A partir de la quinta sesión, que tendrá lugar en diciembre de 2022, el Consejo Popular de la comuna de Dak Wil (Cu Jut), período V, período 2021-2026, implementará sesiones sin papel. En consecuencia, antes de las sesiones del Consejo Popular de la comuna, los delegados tendrán acceso a los documentos relacionados con la sesión a través del grupo zalo "Delegados del Consejo Popular".
Los documentos se descargan a computadoras y teléfonos para su investigación y preparación para garantizar los requisitos de contenido de la reunión. Acceder a la información de esta manera ayuda a transmitir rápidamente los documentos de la reunión, reduciendo el tiempo y los costos de impresión de documentos en la organización.
La Sra. Nguyen Thi Thuyen, vicepresidenta del Consejo Popular de la Comuna de Dak Wil (Cu Jut), afirmó: «En reuniones anteriores, la preparación e impresión de los documentos se hacía manualmente, lo que requería mucho tiempo y era costoso, y además se producían errores en la organización de los documentos. Implementar reuniones sin papel, utilizando el software zalo para enviar y recibir documentos, trae consigo muchos beneficios prácticos, ahorro de costos, tiempo de impresión y preparación de documentos. Los delegados también tienen tiempo para investigar y almacenar documentos que les sirvan en sus actividades, ayudándoles a discutir y cuestionar mejor en la reunión.
En TP. Gia Nghia, después de un año de probar el modelo de "salas de reuniones sin papel" para los Comités Populares de los barrios de Nghia Tan y Quang Thanh, se celebraron casi 30 reuniones a través del modelo de salas de reuniones sin papel.
Durante las reuniones, el Comité Organizador publica códigos QR y contraseñas wifi. Los participantes sólo necesitan usar sus teléfonos inteligentes o computadoras para escanear el código QR para descargar los documentos de investigación. Las operaciones son rápidas, lo que ahorra tiempo y costos de suministros de oficina, y hace que el almacenamiento de información sea más conveniente.
La Sra. Dang Thi Quyen, funcionaria de la Oficina del Comité Popular del Barrio Nghia Tan (Gia Nghia), compartió: "En las reuniones, simplemente use el código QR para escanear y podrá descargar documentos para todos los delegados. Esto tiene muchas ventajas a la hora de preparar la reunión, se acortará el tiempo de entrega de documentos, se ahorrará en gastos de papelería y tiempo de impresión. Descargar documentos desde códigos QR es muy sencillo y fácil.
Según las estadísticas, en toda la provincia hay más de 50 agencias y unidades que están empezando a pasar del modelo tradicional de salas de reuniones al de "salas de reuniones sin papel". Dependiendo de las condiciones reales, la conversión se lleva a cabo de forma flexible y adecuada por parte de las agencias y unidades, aportando doble eficiencia en la organización de reuniones.
Según las evaluaciones locales, la conversión de salas de reuniones tradicionales a "salas de reuniones sin papel" cumple con los requisitos de implementación de tareas en el contexto de la transformación digital. Los funcionarios, servidores públicos, empleados públicos y delegados de organismos, unidades y localidades también se van acostumbrando poco a poco a organizar reuniones según el modelo de “sala de reuniones sin papeles”.
La implementación de "salas de reuniones sin papel" también contribuye a mejorar la interacción entre los participantes de las reuniones y a mejorar la calidad de la dirección y la gestión de los organismos y unidades. La implementación de "salas de reuniones sin papel" también contribuye a mejorar la calidad de la reforma administrativa y a completar el objetivo de la transformación digital, garantizando que para fines de 2023, el 100% de las personas y empresas que utilizan servicios en línea estén identificadas y autenticadas sin problemas y unificadas en todos los sistemas de niveles de gobierno, desde el central hasta el local.
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