Отменяйте встречи, чтобы снизить утомляемость сотрудников

Американец Джошуа Зеркель посчитал, что достиг своего предела с его плотным графиком еженедельных встреч.

«Мне хочется плакать, когда я смотрю на свое расписание встреч», — говорит директор по маркетингу компании Asana, разрабатывающей приложения для управления бизнесом. Из-за частых встреч ему было трудно выполнять работу.

Компания отметила растущую обеспокоенность Церкеля и предложила временно отменить регулярные встречи. Они называют это Судным днем встреч .

«Я думаю, что дела идут на поправку», — сказал Церкель.

Иллюстрация: Washington Post — Иллюстрация: *Washington Post*

Перегрузка совещаниями — проблема, с которой сталкиваются многие офисные работники. Новое исследование, опубликованное Microsoft, показывает, что 68% людей утверждают, что их отвлекают на работе и у них нет времени сосредоточиться из-за слишком большого количества встреч.

Компании увеличивают количество встреч во время пандемии COVID-19, чтобы поддерживать связь с сотрудниками. Эта практика сохраняется и четыре года спустя, но компании постепенно пересматривают свою культуру проведения совещаний. Они сокращают количество совещаний, чтобы повысить производительность и снизить выгорание сотрудников.

«Интерес к офисным встречам очень высок», — говорит Стивен Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины.

Команда Зеркеля из девяти человек исключила из своего расписания встречи по средам, что позволило сэкономить 11 часов в месяц. Затем были внедрены встречи Судного дня с 60 людьми, в результате чего компания приняла решение внедрить руководство, предписывающее отделам сокращать количество совещаний по мере необходимости.

«Мы осторожно меняем график и структуру наших встреч», — говорит Ребекка Хайндс, руководитель отдела стратегических исследований Asana. «Компания отменила встречи, которые были малосодержательными». В то же время руководители также призывают людей отказываться от встреч, которые не представляют ценности.

В конце января платформа электронной коммерции Shopify попросила сотрудников отменить все встречи на две недели. Ожидается, что к июлю сотрудники сократят количество совещаний на 14%, а к концу года — на 18%.

В прошлом году компания-разработчик программного обеспечения Techsmith целый месяц не проводила встреч, отдавая предпочтение текстовым и видеокоммуникациям. Внутренние опросы показывают, что 15% сотрудников стали более продуктивными, а 85% называют совещания, которые они бы пропустили или сократили. В то же время сократилось и количество участников.

«Мы защищаем энергию наших сотрудников, чтобы они могли работать максимально эффективно», — говорит генеральный директор Венди Гамильтон.

Платформа автоматизации Zapier внедрила политику «недели фокусировки» для сотрудников. Каждый человек ставит цели и расставляет приоритеты в работе на неделю. Они не исключают встречи полностью, но поощряют избегать их, если в этом нет необходимости.

По данным опроса, проведенного Брэндоном Сэммутом, директором по персоналу компании Zapier, 80% сотрудников утверждают, что достигли своих целей.

Приложение для организации труда Slack также запустило летние пятницы фокуса и недели инноваций , которые позволяют сотрудникам работать в ходе целенаправленных, непрерывных сессий.

Они экспериментировали, сокращая совещания на 50% и поощряя больше времени на отдых. Slack использует ИИ для обобщения ключевого контента, чтобы сотрудники могли пропускать встречи.

Однако это изменение также влечет за собой множество проблем. В некоторых случаях сокращение количества встреч означает сокращение возможностей учиться и наблюдать за другими.

Профессор Рогельберг считает, что стратегия сокращения количества совещаний будет эффективной, если она охватит весь отдел. Руководители несут ответственность за планирование и поощрение других к участию, в то время как сотрудники должны разрабатывать собственные цели. «Такое сочетание позволит им не испытывать шока при столкновении с изменениями в культуре», — говорит он.

Зеркель благодарен компании за новый график. «Они смелы и решительны в своих намерениях перемен», — сказал он.

Нгок Нган (по данным Washington Post )

Источник