Il existe des documents qui n’ont plus besoin d’être notariés.

Image dans un bureau de notaire à Hanoi. Photo : Reporter Group

Authentification redondante des documents personnels

S'exprimant lors de la séance de discussion de groupe sur le projet de loi sur la notarisation (amendée) en 2024, le président To Lam (aujourd'hui secrétaire général) a ordonné une fois que la loi sur la notarisation (amendée) stipule dans quels cas la notarisation est requise, et non qu'une agence ou un fonctionnaire établisse des procédures pour forcer les gens à faire notarier. La notarisation doit servir le peuple, il est nécessaire de définir clairement ce qu'est la notarisation et la notarisation doit être précise ; Dans le même temps, il faut promouvoir la réforme administrative.

La réforme des procédures administratives vise à réduire ces formalités, et donc naturellement la notarisation. Par exemple, auparavant, nous devions photocopier notre acte de naissance et le faire certifier par un notaire. Mais maintenant que nous n'avons plus d'actes de naissance papier, comment pouvons-nous les certifier ? a souligné le Secrétaire général.

Les observations réelles des journalistes du journal Lao Dong ces derniers jours montrent également qu'avec le développement de la transformation numérique, les activités de notarisation révèlent de nombreuses lacunes.

Mme Nguyen Thi Van Anh (district de Cau Giay, Hanoi) a déclaré qu'il y a quelques mois à peine, lors de sa candidature à un emploi, l'unité de recrutement lui demandait encore de notarier toutes sortes de documents tels que : carte d'identité de citoyen, diplôme universitaire, relevé de notes du lycée. Certains endroits disent que si vous n'avez pas votre pièce d'identité notariée, vous pouvez faire notarier votre permis de conduire.

« Je pense que maintenant qu'il existe un système de données électroniques, ces procédures devraient être simplifiées. Si nécessaire, les gens peuvent consulter les documents, mais il n'est pas nécessaire que tout soit notarié », a déclaré Mme Van Anh.

Selon les recherches du journaliste, la notarisation et la certification des contrats et des documents prennent actuellement non seulement du temps, mais entraînent également des coûts importants pour les gens.

Selon la circulaire n° 257/2016/TT-BTC, les frais de notarisation pour les contrats de vente et d'achat de biens immobiliers d'une valeur comprise entre 1 et 3 milliards de VND sont de 1 million de VND plus 0,06 % de la valeur dépassant 1 milliard de VND. Si la propriété vaut 5 milliards de VND, les frais de notaire peuvent atteindre plus de 3 millions de VND pour un contrat.

Des procédures supplémentaires telles que la certification de copies à partir de l'original (2 000 VND/première page, 1 000 VND à partir de la troisième page) ou la certification de signatures (10 000 VND/fois) augmentent également le coût.

Plus important encore, le processus de notarisation actuel nécessite toujours que les gens viennent en personne, attendent un numéro de file d'attente, vérifient les documents, impriment les documents... L'ensemble du processus prend également beaucoup de temps, sans parler des cas où il faut faire de nombreux allers-retours en raison de documents manquants ou de documents nécessitant une vérification supplémentaire.

Racontant l'histoire du temps qu'il a fallu pour notarier une carte SIM de téléphone pour une entreprise, M. Bui Dinh Ung (district de Long Bien, Hanoi) a déclaré franchement : Il y a des choses qui n'ont pas nécessairement besoin d'être notariées !

Pour effectuer la procédure, M. Ung a déclaré que le certificat d'enregistrement de l'entreprise doit être notarié. Il convient de mentionner que lorsque je me suis rendu à l'unité des télécommunications pour effectuer la procédure, j'ai présenté l'original accompagné d'une copie notariée, mais j'ai été rejeté car la notarisation était en retard (plus de 6 mois).

« La loi sur la notarisation stipule qu'une copie notariée a la même valeur que l'original. Lorsqu'on demande pourquoi il existe encore un délai pour causer des ennuis, la réponse est que c'est dû à la réglementation de l'agence », a confié M. Ung.

Il a ajouté qu'actuellement, il existe de nombreuses procédures pour faire des demandes d'électricité et d'eau, ou pour postuler à des emplois dans certaines unités qui nécessitent encore la notarisation de documents tels que les cartes d'identité de citoyen, les livrets d'enregistrement des ménages, etc.

Si nous fournissons une copie notariée comme celle-ci, il serait préférable de fournir l'original ou une photocopie afin que les gens puissent comparer. Si nécessaire, le personnel peut la photocopier pour l'archivage. Cela ne permettrait-il pas de gagner du temps ou de réduire les coûts pour les personnes concernées ? - a déclaré cet avocat.

La notarisation n’est pas requise pour tous les documents.

Face aux exigences de notarisation inutiles qui causent des désagréments aux gens, certains avis demandent, selon la réglementation en vigueur, quels documents doivent être notariés ?

S'adressant au journal Lao Dong, l'avocat Nguyen Huy An (Barreau de Hanoi) a déclaré que conformément aux dispositions de la loi sur le notariat de 2014 et de la loi sur le notariat de 2024 (en vigueur à partir du 1er juillet 2025), la notarisation peut être comprise comme un service public effectué par un notaire d'une organisation de pratique notariale pour certifier l'authenticité et la légalité des transactions que la loi exige d'être notariées, ou que les particuliers et les organisations demandent volontairement une notarisation.

Ainsi, la loi ne contient pas de liste de documents qui doivent être notariés, mais uniquement les transactions que la loi stipule devoir être notariées ou les transactions que les gens demandent volontairement notariées.

Selon les recherches du journaliste, la notarisation et la certification des contrats et des documents prennent actuellement non seulement du temps, mais entraînent également des coûts importants pour les gens.

Selon la circulaire n° 257/2016/TT-BTC, les frais de notarisation pour les contrats de vente et d'achat de biens immobiliers d'une valeur comprise entre 1 et 3 milliards de VND sont de 1 million de VND plus 0,06 % de la valeur dépassant 1 milliard de VND. Si la propriété vaut 5 milliards de VND, les frais de notaire peuvent atteindre plus de 3 millions de VND pour un contrat.

Des procédures supplémentaires telles que la certification de copies à partir de l'original (2 000 VND/première page, 1 000 VND à partir de la troisième page) ou la certification de signatures (10 000 VND/fois) augmentent également le coût.

Plus important encore, le processus de notarisation actuel nécessite toujours que les gens viennent en personne, attendent un numéro de file d'attente, vérifient les documents, impriment les documents... L'ensemble du processus prend également beaucoup de temps, sans parler des cas où il faut faire de nombreux allers-retours en raison de documents manquants ou de documents nécessitant une vérification supplémentaire.

Racontant l'histoire du temps qu'il a fallu pour notarier une carte SIM de téléphone pour une entreprise, M. Bui Dinh Ung (district de Long Bien, Hanoi) a déclaré franchement : Il y a des choses qui n'ont pas nécessairement besoin d'être notariées !

Pour effectuer la procédure, M. Ung a déclaré que le certificat d'enregistrement de l'entreprise doit être notarié. Il convient de mentionner que lorsque je me suis rendu à l'unité des télécommunications pour effectuer la procédure, j'ai présenté l'original accompagné d'une copie notariée, mais j'ai été rejeté car la notarisation était en retard (plus de 6 mois).

« La loi sur la notarisation stipule qu'une copie notariée a la même valeur que l'original. Lorsqu'on demande pourquoi il existe encore un délai pour causer des ennuis, la réponse est que c'est dû à la réglementation de l'agence », a confié M. Ung.

Il a ajouté qu'actuellement, il existe de nombreuses procédures pour faire des demandes d'électricité et d'eau, ou pour postuler à des emplois dans certaines unités qui nécessitent encore la notarisation de documents tels que les cartes d'identité de citoyen, les livrets d'enregistrement des ménages, etc.

Si nous fournissons une copie notariée comme celle-ci, il serait préférable de fournir l'original ou une photocopie afin que les gens puissent comparer. Si nécessaire, le personnel peut la photocopier pour l'archivage. Cela ne permettrait-il pas de gagner du temps ou de réduire les coûts pour les personnes concernées ? - a déclaré cet avocat.

La notarisation n’est pas requise pour tous les documents.

Face aux exigences de notarisation inutiles qui causent des désagréments aux gens, certains avis demandent, selon la réglementation en vigueur, quels documents doivent être notariés ?

S'adressant au journal Lao Dong, l'avocat Nguyen Huy An (Barreau de Hanoi) a déclaré que conformément aux dispositions de la loi sur le notariat de 2014 et de la loi sur le notariat de 2024 (en vigueur à partir du 1er juillet 2025), la notarisation peut être comprise comme un service public effectué par un notaire d'une organisation de pratique notariale pour certifier l'authenticité et la légalité des transactions que la loi exige d'être notariées, ou que les particuliers et les organisations demandent volontairement une notarisation.

Ainsi, la loi ne contient pas de liste de documents qui doivent être notariés, mais uniquement les transactions que la loi stipule devoir être notariées ou les transactions que les gens demandent volontairement notariées.

L’application des technologies de l’information est encore très limitée.

Le ministère de la Justice a déclaré qu’actuellement, l’application des technologies de l’information (TI) dans les activités de notarisation est encore très limitée ; La transformation numérique et l’application des technologies de l’information dans les activités notariales ne sont pas encore proportionnelles au développement de la profession notariale, et il n’existe pas de base de données du ministère de la Justice sur la notarisation.
Outre la base de données notariale, les activités d'application informatique dans les organisations notariales sont pour la plupart spontanées. Il n’existe pas de solution véritablement efficace pour les activités de notarisation.
Le ministère de la Justice a notamment déclaré que le manque de connexion entre la base de données notariale et les données des secteurs connexes est l'une des raisons qui a créé des failles juridiques pour les fraudeurs dans les activités notariales, provoquant l'insécurité et le désordre social.

Selon laodong.vn

Source : https://baodanang.vn/xa-hoi/202504/co-nhung-giay-to-khong-con-nhat-thiet-phai-cong-chung-4003199/