โดยเริ่มตั้งแต่สมัยประชุมที่ 5 ที่จะจัดขึ้นในเดือนธันวาคม 2565 สภาประชาชนแห่งเทศบาลดั๊กวิล (Cu Jut) วาระที่ 5 วาระที่ 2564-2569 จะดำเนินการจัดประชุมแบบไร้กระดาษ ด้วยเหตุนี้ ก่อนการประชุมสภาประชาชนของเทศบาล ผู้แทนจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้ผ่านกลุ่ม zalo "ผู้แทนสภาประชาชน"
เอกสารจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เพื่อการวิจัยและการเตรียมการเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาเป็นไปตามข้อกำหนดของการประชุม การเข้าถึงข้อมูลในลักษณะนี้ช่วยให้ส่งต่อเอกสารการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาและต้นทุนในการพิมพ์เอกสารภายในองค์กร
นางสาวเหงียน ถิ ถวน รองประธานสภาประชาชนตำบลดั๊กวิล (กุยจุ๊ต) กล่าวว่า "ในการประชุมครั้งก่อนๆ การจัดเตรียมและพิมพ์เอกสารทำด้วยมือ ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง อีกทั้งยังมีข้อผิดพลาดในการจัดเรียงเอกสารอีกด้วย การใช้การประชุมแบบไร้กระดาษและการใช้ซอฟต์แวร์ Zalo เพื่อส่งและรับเอกสารทำให้เกิดประโยชน์ในทางปฏิบัติมากมาย เช่น ประหยัดต้นทุน ประหยัดเวลาในการพิมพ์ และจัดเตรียมเอกสาร ผู้แทนยังมีเวลาในการค้นคว้าและจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้ในกิจกรรมของตน ช่วยให้สามารถหารือและซักถามในที่ประชุมได้ดีขึ้น
ใน TP Gia Nghia ได้ดำเนินโครงการนำร่อง “ห้องประชุมไร้กระดาษ” สำหรับคณะกรรมการประชาชนในเขต Nghia Tan และ Quang Thanh เป็นเวลา 1 ปี และได้จัดการประชุมผ่านโมเดลห้องประชุมไร้กระดาษได้เกือบ 30 ครั้ง
ในระหว่างการประชุม คณะกรรมการจัดงานจะโพสต์รหัส QR และรหัสผ่าน WiFi ต่อสาธารณะ ผู้เข้าร่วมเพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์สแกนรหัส QR เพื่อดาวน์โหลดเอกสารการวิจัย การดำเนินการมีความรวดเร็ว ประหยัดเวลา ลดต้นทุนเครื่องใช้สำนักงาน และทำให้การจัดเก็บข้อมูลสะดวกมากยิ่งขึ้น
นางสาว Dang Thi Quyen ข้าราชการสำนักงานคณะกรรมการประชาชนแขวง Nghia Tan (Gia Nghia) กล่าวว่า "ในการประชุม เพียงสแกน QR Code ก็สามารถดาวน์โหลดเอกสารสำหรับผู้แทนทุกคนได้" ซึ่งมีข้อดีหลายประการในการจัดเตรียมการประชุม คือ ลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร ประหยัดต้นทุนค่าเครื่องเขียนและเวลาในการพิมพ์ การดาวน์โหลดเอกสารจากรหัส QR นั้นง่ายและสะดวกมาก
ตามสถิติ พบว่าทั้งจังหวัดมีหน่วยงานและหน่วยงานมากกว่า 50 แห่งที่เริ่มเปลี่ยนจากรูปแบบห้องประชุมแบบดั้งเดิมมาเป็น “ห้องประชุมไร้กระดาษ” การดำเนินการแปลงดังกล่าวจะดำเนินการได้อย่างยืดหยุ่นและเหมาะสมตามสภาพความเป็นจริง โดยให้หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ดำเนินการ ส่งผลให้การจัดการประชุมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า
ตามการประเมินในระดับท้องถิ่น การแปลงจากห้องประชุมแบบดั้งเดิมไปเป็น "ห้องประชุมไร้กระดาษ" ตอบสนองความต้องการในการดำเนินการงานในบริบทของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ข้าราชการ พนักงานราชการ และผู้แทนจากหน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่น เริ่มคุ้นเคยกับการจัดประชุมตามรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มากขึ้นเรื่อยๆ
การนำ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มาใช้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ปรับปรุงคุณภาพการกำกับดูแลและการบริหารจัดการของหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ การนำ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มาใช้ยังช่วยยกระดับคุณภาพการปฏิรูปการบริหารและบรรลุเป้าหมายในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล โดยมั่นใจได้ว่าภายในสิ้นปี 2566 ผู้คนและธุรกิจที่ใช้บริการออนไลน์ 100% จะได้รับการระบุและรับรองอย่างราบรื่นและรวมเป็นหนึ่งเดียวกันในระบบต่างๆ ของภาครัฐ ตั้งแต่ส่วนกลางไปจนถึงระดับท้องถิ่น
แหล่งที่มา
การแสดงความคิดเห็น (0)