Sagen Sie Besprechungen ab, um die Ermüdung der Mitarbeiter zu verringern

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Der Amerikaner Joshua Zerkel glaubte, mit seinem vollgepackten wöchentlichen Meeting-Terminplan am Limit zu sein.

„Ich könnte weinen, wenn ich mir meinen Besprechungsplan anschaue“, sagt der Marketingdirektor des Unternehmens für Unternehmensmanagement-Apps Asana. Die aufeinanderfolgenden Meetings erschwerten ihm die Erledigung seiner Arbeit.

Das Unternehmen nahm Zerkels wachsende Besorgnis zur Kenntnis und schlug vor, die regulären Treffen vorübergehend abzusagen. Sie nennen es Meetings Doomsday .

„Ich denke, es wird besser“, sagte Zerkel.

Abbildung: Washington Post — Abbildung: *Washington Post*

Viele Büroangestellte sind mit einer Überlastung durch Meetings konfrontiert. Eine neue Studie von Microsoft zeigt, dass 68 % der Menschen angeben, bei der Arbeit unterbrochen zu werden und aufgrund zu vieler Meetings nicht genügend Zeit zu haben, sich zu konzentrieren.

Um mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, veranstalten Unternehmen während Covid-19 mehr Meetings. Auch vier Jahre später ist diese Praxis noch immer aktuell, doch die Unternehmen beginnen langsam, ihre Meeting-Kultur zu überdenken. Sie reduzieren die Anzahl der Meetings, um die Produktivität zu steigern und das Burnout der Mitarbeiter zu verringern.

„Es besteht ein großes Interesse an Bürobesprechungen“, sagt Steven Rogelberg, Professor an der University of North Carolina.

Zerkels neunköpfiges Team strich die Mittwochsbesprechungen aus seinem Terminplan und sparte so elf Stunden pro Monat. Anschließend wurden Doomsday-Meetings mit 60 Personen durchgeführt, was das Unternehmen zu der Entscheidung veranlasste, ein Handbuch einzuführen, das die Abteilungen anweist, die Anzahl der Meetings nach Bedarf zu reduzieren.

„Wir ändern den Zeitplan und die Struktur unserer Meetings sorgfältig“, sagt Rebecca Hinds, Leiterin der strategischen Forschung bei Asana. „Das Unternehmen hat Meetings abgesagt, die wenig Inhalt hatten.“ Gleichzeitig ermutigen Führungskräfte ihre Mitarbeiter auch, Besprechungen abzulehnen, die keinen Mehrwert bieten.

Ende Januar forderte die E-Commerce-Plattform Shopify ihre Mitarbeiter auf, alle Meetings für zwei Wochen abzusagen. Bis Juli sollen die Mitarbeiter ihre Meetings um 14 % und bis zum Jahresende um 18 % reduzieren.

Letztes Jahr verzichtete das Softwareunternehmen Techsmith einen Monat lang auf Meetings und entschied sich für Text- oder Video-Meetings. Interne Umfragen zeigen, dass 15 % der Mitarbeiter produktiver sind und 85 % Meetings nennen, die sie auslassen oder verkürzen würden. Gleichzeitig wurde auch die Teilnehmerzahl reduziert.

„Wir schützen die Energie unserer Mitarbeiter, damit sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen können“, sagt CEO Wendy Hamilton.

Die Automatisierungsplattform Zapier hat eine „Fokuswoche“-Richtlinie für Mitarbeiter eingeführt. Jeder setzt sich Ziele und priorisiert die Arbeit für die Woche. Sie verhindern zwar nicht alle Meetings, raten aber zu deren Vermeidung, wenn diese nicht notwendig ist.

Laut einer Umfrage von Brandon Sammut, Personalleiter bei Zapier, geben 80 % der Mitarbeiter an, ihre Ziele erreicht zu haben.

Die App zur Personalorganisation Slack führte außerdem Summer Focus Fridays und Innovation Weeks ein, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in konzentrierten, ungestörten Sitzungen zu arbeiten.

Sie experimentierten damit, die Anzahl der Meetings um 50 % zu kürzen und mehr Ausfallzeiten zu fördern. Slack nutzt KI, um wichtige Inhalte zusammenzufassen, sodass Mitarbeiter Meetings überspringen können.

Allerdings bringt dieser Wandel auch viele Herausforderungen mit sich. In manchen Fällen bedeuten weniger Meetings auch weniger Möglichkeiten, von anderen zu lernen und zu beobachten.

Professor Rogelberg ist davon überzeugt, dass eine Strategie zur Reduzierung der Anzahl an Meetings dann wirksam sein wird, wenn sie die gesamte Abteilung erreicht. Führungskräfte sind für die Planung und Ermutigung anderer zur Teilnahme verantwortlich, während Mitarbeiter ihre eigenen Ziele entwickeln müssen. „Diese Kombination wird dafür sorgen, dass sie bei kulturellen Veränderungen keinen Schock erleiden“, sagt er.

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