„Doppelter“ Nutzen durch den Einsatz von Technologie im Personalmanagement

Technologiesoftware hilft vielen Unternehmen dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren, die Arbeitsproduktivität zu verbessern und Fehler im Personalmanagement zu minimieren.

Eines der führenden Unternehmen in Thanh Hoa, das Technologie im Personalmanagement anwendet, ist die Momkid Vietnam Joint Stock Company – ein Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Produkten für Mütter und Babys mit der JimTo-Ladenkette in Thanh Hoa City spezialisiert hat. Durch Investitionen in Technologie konnte das Unternehmen nicht nur seine Arbeitsleistung verbessern, sondern auch ein angenehmes Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter schaffen.

Vor dem Einsatz der Technologie wurde der Personalverwaltungsprozess bei Momkid Vietnam größtenteils manuell durchgeführt. Jeden Morgen müssen sich die Mitarbeiter in den JimTo-Filialen mit einem Notizbuch oder über einen Manager melden, und am Ende des Monats muss die Buchhaltungsabteilung die Daten aus den Filialen zusammenstellen, um die Gehälter zu berechnen. Dieser Vorgang ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und verringert die Transparenz bei der Zeiterfassung. Angesichts der oben genannten Einschränkungen beschloss Momkid Vietnam, ab Mitte 2022 in ein Zeiterfassungssystem mit Gesichtserkennung (Face ID) und in eine Personalmanagementsoftware zu investieren, die auf einer digitalen Plattform integriert ist. Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Account, um sich im Geschäft per QR-Code oder Gesichtserkennung anzumelden. Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert und mit dem System des Unternehmens synchronisiert, sodass die Überwachung und Verwaltung für die Personalabteilung vereinfacht wird. Durch die automatische Zeiterfassung konnte die Bearbeitungszeit für die Personalabteilung deutlich verkürzt werden. Noch wichtiger ist, dass Mitarbeiter ihre Arbeitstage direkt in der Telefon-App verfolgen können, ohne bis zum Monatsende warten zu müssen. Dadurch werden nicht nur Fehler bei der Zeiterfassung reduziert, sondern auch die Transparenz erhöht und die Mitarbeiter können beruhigt sein.

Frau Nguyen Thanh Ngoc, Mitarbeiterin im JimTo-Geschäft in der Filiale Le Lai im Bezirk Dong Son (Stadt Thanh Hoa), berichtet: „Früher musste ich jedes Mal, wenn es Zeit für die Gehaltsabrechnung war, die Anzahl der Arbeitstage überprüfen und vergleichen. Bei Fehlern musste ich den Manager kontaktieren. Jetzt kann ich die Anzahl der Arbeitstage sofort sehen, indem ich einfach die App öffne. Das gibt mir mehr Sicherheit, weil alles transparent und korrekt ist.“

Das automatische Zeiterfassungssystem hilft den Mitarbeitern nicht nur dabei, bei der Arbeit proaktiver zu sein, sondern bietet auch den Unternehmern große Vorteile. Dank des Einsatzes digitaler Technologie kann die Führung von Momkid Vietnam die Personalsituation aus der Ferne überwachen, ohne direkt in jede Filiale gehen zu müssen. Dies spart dem Management Zeit und verbessert die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen.

Nicht nur Momkid Vietnam, sondern auch viele andere Unternehmen in Thanh Hoa setzen Technologie aktiv im Personalmanagement ein. Die Truong Thang Garment Export Company (Nong Cong) hat ein ERP-System eingeführt, das dabei hilft, Arbeitspläne automatisch zu verfolgen, die Produktivität zu bewerten und Gehälter zu berechnen. Die Lam Son Sugarcane Joint Stock Company (Tho Xuan) investierte außerdem in HRM-Software, um die Personalressourcen aus der Ferne zu überwachen und die Rekrutierungs- und Schulungsprozesse zu optimieren. Frau Nguyen Thi Quy, stellvertretende Direktorin der Vision Tax Agency Joint Stock Company (Thanh Hoa City), sagte: „Früher mussten wir die Daten manuell erfassen, was bei der Gehaltsberechnung und Zeiterfassung fehleranfällig war. Mit der HRM-Software werden jetzt alle Informationen zu Personal, Gehältern und Verträgen automatisch aktualisiert. Dies trägt dazu bei, Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Managementeffizienz zu verbessern.“

Derzeit gibt es auf dem Markt zahlreiche Softwareprogramme zur Unterstützung der Zeiterfassung und des Personalmanagements, wie beispielsweise On People, Face ID oder Zeiterfassungssoftware zur Verwaltung der Produktausgabe. Diese Tools unterstützen Unternehmen bei der effektiven Kontrolle der Arbeitszeit und sorgen für Transparenz bei der Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung. Angesichts der praktischen Vorteile, die die Technologie mit sich bringt, investieren immer mehr Unternehmen mutig in die digitale Transformation ihres Personalmanagements. Laut Statistik setzen derzeit etwa 30 bis 35 % der Unternehmen in der Provinz Thanh Hoa Technologiesoftware im Personalmanagement ein. Diese Systeme helfen Unternehmen nicht nur dabei, die Genauigkeit des Personalmanagements zu erhöhen, sondern automatisieren auch Managementprozesse, aktualisieren Informationen schnell und sparen so Zeit und Betriebskosten.

Trotz der vielen Vorteile bringt der Einsatz von Technologie im Personalmanagement auch einige Herausforderungen mit sich. Tatsächlich gibt es in der Provinz Thanh Hoa derzeit mehr als 21.000 Unternehmen, bei den meisten davon handelt es sich um kleine und mittlere Unternehmen. Die Anwendung digitaler Technologien im Personalmanagement ist aufgrund zahlreicher Faktoren noch immer eingeschränkt, beispielsweise aufgrund anfänglicher Investitionskosten, mangelnder Bereitschaft zur Änderung traditioneller Arbeitsprozesse oder eines Mangels an Personal, das in der Lage ist, digitale Systeme zu bedienen. Durch die rasante Entwicklung technologischer Lösungen können Unternehmen jedoch eine Software auswählen, die ihrer Größe und ihren Anforderungen entspricht. Der Einsatz von Technologie im Personalmanagement hat vielen Unternehmen in Thanh Hoa dabei geholfen, Arbeitsprozesse zu optimieren, Fehler zu minimieren, die Managementeffizienz zu verbessern und ein transparenteres und professionelleres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Technologie wird das Personalmanagement in Zukunft zunehmend automatisiert werden und Unternehmen dabei helfen, die Arbeitsproduktivität zu steigern, Kosten zu sparen und ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu verbessern. Die digitale Transformation im Personalmanagement ist nicht nur ein Trend, sondern auch der Schlüssel für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung im digitalen Zeitalter.

Artikel und Fotos: Chi Pham

Quelle: https://baothanhhoa.vn/loi-ich-kep-tu-ung-dung-cong-nghe-trong-quan-tri-nhan-luc-244655.htm