinciales.

Al mismo tiempo, se recomienda al Presidente del Comité Popular Provincial organizar recursos suficientes para garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos en salas y almacenes que han sido confirmados y sellados por los Archivos Históricos Provinciales hasta que sean entregados a la agencia u organización de gestión responsable después de que el aparato se reorganice.

Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario informar rápidamente al Presidente del Comité Popular Provincial para que emita una lista de códigos de identificación para documentos, registros y símbolos de texto de las agencias y organizaciones formadas después del arreglo organizativo dentro del ámbito de gestión; Presentar al Comité Popular Provincial el proyecto de gestión y manejo de los documentos de los organismos y organizaciones antes de reorganizar el aparato; Coordinar con la unidad de gestión y operación del sistema para desarrollar un plan de entrega, integrar documentos y bases de datos de documentos en el Sistema.

Confirmar la entrega de documentos y bases de datos documentales de agencias y organizaciones antes de reestructurar el aparato.

Para los archivos históricos provinciales, el Ministerio del Interior propone organizar funcionarios que orienten el recuento, ordenamiento, embalaje, sellado, confirmación del volumen y estado de los documentos en papel y documentos en otros soportes de información (si los hay), recepción y coordinación de la conservación in situ o la conservación centralizada temporal de documentos de agencias y organizaciones; Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema para determinar el número de documentos digitales y delimitar la base de datos documental en el Sistema de cada dependencia, organización y unidad administrativa.

Estadísticas de todos los documentos y bases de datos documentales actualmente conservados en el Archivo Histórico Provincial; Continuar garantizando la seguridad, integridad y usabilidad de los documentos y bases de datos de documentos en el Archivo Histórico Provincial hasta que sean entregados a los organismos y organizaciones competentes después de que se reorganice la estructura organizativa. Sintetizar la cantidad, estado de los documentos, base de datos de documentos e informar al Departamento del Interior para que informe al Ministerio del Interior.

Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario: organizar y confirmar rápidamente la entrega de documentos y bases de datos de documentos de agencias y organizaciones antes del arreglo organizativo a la agencia u organización de gestión competente después del arreglo organizativo; Asesorar al Departamento del Interior para desarrollar planes y proyectos para administrar y procesar los documentos y bases de datos de agencias y organizaciones que hayan sido analizados estadísticamente antes de reorganizar el aparato.

Al mismo tiempo, coordinar con los organismos y organizaciones pertinentes para organizar la ejecución de proyectos y planes para gestionar y procesar las operaciones comerciales de los documentos y bases de datos que se han compilado estadísticamente antes de reorganizar el aparato; Recopilar registros de conservación permanente que hayan sido previamente editados en su totalidad en agencias y organizaciones que son fuente de los documentos presentados al Archivo Histórico Provincial.

Regístrese para abrir nuevas cuentas o reabrirlas para organizaciones, líderes y empleados.

También en este Despacho Oficial, el Ministerio del Interior requiere que los jefes de agencias, organizaciones y presidentes de comités populares de distrito y comuna sean responsables de garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo su autoridad de gestión de acuerdo con las regulaciones legales durante todo el proceso de reestructuración del aparato hasta que los documentos y bases de datos de documentos sean entregados a los archivos históricos provinciales y a las agencias y organizaciones competentes después de la reestructuración del aparato.

Al mismo tiempo, ordenar a las unidades y a los individuos que compilen y empaqueten registros y documentos sobre trabajos completados y registros y documentos sobre trabajos no terminados; Asignar unidades e individuos para sintetizar y hacer una lista del trabajo inconcluso de agencias y organizaciones; Hay registros y documentos adjuntos, empaquetados por separado y enviados al Archivo de la agencia.

Dirigir los archivos del organismo de estadística, empaquetar los documentos en los archivos y orientar a las unidades e individuos para compilar y empaquetar los registros y documentos no presentados en los archivos; Recibir registros y documentos de unidades e individuos y reunirlos en salas y almacenes para su almacenamiento centralizado. Al mismo tiempo, disponer del almacén, el equipo y los recursos humanos necesarios para proteger y conservar de forma segura los documentos hasta que sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de reorganizar el aparato.

