ในระหว่างการดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กร ห้ามมิให้ยึด โอน หรือทำลายเอกสารโดยเด็ดขาด

(NLDO) - การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรจะดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

กระทรวงมหาดไทยเพิ่งส่งเอกสารถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลางเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ด้วยเหตุนี้ กระทรวงมหาดไทยจึงได้ขอร้องให้ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองสั่งการให้ดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานของรัฐบาลท้องถิ่น

เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ต้องได้รับการจัดการแบบรวมศูนย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และปลอดภัยตามเอกสารแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องมีการจัดทำรายการและรวบรวมไว้ตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

“การปิดเอกสารของหน่วยงานและองค์กรตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานและองค์กรจะไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ตั้งแต่วันที่มีคำสั่งของหน่วยงานที่มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมหรือยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้” - เอกสารของกระทรวงมหาดไทยระบุไว้อย่างชัดเจน

ก่อนและในระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าเอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยงานบริหารก่อนการปรับโครงสร้าง

ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ตามที่กระทรวงมหาดไทยระบุว่า หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดในพื้นที่หรือชั่วคราวต่อไป และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมทั้งดำเนินการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดระบบให้เป็นไปตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจบริหารจัดการเอกสาร

กระทรวงมหาดไทยยังได้เสนอให้บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบหน่วยงาน

ที่มา: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm