ประโยชน์จากรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” ในดั๊กนง

โดยเริ่มตั้งแต่สมัยประชุมที่ 5 ที่จะจัดขึ้นในเดือนธันวาคม 2565 สภาประชาชนแห่งเทศบาลดั๊กวิล (Cu Jut) สมัยที่ 5 วาระที่ 2564-2569 จะดำเนินการจัดประชุมแบบไร้กระดาษ ด้วยเหตุนี้ ก่อนการประชุมสภาประชาชนของตำบล ผู้แทนจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้ผ่านกลุ่ม zalo "ผู้แทนสภาประชาชน"

เอกสารจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เพื่อการวิจัยและการเตรียมการเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาเป็นไปตามข้อกำหนดของการประชุม การเข้าถึงข้อมูลในลักษณะนี้ช่วยให้ส่งต่อเอกสารการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาและต้นทุนในการพิมพ์เอกสารภายในองค์กร

นางสาวเหงียน ถิ ถวน รองประธานสภาประชาชนแห่งคอมมูนดั๊กวิล (คูจัต) กล่าวว่า “ในการประชุมครั้งก่อนๆ การเตรียมและพิมพ์เอกสารทำด้วยมือ ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง นอกจากนี้ เอกสารยังมีข้อผิดพลาดระหว่างกระบวนการจัดเรียงเอกสาร การใช้ซอฟต์แวร์ Zalo เพื่อส่งและรับเอกสารในการประชุมแบบไร้กระดาษนั้นมีประโยชน์ในทางปฏิบัติหลายประการ ช่วยประหยัดต้นทุนและเวลาในการพิมพ์และเตรียมเอกสาร นอกจากนี้ ผู้แทนยังมีเวลาค้นคว้าและจัดเก็บเอกสารสำหรับกิจกรรมของตน ช่วยให้การอภิปรายและการซักถามในที่ประชุมดีขึ้น”

ดั๊กวิล(1).jpg — สภาประชาชนตำบลดั๊กวิล (คูจัต) ได้จัดการประชุมแบบไร้กระดาษ โดยส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมล่วงหน้าผ่านซาโลไปยังผู้แทน

ใน TP Gia Nghia ได้ดำเนินโครงการนำร่อง “ห้องประชุมไร้กระดาษ” สำหรับคณะกรรมการประชาชนในเขต Nghia Tan และ Quang Thanh เป็นเวลา 1 ปี โดยมีการจัดประชุมผ่านรูปแบบห้องประชุมไร้กระดาษไปแล้วเกือบ 30 ครั้ง

ในระหว่างการประชุม คณะกรรมการจัดงานจะโพสต์รหัส QR และรหัสผ่าน WiFi ต่อสาธารณะ ผู้เข้าร่วมเพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์สแกนรหัส QR เพื่อดาวน์โหลดเอกสารการวิจัย ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา ประหยัดต้นทุนอุปกรณ์สำนักงาน และทำให้การจัดเก็บข้อมูลสะดวกมากยิ่งขึ้น

นางสาว Dang Thi Quyen ข้าราชการสำนักงานคณะกรรมการประชาชนเขต Nghia Tan (Gia Nghia) กล่าวว่า “ในการประชุม เพียงสแกน QR Code เพื่อดาวน์โหลดเอกสารให้ผู้แทนทุกคน วิธีนี้มีประโยชน์หลายประการในการเตรียมตัวประชุม เช่น ประหยัดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร ประหยัดค่าอุปกรณ์การเรียนและเวลาในการพิมพ์เอกสาร การดาวน์โหลดเอกสารจาก QR Code นั้นง่ายและสะดวกมาก”

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — ผู้แทนสแกน QR Code เพื่อดาวน์โหลดเอกสารการประชุมสมัชชาเยาวชนคอมมิวนิสต์โฮจิมินห์ ครั้งที่ 4 จังหวัดดั๊กนง วาระ 2022-2027

ตามสถิติ พบว่าทั้งจังหวัดมีหน่วยงานและหน่วยงานมากกว่า 50 แห่งที่เริ่มเปลี่ยนจากรูปแบบห้องประชุมแบบดั้งเดิมมาเป็น “ห้องประชุมไร้กระดาษ” การแปลงข้อมูลจะดำเนินการได้อย่างยืดหยุ่นและเหมาะสมตามสภาพความเป็นจริง โดยให้หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ดำเนินการ เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการประชุมเป็นสองเท่า

ตามการประเมินในระดับท้องถิ่น การแปลงจากห้องประชุมแบบดั้งเดิมไปเป็น "ห้องประชุมไร้กระดาษ" ตรงตามข้อกำหนดในการดำเนินการงานในบริบทของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ข้าราชการ พนักงานราชการ และผู้แทนจากหน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่น เริ่มคุ้นเคยกับการจัดประชุมตามรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มากขึ้นเรื่อยๆ

การนำ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มาใช้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ปรับปรุงคุณภาพการกำกับดูแลและการบริหารจัดการของหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ การนำ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มาใช้ยังช่วยยกระดับคุณภาพการปฏิรูปการบริหารและบรรลุเป้าหมายในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล โดยมั่นใจได้ว่าภายในสิ้นปี 2566 ผู้คนและธุรกิจที่ใช้บริการออนไลน์ 100% จะได้รับการระบุและรับรองอย่างราบรื่นและรวมเป็นหนึ่งเดียวกันในระบบต่างๆ ของภาครัฐ ตั้งแต่ส่วนกลางไปจนถึงส่วนท้องถิ่น

แหล่งที่มา