Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; No dañe ni pierda documentos ni bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato.
Foto ilustrativa. Fuente: VNA
El 19 de marzo de 2025, el Ministerio del Interior emitió el Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN a los Comités Populares de las provincias y ciudades de administración central sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TW del Politburó.
Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales.
Para garantizar la fluidez y continuidad del trabajo documental y archivístico, y asegurar la gestión segura de los documentos antes, durante y después de la finalización de la reorganización del sistema político, de conformidad con la Conclusión n.º 127-KL/TW del 28 de febrero de 2025 del Politburó y la Secretaría sobre la realización de la investigación y la propuesta de continuar la reorganización del sistema político, y asumir la responsabilidad de la gestión estatal de los documentos y archivos, el Ministerio del Interior solicita al Presidente del Comité Popular de la provincia o ciudad central que ordene urgentemente la ejecución de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y archivístico en el proceso de reorganización del aparato de gobierno local, como sigue:
En primer lugar, cumplir debida y íntegramente la normativa legal en materia de documentos y archivos, cumpliendo los siguientes requisitos:
En primer lugar, todos los documentos y bases de datos de documentos formados durante las actividades de las agencias y organizaciones deben gestionarse de forma centralizada, uniforme y segura, según cada archivo; Los documentos y las bases de datos de documentos de cualquier agencia u organización deben enumerarse y recopilarse de acuerdo con los archivos de esa agencia u organización.
En segundo lugar, cerrar los archivos de las agencias y organizaciones a partir de la fecha de terminación de sus operaciones. Organismos y organizaciones que no expidan documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha efectiva de la decisión de la autoridad competente sobre fusión o cese de operaciones.
En tercer lugar, antes y durante el acuerdo organizativo, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los archivos de los Archivos Históricos Provinciales y de los Archivos de la Agencia (o el lugar donde se estén conservando) de la unidad administrativa antes del acuerdo.
En cuarto lugar, queda estrictamente prohibido confiscar, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos de documentos; No dañe ni pierda documentos ni bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato.
En segundo lugar, los archivos históricos provinciales son responsables de recibir y coordinar con los jefes de agencias, organizaciones y unidades administrativas para continuar preservando en el sitio o preservando temporalmente todos los documentos de archivo y bases de datos de documentos en la provincia y entregar los documentos de acuerdo con su autoridad de gestión a las nuevas agencias, organizaciones y unidades administrativas después de que se reorganice la estructura organizacional.
En tercer lugar, la entrega de documentos y bases de datos de documentos después del arreglo organizativo se lleva a cabo de conformidad con las disposiciones de la ley sobre la autoridad de gestión de archivos.
En cuarto lugar, aplicar estrictamente las normas legales sobre la gestión y el uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; Proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, documentos y datos al realizar tareas estadísticas, empaquetarlos, entregarlos, conservarlos y utilizarlos en el proceso de organización del aparato.
Emisión de documentos que regulan la lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de texto de nuevos organismos y organizaciones
Para los Comités Populares de las provincias y ciudades de administración central, el Ministerio del Interior recomienda que el Presidente del Comité Popular Provincial sea responsable, como jefe, de la implementación de la gestión estatal de los archivos en la localidad dentro del ámbito de sus tareas y poderes; Garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo autoridad de gestión de acuerdo con las disposiciones de la ley durante el proceso de organización organizacional.
Emitir con urgencia la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión estatal del trabajo documental y de archivos.
Elaborar un plan para reorganizar los archivos históricos del Estado a nivel provincial en el marco del Proyecto de ordenamiento y reorganización de las unidades administrativas a todos los niveles y construir un modelo de organización de gobiernos locales de dos niveles, presentarlo a las autoridades competentes para su evaluación e implementación.
Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar rápidamente las siguientes tareas:
En primer lugar, emitir un documento que regule la lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de texto de nuevos organismos y organizaciones bajo gestión.
En segundo lugar, ordenar al jefe del nuevo organismo u organización que reciba los documentos y bases de datos bajo su autoridad de gestión; El jefe de la nueva unidad administrativa de base recibe los documentos en las salas y almacenes del área de gestión a cargo temporalmente del Archivo Histórico Provincial.
En tercer lugar, ordenar a la unidad encargada de la gestión y operación del Sistema la implementación de soluciones técnicas para asegurar la continuidad y continuación de las actividades de emisión de documentos y resolución de trabajos de los organismos y organizaciones bajo su gestión.
En cuarto lugar, dirigir la elaboración de proyectos y planes de gestión y procesamiento empresarial de los documentos previamente elaborados.
En quinto lugar, garantizar los recursos necesarios para realizar tareas administrativas y de archivo de forma segura y sin problemas antes, durante y después del acuerdo organizativo.
En sexto lugar, informar al Ministerio del Interior sobre el estado de implementación para que éste pueda sintetizarlo e informarlo al Gobierno.
Emitir un Plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos.
Para el Departamento del Interior, recomendar al Presidente del Comité Popular Provincial emitir una Directiva sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local.
Emitir un Plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local.
El Archivo Histórico Provincial asigna funcionarios para organizar grupos de trabajo a los organismos, organismos y unidades para recibir, coordinar la conservación in situ de los documentos y delimitar la base de datos documental en el Sistema.
Ordenar a los Archivos Históricos Provinciales que tomen de manera proactiva medidas para recopilar registros preservados de forma permanente que hayan sido completamente editados en agencias y organizaciones que son fuentes de documentos presentados a los Archivos Históricos Provinciales.
Aconsejar al Presidente del Comité Popular Provincial que organice recursos suficientes para garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos en salas y almacenes que han sido confirmados y sellados por los Archivos Históricos Provinciales hasta que sean entregados a la agencia u organización de gestión responsable después de que el aparato se reorganice.
Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar rápidamente las siguientes tareas:
Aconsejar al Presidente del Comité Popular Provincial que publique con prontitud una lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de texto de los organismos y organizaciones formados después de la reorganización del aparato bajo su gestión.
Presentar al Comité Popular Provincial el proyecto de gestión y manejo de los documentos de los organismos y organizaciones antes de reorganizar el aparato.
Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema para desarrollar un plan de entrega, integrar documentos y bases de datos de documentos en el Sistema.
En caso necesario, consulte al Departamento de Registros y Archivos del Estado sobre el plan de gestión y procesamiento del bloque documental y de la base de datos documentales que se han compilado estadísticamente antes de organizar la estructura organizativa.
Guiar y responder periódicamente las preguntas de agencias, organizaciones e individuos respecto de documentos y archivos antes, durante y después de la reestructuración organizacional.
Confirmar la entrega de documentos y bases de datos documentales de agencias y organizaciones antes de reestructurar el aparato
Para los archivos históricos provinciales, el Ministerio del Interior propone organizar funcionarios que orienten el recuento, la ordenación, el embalaje, el sellado, la confirmación del volumen y la condición de los documentos en papel y los documentos en otros soportes de información (si los hay), la recepción y la coordinación de la conservación in situ o la conservación centralizada temporal de los documentos de agencias y organizaciones.
Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema para determinar el número de documentos digitales y delimitar la base de datos documental en el Sistema de cada dependencia, organismo y unidad administrativa.
Estadísticas de todos los documentos y bases de datos documentales actualmente conservados en el Archivo Histórico Provincial; Continuar garantizando la seguridad, integridad y usabilidad de los documentos y bases de datos de documentos en el Archivo Histórico Provincial hasta que los documentos y bases de datos de documentos sean entregados a las agencias y organizaciones competentes después de que se reorganice la estructura organizativa.
Sintetizar la cantidad, estado de los documentos, base de datos de documentos e informar al Departamento del Interior para que informe al Ministerio del Interior.
Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar rápidamente las siguientes tareas:
El punto focal organiza y confirma la entrega de documentos y bases de datos de documentos de agencias y organizaciones antes del acuerdo organizativo a la agencia u organización de gestión competente después del acuerdo organizativo.
Asesorar al Departamento del Interior para desarrollar planes y proyectos para gestionar y procesar los documentos y bases de datos de documentos que han sido compilados por agencias y organizaciones antes de reorganizar el aparato.
