Beneficios del modelo de “sala de reuniones sin papel” en Dak Nong

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A partir de la quinta sesión, que tendrá lugar en diciembre de 2022, el Consejo Popular de la comuna de Dak Wil (Cu Jut), período V, período 2021-2026, implementará sesiones sin papel. En consecuencia, antes de las sesiones del Consejo Popular de la comuna, los delegados tendrán acceso a los documentos relacionados con la sesión a través del grupo zalo "Delegados del Consejo Popular".

Los documentos se descargan a computadoras y teléfonos para su investigación y preparación para garantizar los requisitos de contenido de la reunión. Acceder a la información de esta manera ayuda a transmitir rápidamente los documentos de la reunión, reduciendo el tiempo y los costos de impresión de documentos en la organización.

La Sra. Nguyen Thi Thuyen, vicepresidenta del Consejo Popular de la Comuna de Dak Wil (Cu Jut), declaró: «En reuniones anteriores, la preparación e impresión de documentos se realizaba manualmente, lo que requería mucho tiempo y dinero, y además se producían errores durante el proceso de organización. Implementar reuniones sin papel, utilizando el software Zalo para enviar y recibir documentos, ofrece numerosas ventajas prácticas, ya que ahorra costos y tiempo en la impresión y preparación de documentos. Los delegados también tienen tiempo para investigar y almacenar documentos para sus actividades, lo que facilita los debates y las preguntas en las reuniones».

dakwil(1).jpg — El Consejo Popular de la Comuna de Dak Wil (Cu Jut) implementó una reunión sin papel enviando documentos relacionados con la reunión con anticipación a través de Zalo a los delegados.

En TP. Gia Nghia, después de un año de probar el modelo de "salas de reuniones sin papel" para los Comités Populares de los barrios de Nghia Tan y Quang Thanh, se celebraron casi 30 reuniones a través del modelo de salas de reuniones sin papel.

Durante las reuniones, el Comité Organizador publica códigos QR y contraseñas wifi. Los participantes sólo necesitan usar sus teléfonos inteligentes o computadoras para escanear el código QR para descargar los documentos de investigación. Las operaciones se realizan rápidamente, ahorrando tiempo, costos de material de oficina y haciendo más cómodo el almacenamiento de información.

La Sra. Dang Thi Quyen, funcionaria de la Oficina del Comité Popular del Distrito de Nghia Tan (Gia Nghia), comentó: «En las reuniones, basta con escanear el código QR para descargar los documentos para todos los delegados. Esto ofrece muchas ventajas durante la preparación de la reunión: se reduce el tiempo de entrega de los documentos, lo que permite ahorrar en gastos de papelería y tiempo de impresión. Descargar documentos mediante el código QR es muy sencillo».

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Los delegados escanean el código QR para descargar documentos en el IV Congreso de la Unión de Jóvenes Comunistas de Ho Chi Minh de la provincia de Dak Nong, período 2022-2027.

Según las estadísticas, en toda la provincia hay más de 50 agencias y unidades que están empezando a pasar del modelo tradicional de salas de reuniones al de "salas de reuniones sin papel". Dependiendo de las condiciones reales, la conversión se lleva a cabo de forma flexible y adecuada por parte de las agencias y unidades, aportando doble eficiencia en la organización de reuniones.

Según las evaluaciones locales, la conversión de salas de reuniones tradicionales a "salas de reuniones sin papel" cumple con los requisitos de implementación de tareas en el contexto de la transformación digital. Los funcionarios, servidores públicos, empleados públicos y delegados de organismos, unidades y localidades también se van acostumbrando poco a poco a organizar reuniones según el modelo de “sala de reuniones sin papeles”.

La implementación de "salas de reuniones sin papel" también contribuye a mejorar la interacción entre los participantes de las reuniones y a mejorar la calidad de la dirección y la gestión de los organismos y unidades. La implementación de "salas de reuniones sin papel" también contribuye a mejorar la calidad de la reforma administrativa y a completar el objetivo de la transformación digital, garantizando que para fines de 2023, el 100% de las personas y empresas que utilizan servicios en línea estén identificadas y autenticadas sin problemas y unificadas en todos los sistemas de niveles de gobierno, desde el central hasta el local.

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