El Presidente del Comité Popular del Distrito encarga al Departamento del Interior que asesore sobre la organización de almacenes y equipos necesarios para reunir y conservar de forma segura los documentos de las agencias especializadas bajo el Comité Popular del Distrito; Disponer que las fuerzas de seguridad protejan los documentos hasta que sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de reorganizar el aparato.

Inmediatamente después de concluido el arreglo organizativo, el jefe del nuevo organismo, organización o unidad administrativa debe ordenar con prontitud el registro de apertura o reapertura de cuentas para la organización, líder u oficina de documentos en el Sistema para asegurar la emisión y recepción de documentos; Registro para la emisión de sellos y certificados de firma digital para el servicio público especializado de acuerdo a la normativa...

Estadística, sellado y custodia de documentos

Para los archivos de las agencias, el Ministerio del Interior requiere que el departamento de archivos de la agencia o la persona asignada para archivar en la agencia, organización o unidad guíe a las unidades e individuos para recopilar, empaquetar documentos y archivos y entregarlos a la sala o almacén para su almacenamiento centralizado con anticipación; Preparar los almacenes y las condiciones necesarias para conservar de forma segura los documentos recibidos de las unidades y de los individuos; Recoger, sellar y conservar de forma segura los documentos en la oficina o almacén de almacenamiento del organismo u organización hasta que sean entregados al Archivo Histórico Provincial o al organismo u organización competente luego de reorganizada la estructura organizativa.

Al mismo tiempo, coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema Estadístico para confirmar el número de documentos y bases de datos documentales de los organismos y organizaciones del Sistema; Recibir y conservar por separado los registros y documentos de los trabajos inconclusos de acuerdo a la lista; Archivar o compilar, empaquetar por separado los registros de preservación permanente que hayan sido completamente editados con anterioridad.

Entregue los documentos empaquetados y la lista de trabajos sin terminar en su estado original.

Para los funcionarios, empleados públicos y trabajadores, el Ministerio del Interior exige estadísticas y empaquetado de registros y documentos sobre trabajos realizados e inacabados. Para trabajos no terminados, es necesario hacer una lista y dejar claramente establecido el nombre del trabajo, el nombre de la persona asignada para manejarlo, la cantidad de documentos disponibles y la fecha límite para manejarlo (si la hay).

Entregar el estado original de los archivos, documentos empaquetados y la lista de trabajos inconclusos en el Sistema al archivo de la agencia o unidad, o al individuo responsable de recolectar los documentos durante el proceso de organización del aparato.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario coordinar rápidamente con los Archivos de la Agencia y la unidad que administra y opera el Sistema para entregar los registros y documentos sobre trabajos inconclusos a la unidad o persona responsable de continuar con su manejo.

Cierre de cuentas de organizaciones e individuos para agencias y organizaciones que han cesado sus operaciones

Para la unidad encargada de la gestión y operación del Sistema, el Ministerio del Interior requiere identificar y delimitar el alcance de los documentos y bases de datos documentales del Sistema de acuerdo a cada cuenta del organismo, organización e individuo. Con base en la lista de trabajos pendientes, determine el alcance de los datos y haga una lista de cuentas de organizaciones e individuos con trabajos pendientes; Prepare el plan de entrega cuando se le indique.

Al mismo tiempo, recopilar estadísticas e informar al Comité Popular Provincial y al Departamento del Interior sobre el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos que se utilizan actualmente en el Sistema para servir como base para establecer los códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos de las agencias y organizaciones después de que la estructura organizativa se reorganice de manera unificada y sincronizada, evitando la duplicación.

Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario cerrar rápidamente las cuentas de las organizaciones e individuos de las agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se toma la decisión sobre el arreglo organizativo; Al mismo tiempo, abrir cuentas para nuevas agencias, organizaciones e individuos, asegurando la conexión con documentos y bases de datos de documentos previamente relacionados.

En particular, el Ministerio del Interior propone tener un plan para utilizar los documentos y bases de datos de documentos del Sistema para atender las necesidades urgentes de agencias, organizaciones e individuos durante el proceso de reestructuración del aparato.

Fuente: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html