À partir de la 5e session, qui se tiendra en décembre 2022, le Conseil populaire de la commune de Dak Wil (Cu Jut), mandat V, mandat 2021-2026, mettra en œuvre des sessions sans papier. Ainsi, avant les séances du Conseil populaire de la commune, les délégués auront accès aux documents relatifs à la séance via le groupe zalo « Délégués du Conseil populaire ».
Les documents sont téléchargés sur des ordinateurs et des téléphones à des fins de recherche et de préparation afin de garantir le respect des exigences de contenu de la réunion. Accéder aux informations de cette manière permet de transmettre rapidement les documents de réunion, réduisant ainsi le temps et les coûts d'impression des documents dans l'organisation.
Mme Nguyen Thi Thuyen, vice-présidente du Conseil populaire de la commune de Dak Wil (Cu Jut), a déclaré : « Lors des réunions précédentes, la préparation et l'impression des documents étaient effectuées manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et était coûteux, et il y avait également des erreurs dans l'agencement des documents. Le déploiement de réunions sans papier, l'utilisation du logiciel zalo pour envoyer et recevoir des documents apportent de nombreux avantages pratiques, permettant d'économiser les coûts, le temps d'impression et la préparation des documents. Les délégués ont également le temps de rechercher et de stocker des documents pour servir leurs activités, contribuant ainsi à mieux discuter et à poser des questions lors de la session.
En TP. Gia Nghia, après un an de pilotage du modèle de « salle de réunion sans papier » pour les comités populaires des quartiers de Nghia Tan et de Quang Thanh, près de 30 réunions ont été organisées grâce à ce modèle.
Lors des réunions, le comité d'organisation publie publiquement les codes QR et les mots de passe wifi. Les participants n’ont qu’à utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour scanner le code QR afin de télécharger les documents de recherche. Les opérations sont effectuées rapidement, ce qui permet d’économiser du temps, des coûts de fournitures de bureau et de rendre le stockage des informations plus pratique.
Mme Dang Thi Quyen, fonctionnaire du Bureau du Comité populaire du quartier de Nghia Tan (Gia Nghia) a déclaré : « Lors des réunions, utilisez simplement le code QR pour scanner et vous pourrez télécharger des documents pour tous les délégués. Cela présente de nombreux avantages lors de la préparation de la réunion : le temps de fourniture des documents sera raccourci, ce qui permettra d'économiser sur les frais de papeterie et le temps d'impression. Le téléchargement de documents à partir de codes QR est très simple et facile.
Selon les statistiques, l'ensemble de la province compte plus de 50 agences et unités qui commencent à passer du modèle de salle de réunion traditionnelle à une « salle de réunion sans papier ». En fonction des conditions réelles, la conversion est effectuée de manière flexible et appropriée par les agences et les unités, apportant une double efficacité dans l'organisation des réunions.
Selon les évaluations locales, la conversion des salles de réunion traditionnelles en « salles de réunion sans papier » répond aux exigences de mise en œuvre des tâches dans le contexte de la transformation numérique. Les fonctionnaires, les agents de l'État, les employés publics et les délégués des agences, des unités et des localités s'habituent également progressivement à organiser des réunions selon le modèle de la « salle de réunion sans papier ».
La mise en place de « salles de réunion sans papier » contribue également à renforcer l’interaction entre les participants aux réunions, à améliorer la qualité de la direction et de la gestion des agences et des unités. La mise en œuvre de « salles de réunion sans papier » contribue également à améliorer la qualité de la réforme administrative et à atteindre l’objectif de transformation numérique, en garantissant que d’ici fin 2023, 100 % des personnes et des entreprises utilisant des services en ligne soient identifiées et authentifiées de manière transparente et unifiée dans tous les systèmes de niveaux de gouvernement, du central au local.
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