Mi jefe compra facturas para pagar gastos externos. ¿Hay algún riesgo?

El equipo de ventas de mi empresa va a comprar suministros o gastos de negocio... especializándose en comprar facturas para llenar registros de pagos.

Muchas veces los vendedores compran facturas para llenar registros de pago, la contabilidad también es impotente. Vaya a la oficina de impuestos para explicar el problema del pegamento en aerosol.

Al principio, el control estaba bien porque el proveedor de la factura todavía estaba operando. Unos años después, dejaron la dirección. Ahora la liquidación fiscal exige la retirada de la factura y una multa. Explicarle esto al funcionario de Hacienda es muy difícil .

Una serie de opiniones de empresas participantes en el seminario sobre riesgos financieros y contables celebrado en la tarde del 19 de noviembre, mostraron que muchas empresas aún no son plenamente conscientes de los riesgos potenciales en la compra y venta de facturas.

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Las empresas pueden comprobar la legalidad de las facturas consultándolas en el sitio web del Departamento de Impuestos. Foto: Binh Minh

Con 15 años de experiencia en el campo de la contabilidad y los impuestos, la Sra. Dinh Thi Huyen, directora de Savitax Tax Consulting JSC, ha sido testigo de muchos casos desafortunados.

Recientemente, una empresa dedicada a la instalación de ascensores, tras una inspección de las autoridades fiscales, descubrió una gran cantidad de facturas dudosas. El director explicó que la empresa, ubicada en Ciudad Ho Chi Minh, realizó un proyecto en Hanói entre 2020 y 2021. Tuvieron que contratar a un grupo de personas en Hanói para realizar pequeñas tareas. Este grupo no tenía personalidad jurídica, por lo que no podía emitir facturas, así que tomó facturas de otras empresas y las envió para su cobro. Actualmente, el director no puede contactar con estos colaboradores ni sabe qué empresa emitió las facturas. Si bien es cierto que los costos reales incurridos en la empresa son reales, afirmó la Sra. Huyen.

Otro caso común, según la Sra. Huyen, es que el equipo de ventas sale a trabajar fuera, compra productos baratos sin facturas ni documentos, luego va a comprar facturas de otras unidades y las lleva de vuelta al departamento de contabilidad para el pago. Sin herramientas de control de facturas, es difícil para los contadores saber si esta factura proviene de una red comercial de facturas o no.

Cabe señalar que, en el contexto de un gran número de empresas y un número reducido de funcionarios fiscales, muchas empresas tienen que esperar entre 5 y 7 años para ser citadas a pagar impuestos. Recientemente, una empresa ha recibido un aviso de la autoridad fiscal solicitándole preparar documentos del año 2019 al 2023.

Solo cuando intervinieron las autoridades fiscales, muchas empresas "cayeron en picado" al darse cuenta de que estaban utilizando facturas ilegales, con numerosas consecuencias acumuladas. Además de no poder deducir el impuesto al valor agregado debido a facturas inválidas, las empresas también son multadas y deben pagar una compensación por los montos relacionados con estas facturas inválidas.

Desde finales de 2023 hasta la fecha, la autoridad fiscal ha emitido una serie de comunicados oficiales sobre empresas que utilizan facturas ilegales, y muchos contables han tenido que explicarlo. Muchos empresarios han tenido que pagar grandes sumas de dinero para gestionar facturas ilegales utilizadas en el proceso contable. Es desgarrador cuando un contable tiene problemas con la ley al gestionar facturas para empresas, comentó la Sra. Huyen.

Si bien aún hay muchas empresas que se ganan la vida comprando y vendiendo facturas, que pueden operar solo por un corto tiempo, para reducir el riesgo de liquidación de impuestos más adelante, la Sra. Huyen recomienda que las empresas controlen cuidadosamente las facturas de entrada.

Las empresas pueden comprobar la legalidad de las facturas consultando el sitio web de la autoridad fiscal y comparándolo con la lista de empresas con riesgos en las facturas publicada por el Departamento General de Impuestos; O utilice un software de procesamiento de facturas de entrada con función de advertencia de riesgo de factura.

De acuerdo a la normativa vigente, se consideran facturas y documentos inválidos: Borrados o modificados hasta perder su autenticidad; No conforme a la normativa, sin firma ni sello del vendedor; Información insuficiente sobre el comprador, el vendedor, el artículo, la cantidad, el precio unitario…; Factura falsa, sin transacción real.