فوائد نموذج "قاعة الاجتماعات الخالية من الورق" في داك نونغ

[إعلان 1]

ابتداءً من الدورة الخامسة، التي ستقام في ديسمبر 2022، سيقوم مجلس الشعب في بلدية داك ويل (كو جوت)، الفصل الخامس، الفصل 2021-2026، بتنفيذ جلسات بدون ورق. وبناء على ذلك، سيكون بإمكان المندوبين، قبل انعقاد جلسات مجلس الشعب بالبلدية، الاطلاع على الوثائق المتعلقة بالجلسة عبر مجموعة زالو "مندوبو مجلس الشعب".

يتم تنزيل المستندات إلى أجهزة الكمبيوتر والهواتف للبحث والإعداد لضمان متطلبات محتوى الاجتماع. يساعد الوصول إلى المعلومات بهذه الطريقة على نقل مستندات الاجتماع بسرعة، مما يقلل من الوقت وتكاليف طباعة المستندات في المنظمة.

قالت السيدة نجوين ثي ثوين، نائبة رئيس مجلس الشعب في بلدية داك ويل (كو جوت): "في الاجتماعات السابقة، كان إعداد وطباعة الوثائق يتم يدويًا، مما استغرق وقتًا طويلًا وكان مكلفًا، كما حدثت أخطاء في الوثائق أثناء عملية ترتيبها. إن تطبيق الاجتماعات الإلكترونية، باستخدام برنامج زالو لإرسال واستقبال الوثائق، يحقق فوائد عملية عديدة، إذ يوفر التكاليف والوقت اللازم لطباعة وإعداد الوثائق. كما يتوفر للمندوبين الوقت الكافي للبحث عن الوثائق اللازمة لأنشطتهم وحفظها، مما يُسهّل المناقشات وطرح الأسئلة بشكل أفضل في الاجتماعات".

dakwil(1).jpg — نفذ مجلس شعب بلدية داك ويل (كو جوت) اجتماعًا بدون ورق من خلال إرسال المستندات المتعلقة بالاجتماع مسبقًا عبر زالو إلى المندوبين.

في TP. جيا نجيا، بعد عام من تجربة نموذج "غرفة الاجتماعات الخالية من الورق" للجان الشعبية في منطقتي نجيا تان وكوانج ثانه، تم عقد ما يقرب من 30 اجتماعًا من خلال نموذج غرفة الاجتماعات الخالية من الورق.

أثناء الاجتماعات، تقوم اللجنة المنظمة بنشر رموز الاستجابة السريعة (QR) وكلمات مرور شبكة Wi-Fi علنًا. كل ما يحتاجه المشاركون هو استخدام هواتفهم الذكية أو أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لمسح رمز الاستجابة السريعة لتنزيل المستندات البحثية. يتم تنفيذ العمليات بسرعة، مما يوفر الوقت وتكاليف اللوازم المكتبية ويجعل تخزين المعلومات أكثر ملاءمة.

قالت السيدة دانج ثي كوين، موظفة حكومية في مكتب اللجنة الشعبية لحي نغيا تان (جيا نغيا): "في الاجتماعات، يكفي استخدام رمز الاستجابة السريعة لمسح المستندات وتنزيلها لجميع المندوبين. لهذا مزايا عديدة عند التحضير للاجتماع، إذ يُختصر وقت تقديم المستندات، مما يوفر تكاليف القرطاسية ووقت الطباعة. تنزيل المستندات عبر رمز الاستجابة السريعة سهل وبسيط للغاية".

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — يقوم المندوبون بمسح رمز الاستجابة السريعة لتنزيل المستندات في المؤتمر الرابع لاتحاد الشباب الشيوعي في هو تشي منه بمقاطعة داك نونغ، الفترة 2022-2027

وبحسب الإحصائيات، فإن المقاطعة بأكملها لديها أكثر من 50 وكالة ووحدة بدأت في التحول من نموذج غرفة الاجتماعات التقليدية إلى "غرفة اجتماعات خالية من الورق". وبحسب الظروف الفعلية، يتم تنفيذ عملية التحويل بشكل مرن وملائم من قبل الوكالات والوحدات، مما يحقق كفاءة مضاعفة في تنظيم الاجتماعات.

وبحسب التقييمات المحلية، فإن التحول من قاعات الاجتماعات التقليدية إلى "قاعات اجتماعات خالية من الورق" يلبي متطلبات تنفيذ المهام في سياق التحول الرقمي. ويعتاد المسؤولون وموظفو الخدمة المدنية والموظفون العموميون ومندوبو الهيئات والوحدات والمحليات تدريجياً على تنظيم الاجتماعات وفق نموذج "قاعة الاجتماعات بلا ورق".

ويساهم تطبيق "قاعات الاجتماعات الخالية من الورق" أيضًا في تعزيز التفاعل بين المشاركين في الاجتماع، وتحسين جودة التوجيه والإدارة للوكالات والوحدات. ويساهم تطبيق "قاعات الاجتماعات بلا ورق" أيضاً في تحسين جودة الإصلاح الإداري واستكمال هدف التحول الرقمي، بما يضمن بحلول نهاية عام 2023 تحديد هوية 100% من الأشخاص والشركات الذين يستخدمون الخدمات الإلكترونية والتحقق من هوياتهم بسلاسة وتوحيدها عبر جميع أنظمة مستويات الحكومة من المركزية إلى المحلية.

[إعلان 2]
مصدر