Ab der 5. Sitzung im Dezember 2022 wird der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), Amtszeit 5, Amtszeit 2021–2026, papierlose Sitzungen durchführen. Dementsprechend haben die Delegierten vor den Sitzungen des Volksrats der Kommune über die Zalo-Gruppe „Delegierte des Volksrats“ Zugriff auf die sitzungsbezogenen Dokumente.
Um die inhaltlichen Anforderungen des Meetings sicherzustellen, werden Dokumente zur Recherche und Vorbereitung auf Computer und Telefone heruntergeladen. Der Zugriff auf Informationen auf diese Weise erleichtert die schnelle Übermittlung von Besprechungsdokumenten und reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für das Drucken von Dokumenten in der Organisation.
Frau Nguyen Thi Thuyen, stellvertretende Vorsitzende des Volksrats der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), sagte: „Bei früheren Sitzungen erfolgte die Vorbereitung und der Ausdruck der Dokumente manuell, was viel Zeit in Anspruch nahm und kostspielig war, und es kam auch zu Fehlern bei der Anordnung der Dokumente. Die Durchführung papierloser Meetings und die Verwendung der Zalo-Software zum Senden und Empfangen von Dokumenten bietet viele praktische Vorteile und spart Kosten, Druckzeit und Dokumentenvorbereitung. Die Delegierten haben außerdem Zeit, für ihre Aktivitäten geeignete Dokumente zu recherchieren und abzuspeichern, sodass sie in der Sitzung besser diskutieren und Fragen stellen können.
Im TP. Gia Nghia, nach einem Jahr der Pilotierung des Modells „papierloser Besprechungsraum“ für die Volkskomitees der Bezirke Nghia Tan und Quang Thanh wurden fast 30 Besprechungen mithilfe des Modells des papierlosen Besprechungsraums abgehalten.
Während der Treffen veröffentlicht das Organisationskomitee öffentlich QR-Codes und WLAN-Passwörter. Zum Herunterladen der Forschungsdokumente müssen die Teilnehmer lediglich den QR-Code mit ihrem Smartphone oder Computer scannen. Vorgänge werden schnell ausgeführt, was Zeit und Kosten für Büromaterial spart und die Informationsspeicherung komfortabler macht.
Frau Dang Thi Quyen, Beamtin im Büro des Volkskomitees des Bezirks Nghia Tan (Gia Nghia), erklärte: „Scannen Sie bei den Sitzungen einfach den QR-Code, und Sie können Dokumente für alle Delegierten herunterladen. Dies hat viele Vorteile bei der Vorbereitung des Meetings: Die Zeit für die Bereitstellung der Unterlagen verkürzt sich und es werden Bürokosten und Druckzeit gespart. Das Herunterladen von Dokumenten über QR-Codes ist ganz einfach und unkompliziert.
Laut Statistik beginnen in der gesamten Provinz mehr als 50 Behörden und Einheiten mit der Umstellung vom traditionellen Konferenzraummodell auf „papierlose Konferenzräume“. Die Umstellung erfolgt je nach den tatsächlichen Gegebenheiten flexibel und bedarfsgerecht durch die einzelnen Ämter und Einheiten, was zu einer doppelten Effizienz bei der Organisation der Sitzungen führt.
Die Umstellung von herkömmlichen Besprechungsräumen auf „papierlose Meetingräume“ trägt den Anforderungen der Aufgabenumsetzung im Rahmen der digitalen Transformation Rechnung, so die Einschätzung vor Ort. Auch Beamte, Staatsbedienstete, Angestellte des öffentlichen Dienstes sowie Delegierte von Behörden, Einheiten und Kommunen gewöhnen sich allmählich daran, Sitzungen nach dem Modell des „papierlosen Konferenzraums“ zu organisieren.
Die Einführung „papierloser Besprechungsräume“ trägt außerdem dazu bei, die Interaktion zwischen den Besprechungsteilnehmern zu verbessern und die Qualität der Leitung und Verwaltung von Agenturen und Einheiten zu steigern. Die Implementierung „papierloser Konferenzräume“ trägt auch dazu bei, die Qualität der Verwaltungsreform zu verbessern und das Ziel der digitalen Transformation zu erreichen. So wird sichergestellt, dass bis Ende 2023 100 % der Personen und Unternehmen, die Onlinedienste nutzen, über alle Regierungsebenen hinweg, von der Zentral- bis zur Kommunalebene, nahtlos und einheitlich identifiziert und authentifiziert werden.
[Anzeige_2]
Quelle
Kommentar (0)