Coordinar con las agencias y organizaciones pertinentes para organizar la implementación de proyectos y planes para administrar y procesar las operaciones comerciales de los documentos y bases de datos que se han compilado estadísticamente antes de reorganizar el aparato.
Recopilar registros de conservación permanente que hayan sido previamente editados en su totalidad en agencias y organizaciones que sean fuente de los documentos presentados al Archivo Histórico Provincial. En caso de no existir un archivo especializado, el Archivo Histórico Provincial asesorará al Departamento del Interior para disponer salas y almacenes que garanticen la seguridad de los documentos recopilados durante el proceso de reorganización del aparato.
Registrarse para abrir nuevas o reabrir cuentas de organizaciones, líderes y secretarios en el Sistema para garantizar la emisión y recepción de documentos.
Para los jefes de organismos, organizaciones y unidades administrativas, el Ministerio del Interior exige que los jefes de organismos, organizaciones, presidentes de comités populares a nivel de distrito y comuna sean responsables de garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo su autoridad de gestión de acuerdo con las disposiciones de la ley durante el proceso de reestructuración del aparato hasta que los documentos y bases de datos de documentos se entreguen a los Archivos Históricos Provinciales y a los organismos y organizaciones competentes después de la reestructuración del aparato.
Indicar a las unidades y a los individuos que compilen y empaqueten registros y documentos sobre el trabajo completado y registros y documentos sobre el trabajo no terminado (hacer una lista del trabajo no terminado para cada unidad).
Asignar unidades e individuos para sintetizar y hacer una lista del trabajo inconcluso de agencias y organizaciones; Hay registros y documentos adjuntos, empaquetados por separado y enviados al Archivo de la agencia.
Dirigir los archivos del organismo de estadística, empaquetar los documentos en los archivos y orientar a las unidades e individuos para compilar y empaquetar los registros y documentos no presentados en los archivos; Recibir registros y documentos de unidades e individuos y reunirlos en salas y almacenes para su almacenamiento centralizado. Es importante anotar, recopilar por separado y anotar de forma clara los registros y documentos sobre el trabajo inacabado.
Disponer los almacenes, equipos y recursos humanos necesarios para proteger y conservar de forma segura los documentos hasta que sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de reorganizar el aparato.
Ordenar a la unidad de gestión y operación del Sistema Estadístico que confirme el número de documentos y bases de datos documentales de trabajos concluidos y no concluidos; Aislar los datos del Sistema o extraerlos a dispositivos de almacenamiento y garantizar la seguridad e integridad de los documentos y bases de datos hasta que sean entregados al Archivo Histórico Provincial o a los organismos y organismos competentes luego de la reestructuración de los aparatos.
El Presidente del Comité Popular del Distrito encarga al Departamento del Interior que asesore sobre la organización de almacenes y equipos necesarios para reunir y conservar de forma segura los documentos de las agencias especializadas bajo el Comité Popular del Distrito; Disponer que las fuerzas de seguridad protejan los documentos hasta que sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de reorganizar el aparato.
Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, el jefe de la nueva agencia, organización o unidad administrativa debe ordenar con prontitud:
Registrarse para abrir nuevas o reabrir cuentas de organizaciones, dirigentes y empleados en el Sistema para garantizar la emisión y recepción de documentos; Registrarse para la emisión de sellos y certificados de firma digital para el servicio público especializado de acuerdo a la normativa.
Coordinar con el Archivo Histórico Provincial, la unidad de gestión y operación del Sistema y las unidades e individuos pertinentes para recibir documentos y bases de datos de documentos sobre trabajos inconclusos bajo autoridad de gestión para su posterior resolución.
Recibir documentos, bases de datos de documentos bajo autoridad de gestión y documentos en departamentos y almacenes del área de gestión; Coordinar con el Archivo Histórico para desarrollar un plan de procesamiento de negocios para ese bloque de documentos.
Contar, sellar y conservar de forma segura los documentos en los archivos y almacenes de la agencia.
Para los archivos de la agencia, el departamento de archivos de la agencia o la persona asignada para archivar en la agencia, organización o unidad realizará las siguientes tareas:
Instruir a las unidades e individuos para que recopilen, empaqueten archivos y documentos y los entreguen a la sala o almacén para su almacenamiento centralizado con antelación; Preparar almacenes y condiciones necesarias para conservar de forma segura los documentos recibidos de unidades e individuos.
Contar, sellar y conservar de forma segura los documentos en la oficina o almacén de almacenamiento del organismo u organización hasta que los documentos sean entregados al Archivo Histórico Provincial o al organismo u organización competente después de que se reorganice la estructura organizativa.
Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema Estadístico para confirmar el número de documentos y bases de datos documentales de los organismos y organizaciones del Sistema.
Recibir y conservar por separado los archivos y documentos de los trabajos inconclusos de acuerdo al listado.
Presentar o compilar, empaquetar por separado, registros previamente completados y preservados permanentemente, listos para ser presentados en los Archivos Históricos.
Entregar los documentos empaquetados y la lista de trabajos inconclusos en su estado original.
Para los funcionarios, empleados públicos y trabajadores, compilar y empaquetar registros y documentos sobre trabajos terminados y registros y documentos sobre trabajos inconclusos; Para los trabajos no terminados, es necesario hacer una lista y dejar claramente indicado: nombre del trabajo; nombre de la persona designada para tratar el asunto principal; Número de documentos y papeles disponibles; Tiempo de procesamiento (si lo hay).
Estadísticas de registros y documentos sobre trabajos realizados y registros y documentos sobre trabajos no realizados en el Sistema; Crear una lista de registros de trabajo o documentos sobre trabajos no terminados en el Sistema.
Entregar el estado original de los archivos, documentos empaquetados y la lista de trabajos inconclusos en el Sistema al archivo de la agencia o unidad, o al individuo responsable de recolectar los documentos durante el proceso de organización del aparato.
Inmediatamente después de concluido el arreglo organizativo, es necesario coordinar rápidamente con los Archivos de la agencia y la unidad que administra y opera el Sistema para entregar los registros y documentos sobre trabajos inconclusos a la unidad o persona responsable de continuar con su manejo.
Cerrar las cuentas de organizaciones e individuos de agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se toma una decisión sobre reestructuración organizacional.
En cuanto a la unidad que administra y opera el Sistema, el Ministerio del Interior requiere identificar y delimitar el alcance de los documentos y bases de datos documentales del Sistema de acuerdo a cada cuenta del organismo, organización e individuo; En el cual, con base en el listado de trabajos inconclusos de unidades e individuos, determinar el alcance de los datos y confeccionar un listado de cuentas de organizaciones e individuos con trabajos inconclusos; Prepare el plan de entrega cuando se le indique.
Recopilar e informar al Comité Popular Provincial y al Departamento del Interior sobre el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos actualmente utilizados en el Sistema para servir como base para establecer los códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos de las agencias y organizaciones después de reorganizar el aparato de manera unificada y sincronizada, evitando la duplicación.
Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar rápidamente las siguientes tareas:
Cerrar las cuentas de organizaciones e individuos de agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se toma una decisión sobre reestructuración organizacional.
Actualizar el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivos y símbolos de texto de nuevas agencias y organizaciones para garantizar que el sistema funcione sin problemas.
Abrir cuentas para nuevas agencias, organizaciones e individuos, asegurando la conexión con documentos y bases de datos de documentos previamente relacionados para garantizar que no haya interrupciones en el procesamiento del trabajo en el Sistema.
Extraer y empaquetar documentos y bases de datos de documentos de agencias, organizaciones y unidades inactivas y entregarlos a los archivos históricos provinciales o a las agencias y organizaciones competentes después de reestructurar el aparato.
Tener un plan para utilizar los documentos y bases de datos documentales del Sistema para atender las necesidades urgentes de agencias, organizaciones e individuos durante el proceso de reestructuración del aparato.
Consulte el texto completo del Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN en el ARCHIVO adjunto:
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Fuente: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987
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