رقمنة السجلات بشكل فعال باستخدام نظام VNPT eDiG

يعد تخزين السجلات الورقية أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً ويتطلب جهدًا كبيرًا عندما تحتاج إلى البحث عن المعلومات مرة أخرى. تحتاج السجلات الورقية إلى مساحة للتخزين. إذا لم يتم تخزينها بشكل صحيح، فإنها سوف تتدهور وتتلف وتصبح متعفنة، مما يؤثر بشكل مباشر على صحة الإنسان.

إذا قامت الشركات والمنظمات بتطبيق التكنولوجيا في الإدارة، فسيتم حل العيوب المذكورة أعلاه والمساهمة في تحسين المساحة لاستخدام الوحدات. في عصر التطور التكنولوجي مع الثورة الصناعية 4.0 التي تغطي جميع مجالات الحياة، فإن تطبيق تكنولوجيا المعلومات في الرقمنة وبناء قواعد البيانات الحديثة هو الحل الذي اختارته المنظمات والشركات لتعزيز الإصلاح وتحسين كفاءة تسوية الإجراءات الإدارية وتقديم الخدمات للعملاء والأشخاص بشكل أسرع وأفضل وتحقيق المزيد من الكفاءة لجميع الأطراف. ومن الأمور الضرورية تحويل الأرشيفات المادية المذكورة أعلاه المليئة بالغبار وتشغل مساحة كبيرة إلى "أرشيف افتراضي"، وهو عبارة عن قاعدة بيانات حديثة ومتزامنة ذات سعة كبيرة وتخزين ذكي وإدارة تشغيل آمنة ومضمونة واسترداد سريع وسهولة البحث ومشاركة المعلومات.

نظام VNPT eDiG.

استجابة لهذا المطلب من المنظمات والشركات، فإن منصة تخزين الملفات عبر الإنترنت VNPT eDiG التابعة لمجموعة البريد والاتصالات الفيتنامية ( VNPT ) هي واحدة من الحلول الفعالة، حيث تجلب العديد من الفوائد مثل توفير المساحة لتخزين المستندات والوثائق؛ المساعدة في تخزين المعلومات واسترجاعها في أي وقت وفي أي مكان؛ القدرة على تحرير البيانات وإعادة استخدامها؛ احتفظ بنسخ احتياطية في حالة المخاطر؛ تصحيح تدهور الوثائق الأصلية؛ ضمان أمن البيانات وسلامتها. تم تصميم VNPT eDiG لتلبية التعميم رقم 02/2019 الصادر عن وزارة الداخلية والذي ينظم معايير بيانات الإدخال ومتطلبات الحفاظ على الأرشيفات الإلكترونية، والقرار الرسمي رقم 903 لعام 2023 الصادر عن إدارة السجلات والأرشيفات الحكومية والذي يوجه جمع السجلات والأرشيفات الإلكترونية وتقديمها إلى الأرشيفات التاريخية. بالإضافة إلى ذلك، يهدف المنتج إلى تلبية عمليات الأرشفة الرقمية وأنظمة إدارة وثائق الأرشيف الرقمي وفقًا لقانون الأرشيف (المعدل في عام 2024). VNPT eDiG هو نظام برمجي يساعد العملاء على تحويل البيانات من السجلات الورقية إلى بيانات إشارة رقمية، والتي يمكن فهمها وقراءتها وتخزينها في قاعدة بيانات الوحدة بواسطة أجهزة الكمبيوتر. يتم نشر النظام بشكل مرن؛ التكامل السهل بناءً على الحالة الحالية للعميل؛ المساعدة في إنشاء قاعدة بيانات مفتوحة يسهل البحث فيها والوصول إليها واستغلالها. وبفضل ذلك، تستطيع الوحدات إنشاء تقارير إحصائية وتلخيص البيانات بسرعة. تتوافق عملية تطوير المنتج مع عملية إنتاج البرمجيات، والتي تم إنشاؤها وفقًا لمتطلبات نظام إدارة جودة المنتج TCVN ISO 9001:2022 ومعيار أمن المعلومات وفقًا لـ TCVN ISO 27001:2015. يساعد VNPT eDiG في تحديد المعلومات النصية واستخراجها وتقليل الإدخال اليدوي للبيانات؛ إدارة المعلومات المؤرشفة باستخدام أدوات البحث، وإدارة سجلات المستندات بشكل ملائم وسريع ودقيق. يدعم النظام طباعة وقراءة الباركود؛ يساعد في إدارة التسجيل والاقتراض والإرجاع وتوسيع استخدام المستندات الورقية أو المستندات عبر الإنترنت بسرعة وسهولة...، ويلبي جيدًا تنفيذ رقمنة المستندات للعديد من مجموعات العملاء المختلفة مثل الأقسام والفروع والصناعات والشركات والمستشفيات... إلى جانب القدرة على تلبية احتياجات العملاء الكبار على نطاق واسع وفقًا لنموذج الحوسبة السحابية، يمكن لـ VNPT eDiG تلبية تخزين العديد من مستويات جميع أنواع المستندات - بما في ذلك معلومات المستندات مجهولة الهوية. يحتوي النظام حاليًا على 12 نظامًا فرعيًا مع 66 مجموعة وظيفية وأكثر من 600 ميزة. بفضل التكنولوجيا الحديثة المتقدمة والعديد من المرافق العملية، تم تكريم الحل في جوائز Sao Khue الكبرى، وتم تصنيفه ضمن أفضل 4.0 تقنية في عام 2023 في مجال خدمات التحول الرقمي. في الواقع، يحظى VNPT eDiG بتقدير كبير من قبل المستخدمين لمزاياه المتميزة، حيث تم تصميمه ليناسب أي نظام تخزين من مختلف الأحجام والمنظمات والأنواع. تم نشر الحل للعديد من قطاعات العملاء من المستويات المركزية إلى المحلية مثل: لجنة حزب كتلة الأعمال المركزية، واتحاد المزارعين في فيتنام الوسطى، ومكاتب لجنة الحزب الإقليمي في هاو جيانج وفينه لونج؛ وزارة الشؤون الخارجية في دانانغ؛ وزارة الشؤون الداخلية والمعلومات والاتصالات في كاو بانج؛ إدارات المعلومات والاتصالات في لاي تشاو وسوك ترانج... وفي الوقت نفسه، يجري تجريب النظام للاستخدام من قبل الضمان الاجتماعي الفيتنامي، والإدارة الوطنية الفيتنامية للسياحة، والإدارة العامة للأرصاد الجوية المائية، والقسم V01 التابع لوزارة الأمن العام، ومفتشية الحكومة، ومراكز تخزين البيانات التابعة لإدارات الشؤون الداخلية في المقاطعات/المدن، والمؤسسات الحكومية والشركات الصغيرة والمتوسطة... لمزيد من المعلومات، يمكن للعملاء الاطلاع على الموقع الإلكتروني vnpt.com.vn أو الاتصال بالخط الساخن المجاني 18001260. المصدر: https://dantri.com.vn/suc-manh-so/so-hoa-ho-so-hieu-qua-voi-he-thong-vnpt-edig-20240617163637387.htm