El estadounidense Joshua Zerkel pensó que había llegado a su límite con su apretada agenda de reuniones semanales.
“Quiero llorar cuando miro mi agenda de reuniones”, dice el director de marketing de la empresa de aplicaciones de gestión empresarial Asana. Las reuniones consecutivas le dificultaban realizar su trabajo.
Las crecientes preocupaciones de Zerkel fueron notadas por la empresa, que propuso cancelar temporalmente las reuniones regulares. Lo llaman reuniones del fin del mundo .
"Creo que las cosas están mejorando", dijo Zerkel.
Ilustración: Washington Post
La sobrecarga de reuniones es un problema al que se enfrentan muchos trabajadores de oficina. Un nuevo estudio publicado por Microsoft muestra que el 68% de las personas afirman que sufren interrupciones en el trabajo y no tienen tiempo suficiente para concentrarse debido a demasiadas reuniones.
Las empresas están aumentando las reuniones durante el Covid-19 para mantenerse conectadas con los empleados. La práctica continúa cuatro años después, pero las empresas están repensando lentamente su cultura de reuniones. Reducen las reuniones para aumentar la productividad y reducir el agotamiento de los empleados.
“Hay un alto nivel de interés en las reuniones de oficina”, dice Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte.
El equipo de nueve personas de Zerkel eliminó las reuniones de los miércoles de sus agendas, ahorrándose 11 horas al mes. Luego, se implementaron las Reuniones del Juicio Final con 60 personas, lo que provocó que la empresa decidiera implementar un manual que instruyera a los departamentos a reducir las reuniones según fuera necesario.
“Cambiamos cuidadosamente el cronograma y la estructura de nuestras reuniones”, dice Rebecca Hinds, directora de investigación estratégica de Asana. “La empresa canceló reuniones que tenían poco contenido”. Al mismo tiempo, los líderes también alientan a las personas a rechazar reuniones que no sean valiosas.
A fines de enero, la plataforma de comercio electrónico Shopify pidió a sus empleados que cancelaran todas las reuniones durante dos semanas. Se espera que para julio los empleados reduzcan las reuniones en un 14% y para finales de año en un 18%.
El año pasado, la empresa de software Techsmith pasó un mes sin reuniones y optó por el texto o el vídeo. Las encuestas internas muestran que el 15% de los empleados son más productivos y el 85% identifica reuniones que omitiría o acortaría. Al mismo tiempo también se redujo el número de participantes.
“Protegemos la energía de nuestros empleados para que puedan hacer su mejor trabajo”, afirma la directora ejecutiva Wendy Hamilton.
La plataforma de automatización Zapier ha adoptado una política de "semana de enfoque" para los empleados. Cada persona establece metas y prioriza el trabajo para la semana. No eliminan las reuniones por completo, pero fomentan que se eviten cuando no son necesarias.
El 80% de los empleados afirman haber logrado sus objetivos, según una encuesta realizada por Brandon Sammut, director de personas en Zapier.
La aplicación de organización de la fuerza laboral Slack también lanzó Summer Focus Fridays y Innovation Weeks que permiten a los empleados trabajar en sesiones concentradas e ininterrumpidas.
Experimentaron con reducir las reuniones en un 50% y fomentar más tiempo de inactividad. Slack usa IA para resumir contenido clave para que los empleados puedan saltarse las reuniones.
Sin embargo, este cambio también trae consigo muchos desafíos. En algunos casos, la reducción de las reuniones implica menos oportunidades de aprender y observar a los demás.
El profesor Rogelberg cree que una estrategia de reducción de reuniones será efectiva si alcanza a todo el departamento. Los líderes son responsables de planificar y motivar a otros a participar, mientras que los empleados deben desarrollar sus propios objetivos. “La combinación evitará que se sorprendan al encontrarse con cambios culturales”, afirma.
Zerkel se siente agradecido con la empresa por el nuevo horario. “Son valientes y decididos a afrontar el cambio”, afirmó.
Ngoc Ngan (según el Washington Post )
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