Bộ GD-ĐT vừa công bố dự thảo Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo thay thế cho thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục ban hành năm 2016.
Theo đó, dự thảo Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ GD-DT; các sở GD-ĐT; phòng GD-ĐT; các cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông, thường xuyên, ĐH, trường CĐ sư phạm, trường chuyên biệt, các cơ sở giáo dục khác thực hiện hoạt động giáo dục thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ GD-ĐT và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
200 loại hồ sơ, tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn
Theo đó, tại quy định này có hơn 200 loại hồ sơ, tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn. Chẳng hạn hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập hoặc cho phép thành lập trường ĐH, hồ sơ công nhận trường ĐH tư thục hoạt động không vì lợi nhuận, hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ ĐH.
Tài liệu về tuyển sinh trình độ ĐH nằm trong các tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn trong lĩnh vực giáo dục
Các tài liệu về tuyển sinh trình độ tiến sĩ, thạc sĩ, ĐH, CĐ sư phạm như hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm, hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào tuyển sinh, điểm chuẩn, quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển.
Tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp ĐH như quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng, danh sách tốt nghiệp, hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp; hồ sơ, tài liệu về đào tạo tiến sĩ như hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành tiến sĩ; hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với cơ sở giáo dục trong nước; bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học, khóa học; hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ; hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở; hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trường hoặc viện…
Những hồ sơ, tài liệu lưu giữ từ 20 năm trở lên
Về thời gian lưu trữ 70 năm thì có duy nhất hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu về đội ngũ viên chức, nhà giáo, cán bộ quản lý giáo dục. Đây là nội dung mới, trước đó không có trong thông tư năm 2016.
Có 3 loại tài liệu được lưu trữ 30 năm gồm hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ, hồ sơ chấm thẩm định và xử lý kết quả thẩm định luận văn thạc sĩ trong trường hợp có đơn tố cáo và luận văn thạc sĩ được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên
Có hơn 80 hồ sơ giấy tờ được quy định lưu trữ trong vòng 20 năm, chẳng hạn hồ sơ thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường ĐH công lập; tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp ĐH; các đồ án, khóa luận tốt nghiệp ĐH được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên; hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của giảng viên, nghiên cứu viên cấp bộ ngành; hồ sơ xét chọn và phân bổ học sinh hệ dự bị ĐH vào học tại các trường ĐH, CĐ, trung cấp; bảng tổng hợp kết quả học tập, rèn luyện của học sinh tiểu học…
Những hồ sơ, tài liệu lưu giữ từ 2-10 năm
Lưu trữ trong thời gian 10 năm có các tài liệu: bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần ĐH; hồ sơ phê duyệt kết quả thi hết học phần ĐH; hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần, bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần trình độ thạc sĩ…
Trong thời hạn 5 năm có các tài liệu: đồ án, khóa luận tốt nghiệp không đạt yêu cầu trình độ ĐH; hồ sơ đăng ký dự tuyển và bài thi thạc sĩ; bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần trình độ thạc sĩ; hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần, bài thi hết học phần trình độ tiến sĩ…
Trong khi đó, báo cáo thực tập tốt nghiệp ĐH và CĐ sư phạm được lưu trữ trong vòng 3 năm; bài thi, các tài liệu khác có liên quan đến thi, xét tốt nghiệp trình độ ĐH và CĐ sư phạm được lưu trữ trong vòng 2 năm.
Toàn văn dự thảo Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bạn đọc xem TẠI ĐÂY
Những điểm thay đổi giữa quy định cũ và mới
Nếu như thông tư cũ có 274 loại tài liệu được quy định thì dự thảo thông tư mới có tới 387 tài liệu. Có một số thay đổi như công văn trao đổi về giáo dục đào tạo quy định cũ chỉ lưu trữ trong 10 năm thì dự thảo mới chỉ còn 5 năm; hồ sơ biên soạn, lựa chọn, thẩm định, duyệt và sử dụng tài liệu giảng dạy, giáo trình các trình độ của giáo dục ĐH quy định cũ 20 năm, quy định mới vĩnh viễn.
Bên cạnh đó, danh sách các tổ chức đánh giá, kiểm định chất lượng giáo dục quốc tế được Việt Nam công nhận, theo quy định cũ là lưu trữ 20 năm nhưng dự thảo mới là 10 năm. Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, giải thể, đổi tên, cấp, cấp lại giấy phép hoạt động, đình chỉ hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục đối với tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục tại thông tư cũ là lưu vĩnh viễn thì dự thảo mới là 10 năm…
Nguồn: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm
