ما هي الوثائق والسجلات في قطاع التعليم التي يتم تخزينها بشكل دائم؟

أعلنت وزارة التربية والتعليم والتدريب للتو عن مشروع منشور ينظم مدة تخزين السجلات والوثائق في مجال التربية والتعليم، ليحل محل التعميم المنظم لمدة تخزين الوثائق المهنية لقطاع التعليم الصادر سنة 2016.

وبناء على ذلك، حدد مشروع التعميم مدة حفظ السجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب لدى الوحدات التابعة لوزارة التعليم والتدريب؛ وزارة التربية والتعليم والتدريب؛ وزارة التربية والتعليم والتدريب؛ مرحلة ما قبل المدرسة، والتعليم العام، والتعليم المستمر، والجامعات، والمعاهد التربوية، والمدارس المتخصصة، وغيرها من المؤسسات التعليمية التي تمارس أنشطة تعليمية تحت مسؤولية الإدارة الحكومية لوزارة التربية والتعليم والتدريب والهيئات والمنظمات والأفراد ذات الصلة.

يتم تخزين 200 نوع من السجلات والمستندات بشكل دائم

وبناء على ذلك يتضمن هذا النظام أكثر من 200 نوع من السجلات والوثائق المخزنة بشكل دائم. على سبيل المثال، الوثائق التي توافق على سياسة إنشاء أو السماح بإنشاء جامعة، والوثائق التي تعترف بجامعة خاصة تعمل على أساس غير ربحي، والوثائق التي تسمح بالتدريب على المستوى الجامعي.

وتعتبر وثائق القبول الجامعي من الوثائق المحفوظة بشكل دائم في قطاع التعليم.

المستندات الخاصة بالقبول في درجات الدكتوراه والماجستير والجامعات وكليات التربية مثل السجلات التي تحدد أهداف القبول السنوية، والسجلات التي تضع الخطط لضمان جودة مدخلات القبول، ودرجات المقارنة، وقرارات القبول، وقوائم القبول.

المستندات المتعلقة بالاعتراف بالتخرج الجامعي مثل قرارات الاعتراف بالتخرج ومنح الدرجات العلمية، وقوائم التخرج، وسجلات الاعتراف بالتخرج؛ السجلات والوثائق المتعلقة بالتدريب للدكتوراه مثل سجلات إذن التدريب، وتعليق التسجيل، وإلغاء القرارات الخاصة بالسماح بالتدريب في التخصصات والدراسات العليا للدكتوراه؛ الوثائق التي تسمح بالتدريب المشترك على مستوى الدكتوراه مع المؤسسات التعليمية المحلية؛ كشف الدرجات الأكاديمية حسب الفصل الدراسي والعام الدراسي والمقرر الدراسي؛ الاعتراف بالتخرج وتقديم طلب الحصول على درجة الدكتوراه؛ سجلات تقييم أطروحة الدكتوراه على المستوى الأساسي؛ طلب الدفاع عن رسالة دكتوراه على مستوى المدرسة أو المعهد

السجلات والوثائق المحفوظة لمدة 20 عامًا أو أكثر

أما فيما يتعلق بفترة التخزين الممتدة لـ 70 عامًا، فهناك ملف واحد فقط لبناء قاعدة بيانات للموظفين الحكوميين والمعلمين وموظفي الإدارة التعليمية. هذا محتوى جديد، ولم يتم تضمينه سابقًا في التعميم لعام 2016.

هناك 3 أنواع من الوثائق التي يتم أرشفتها لمدة 30 عامًا، بما في ذلك سجلات تقييم أطروحة الماجستير، وسجلات تقييم أطروحة الماجستير، ومعالجة نتائج تقييم أطروحة الماجستير في حالة وجود شكوى، ويتم تقييم أطروحة الماجستير من قبل مجلس التقييم على أنها تلبي المتطلبات أو أعلى.

هناك أكثر من 80 سجلاً ورقياً يجب الاحتفاظ بها لمدة 20 عامًا، مثل سجلات إنشاء مجلس المدرسة وتعيين رئيس مجلس الجامعات العامة؛ وثائق بشأن الاعتراف بالتخرج الجامعي؛ ويتم تقييم مشاريع التخرج الجامعية وأطروحات التخرج من قبل المجلس بتقدير مرضي أو أعلى؛ - ملفات تعريف البرامج ومواضيع البحث العلمي للمحاضرين والباحثين على المستوى الوزاري والصناعي؛ سجلات اختيار وتوزيع طلاب المرحلة الجامعية التحضيرية للدراسة في الجامعات والكليات والمدارس المتوسطة؛ جدول ملخص نتائج التعلم والتدريب لطلبة المرحلة الابتدائية

السجلات والوثائق المحفوظة لمدة تتراوح بين 2 إلى 10 سنوات

تم أرشفة المستندات لمدة 10 سنوات: كشوف الدرجات لكل مادة بما في ذلك درجات الاختبارات، ودرجات الامتحانات، ودرجات المواد الجامعية؛ ملف اعتماد نتائج الامتحانات النهائية للجامعة؛ سجلات مراجعة نتائج الامتحانات النهائية، وسجلات كل دورة بما في ذلك درجات الاختبار، ودرجات الامتحان، ودرجات دورة مستوى الماجستير...

خلال 5 سنوات، هناك وثائق: مشاريع التخرج وأطروحات لا تلبي متطلبات مستوى الجامعة؛ نموذج طلب الالتحاق وامتحان الماجستير؛ سجل الدرجات لكل مادة بما في ذلك درجات الاختبار، ودرجات الامتحان، ودرجات مواد مستوى الماجستير؛ سجلات نتائج الامتحانات النهائية، أوراق الامتحانات النهائية لمستوى الدكتوراه...

وفي الوقت نفسه، يتم الاحتفاظ بتقارير التدريب العملي للتخرج في الجامعات والكليات لمدة 3 سنوات؛ يتم تخزين أوراق الامتحانات والوثائق الأخرى المتعلقة بالامتحانات وامتحانات التخرج للمستويات الجامعية والكليات لمدة عامين.

النص الكامل لمشروع التعميم المنظم لفترة تخزين السجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب، يمكن للقراء الاطلاع عليه هنا

الفرق بين اللوائح القديمة والجديدة

إذا كان التعميم القديم يتضمن 274 نوعًا من المستندات المحددة، فإن مسودة التعميم الجديدة تتضمن ما يصل إلى 387 نوعًا من المستندات. هناك بعض التغييرات مثل أن اللائحة القديمة الخاصة بوثائق تبادل التعليم والتدريب يتم الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات فقط، ولكن المسودة الجديدة يتم الاحتفاظ بها لمدة 5 سنوات فقط؛ سجلات تجميع واختيار وتقييم واعتماد واستخدام المواد التعليمية والكتب المدرسية لجميع مستويات التعليم الجامعي: لوائح قديمة منذ 20 عامًا، ولوائح جديدة بشكل دائم.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن قائمة منظمات تقييم جودة التعليم والاعتماد الدولية المعترف بها من قبل فيتنام، وفقا للوائح القديمة، يتم الاحتفاظ بها لمدة 20 عاما، ولكن المسودة الجديدة هي 10 سنوات. يتم الاحتفاظ بملفات التأسيس أو الترخيص بالتأسيس أو الحل أو تغيير الاسم أو منح أو إعادة منح تراخيص التشغيل أو تعليق أنشطة تقييم الجودة التعليمية لمنظمات تقييم الجودة التعليمية في التعميم القديم بشكل دائم، ولكن المسودة الجديدة مدتها 10 سنوات...

المصدر: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm