2022년 12월에 개최되는 제5차 회의부터 다크윌(Cu Jut) 자치구 인민위원회(5기, 2021-2026년 임기)는 서류 없는 회의를 시행할 예정입니다. 이에 따라, 코뮌 인민의회 회의가 시작되기 전에, 대의원들은 "인민의회 대의원" zalo 그룹을 통해 회의와 관련된 문서에 접근할 수 있습니다.
회의 내용에 필요한 사항을 확보하기 위해 조사 및 준비를 위해 문서를 컴퓨터와 휴대폰에 다운로드합니다. 이런 방식으로 정보에 접근하면 회의 문서를 신속하게 전달하는 데 도움이 되며, 조직 내에서 문서를 인쇄하는 데 드는 시간과 비용을 줄일 수 있습니다.
Dak Wil Commune People's Council(Cu Jut)의 부의장인 Nguyen Thi Thuyen 여사는 "이전 회의에서는 문서를 준비하고 인쇄하는 작업을 수작업으로 진행했기 때문에 많은 시간과 비용이 들었고, 문서 정리에도 오류가 있었습니다. 서류 없는 회의를 전개하고, Zalo 소프트웨어를 사용하여 문서를 주고받으면 비용 절감, 인쇄 시간 단축, 문서 준비 등 많은 실질적인 이점이 있습니다. 대표단은 활동에 필요한 문서를 조사하고 보관할 시간도 갖고, 이를 통해 회의에서 더 나은 논의와 질문 진행에 도움이 됩니다.
TP에서. 지아 응이아(Gia Nghia)는 응이아 탄(Nghia Tan) 및 꽝 탄(Quang Thanh) 구역의 인민위원회를 대상으로 '무용지 회의실' 모델을 1년간 시범적으로 운영한 후, 무용지 회의실 모델을 통해 거의 30건의 회의를 열었습니다.
조직위원회는 회의 중에 QR 코드와 Wi-Fi 비밀번호를 공개적으로 게시합니다. 참가자는 스마트폰이나 컴퓨터를 사용해 QR 코드를 스캔하여 연구 문서를 다운로드하기만 하면 됩니다. 작업이 빠르게 이루어져 시간과 사무용품 비용이 절약되고 정보 보관이 더욱 편리해졌습니다.
Nghia Tan 구역(Gia Nghia) 인민위원회 사무실 공무원인 Dang Thi Quyen 여사는 "회의에서 QR 코드를 스캔하기만 하면 모든 대의원의 문서를 다운로드할 수 있습니다. 회의를 준비할 때 이렇게 하면 많은 이점이 있습니다. 서류 제공 시간이 단축되고, 사무용품 비용과 인쇄 시간이 절약됩니다. QR 코드에서 문서를 다운로드하는 것은 매우 간단하고 쉽습니다.
통계에 따르면, 전 성에서 50개가 넘는 기관과 부서가 기존 회의실 모델에서 '무서류 회의실'로 전환을 시작했습니다. 각 기관 및 단위에서 실제 상황에 맞춰 유연하고 적절하게 전환을 실시하여 회의 진행에 두 배의 효율성을 가져옵니다.
현지 평가에 따르면, 기존 회의실에서 '종이 없는 회의실'로의 전환은 디지털 전환 맥락에서 업무 구현 요구 사항을 충족합니다. 공무원, 공공근로자, 기관·단위·지방자치단체 대표자들도 점차 '무용지 회의실' 모델에 따라 회의를 조직하는 데 익숙해지고 있다.
또한, '무서류 회의실'의 도입은 회의 참석자 간의 상호작용을 강화하고, 기관 및 단위의 지휘 및 관리의 질을 향상시키는 데에도 기여합니다. "무서류 회의실"을 구현하는 것도 행정 개혁의 질을 향상시키고 디지털 전환의 목표를 달성하는 데 도움이 되며, 2023년 말까지 온라인 서비스를 사용하는 사람과 기업의 100%가 중앙에서 지방에 이르기까지 모든 정부 시스템에서 원활하게 식별되고 인증되며 통합되도록 보장합니다.
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