Vorteile des Modells „papierloser Besprechungsraum“ in Dak Nong

[Anzeige_1]

Ab der 5. Sitzung im Dezember 2022 wird der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), Amtszeit 5, Amtszeit 2021–2026, papierlose Sitzungen einführen. Dementsprechend haben die Delegierten vor den Sitzungen des Volksrats der Kommune über die Zalo-Gruppe „Delegierte des Volksrats“ Zugriff auf die sitzungsbezogenen Dokumente.

Um die inhaltlichen Anforderungen des Meetings sicherzustellen, werden Dokumente zur Recherche und Vorbereitung auf Computer und Telefone heruntergeladen. Der Zugriff auf Informationen auf diese Weise trägt dazu bei, Besprechungsdokumente schnell zu übermitteln und so den Zeit- und Kostenaufwand für den Dokumentdruck im Unternehmen zu reduzieren.

Frau Nguyen Thi Thuyen, stellvertretende Vorsitzende des Volksrats der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), sagte: „Bei früheren Sitzungen erfolgte die Vorbereitung und der Druck von Dokumenten manuell, was zeitaufwändig und kostspielig war. Zudem traten bei der Dokumentenbearbeitung Fehler auf. Die Einführung papierloser Sitzungen mit der Zalo-Software zum Senden und Empfangen von Dokumenten bietet viele praktische Vorteile und spart Kosten und Zeit beim Drucken und Vorbereiten von Dokumenten. Die Delegierten haben außerdem Zeit, Dokumente für ihre Aktivitäten zu recherchieren und zu speichern, was zu besseren Diskussionen und Fragen in den Sitzungen beiträgt.“

dakwil(1).jpg — Der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) führte eine papierlose Sitzung durch, indem er den Delegierten im Voraus über Zalo sitzungsbezogene Dokumente zuschickte.

In TP. Gia Nghia, nach einem Jahr der Pilotierung des Modells „papierloser Besprechungsraum“ für die Volkskomitees der Bezirke Nghia Tan und Quang Thanh wurden fast 30 Besprechungen mithilfe des Modells „papierloser Besprechungsraum“ abgehalten.

Während der Treffen veröffentlicht das Organisationskomitee öffentlich QR-Codes und WLAN-Passwörter. Zum Herunterladen der Forschungsdokumente müssen die Teilnehmer lediglich den QR-Code mit ihrem Smartphone oder Computer scannen. Vorgänge werden schnell ausgeführt, wodurch Zeit und Kosten für Büromaterial gespart und die Informationsspeicherung komfortabler wird.

Frau Dang Thi Quyen, Beamtin im Büro des Volkskomitees im Bezirk Nghia Tan (Gia Nghia), erklärte: „Scannen Sie bei Sitzungen einfach den QR-Code, um Dokumente für alle Delegierten herunterzuladen. Dies hat viele Vorteile bei der Vorbereitung der Sitzung: Die Zeit für die Bereitstellung von Dokumenten wird verkürzt, und wir sparen Kosten für Büromaterial und Druckzeit. Das Herunterladen von Dokumenten per QR-Code ist ganz einfach.“

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Delegierte scannen QR-Code, um Dokumente beim 4. Kongress der Kommunistischen Jugendunion Ho Chi Minh der Provinz Dak Nong (Legislaturperiode 2022–2027) herunterzuladen

Laut Statistik gibt es in der gesamten Provinz mehr als 50 Agenturen und Einheiten, die gerade mit der Umstellung vom traditionellen Konferenzraummodell auf „papierlose Konferenzräume“ beginnen. Die Umstellung erfolgt je nach den tatsächlichen Gegebenheiten flexibel und bedarfsgerecht durch die jeweiligen Dienststellen und Einheiten, was zu einer doppelten Effizienz bei der Organisation von Meetings führt.

Die Umstellung von herkömmlichen Besprechungsräumen auf „papierlose Besprechungsräume“ wird den Anforderungen der Aufgabenumsetzung im Rahmen der digitalen Transformation nach Einschätzung der lokalen Behörden gerecht. Auch Beamte, Staatsbedienstete, Angestellte des öffentlichen Dienstes und Delegierte von Behörden, Einheiten und Kommunen gewöhnen sich allmählich daran, Besprechungen nach dem Modell des „papierlosen Besprechungsraums“ zu organisieren.

Die Einführung „papierloser Besprechungsräume“ trägt auch dazu bei, die Interaktion zwischen den Besprechungsteilnehmern zu verbessern und die Qualität der Leitung und Verwaltung von Agenturen und Einheiten zu steigern. Die Implementierung „papierloser Besprechungsräume“ trägt auch dazu bei, die Qualität der Verwaltungsreform zu verbessern und das Ziel der digitalen Transformation zu erreichen. So wird sichergestellt, dass bis Ende 2023 100 % der Personen und Unternehmen, die Onlinedienste nutzen, nahtlos und einheitlich über alle Regierungsebenen hinweg identifiziert und authentifiziert werden, von der Zentrale bis zur Kommune.

[Anzeige_2]
Quelle