Усиление управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; Не допускайте порчи и потери документов и баз данных документов в процессе организации аппарата.

19 марта 2025 года Министерство внутренних дел направило Народным комитетам провинций и городов республиканского подчинения служебное распоряжение № 414/BNV-VTLTNN об усилении управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов.

В целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, обеспечения безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Политбюро и Секретариата о проведении исследований и предложениях по продолжению реорганизации политической системы, выполнении обязанностей по государственному управлению документами и архивами Министерство внутренних дел просит Председателя Народного комитета провинции или города центрального подчинения срочно направить выполнение ряда неотложных задач по усилению управления документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления, а именно:

Во-первых, правильно и в полном объеме соблюдать правовые нормы в отношении документов и архивов, выполняя следующие требования:

Во-первых, все документы и базы данных документов, сформированные в процессе деятельности учреждений и организаций, должны управляться централизованно, единообразно и безопасно по каждому архиву; Документы и базы данных документов любого агентства или организации должны быть перечислены и собраны в соответствии с архивами этого агентства или организации.

Во-вторых, закрыть архивы учреждений и организаций со дня прекращения их деятельности. Органы и организации, не издающие входящие в их компетенцию распорядительные документы, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности.

В-третьих, до и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны продолжать храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архива агентства (или в месте, где они хранятся) административной единицы до урегулирования.

В-четвертых, категорически запрещается незаконное изъятие, передача или уничтожение документов и баз данных документов; Не допускайте порчи и потери документов и баз данных документов в процессе организации аппарата.

Во-вторых, провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реорганизации организационной структуры.

В-третьих, передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с положениями закона об архивном управлении.

В-четвертых, строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов цифровой подписи для государственных услуг; Обеспечивать защиту государственной тайны, сохранность сведений, документов и данных при выполнении статистических работ, их упаковку, передачу, хранение и использование в процессе организации работы аппарата.

Издание документов, регламентирующих перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

Для Народных комитетов провинций и городов центрального подчинения Министерство внутренних дел рекомендует, чтобы председатель провинциального Народного комитета был ответственным в качестве руководителя за осуществление государственного управления архивами на местах в пределах своих задач и полномочий; Обеспечить сохранность документов и баз данных документов, находящихся в ведении органа управления в соответствии с положениями закона, в процессе организационного урегулирования.

Срочно издать Директиву председателя провинциального народного комитета об усилении государственного управления документацией и архивным делом.

Разработать план реорганизации государственных исторических архивов на провинциальном уровне в рамках Проекта по упорядочению и реорганизации административных единиц на всех уровнях и созданию двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и реализации.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Во-первых, издать документ, регламентирующий перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых ведомств и организаций, находящихся в их ведении.

Во-вторых, поручить руководителю нового агентства или организации получить документы и базы данных, находящиеся в его ведении; Глава новой низовой административной единицы получает документы в помещениях и на складах на территории управления, временно находящейся в ведении Губернского исторического архива.

В-третьих, поручить подразделению, управляющему и эксплуатирующему Систему, внедрить технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность выдачи документов и разрешения рабочих вопросов учреждений и организаций, находящихся в его ведении.

В-четвертых, руководить разработкой проектов и планов управления и деловой обработки ранее составленных документов.

В-пятых, обеспечьте ресурсы для безопасного и бесперебойного выполнения канцелярских и архивных задач до, во время и после организационного мероприятия.

В-шестых, сообщить о ходе реализации в Министерство внутренних дел, чтобы Министерство внутренних дел могло обобщить информацию и предоставить ее правительству.

Издание Плана по реализации Директивы председателя провинциального народного комитета об усилении управления документооборотом и архивным делом.

По Министерству внутренних дел рекомендовать Председателю Провинциального народного комитета издать Директиву об усилении управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Разработать План мероприятий по реализации Директивы председателя провинциального народного комитета об усилении руководства документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Провинциальный исторический архив назначает должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях для получения, координации хранения документов на месте и разграничения базы данных документов в Системе.

Поручить губернскому историческому архиву принять упреждающие меры по сбору постоянно хранящихся записей, которые были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, представленных в губернский исторический архив.

Рекомендовать председателю провинциального народного комитета выделить достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Предложить председателю провинциального народного комитета оперативно издать список шифров документов, записей и текстовых обозначений учреждений и организаций, образованных в результате реорганизации подчиненного им аппарата.

Представить в провинциальный народный комитет проект по управлению и обработке документов учреждений и организаций до реорганизации аппарата.

Взаимодействовать с отделом управления и эксплуатации системы для разработки плана передачи, интеграции документов и баз данных документов в систему.

При необходимости проконсультируйтесь с Департаментом государственных документов и архивов по плану управления и обработки блока документов и базы данных документов, которые были статистически составлены до формирования организационной структуры.

Регулярно консультировать и отвечать на вопросы учреждений, организаций и отдельных лиц относительно документов и архивов до, во время и после организационной реструктуризации.

Утвердить передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до реструктуризации аппарата

Министерство внутренних дел предлагает назначить для губернских исторических архивов должностных лиц, осуществляющих руководство подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и состояния бумажных документов и документов на иных носителях информации (при наличии), приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций.

Координировать действия с руководящим и операционным подразделением Системы для определения количества цифровых документов и разграничения базы данных документов в Системе каждого агентства, организации и административного подразделения.

Статистика всех документов и баз данных документов, хранящихся в настоящее время в губернском историческом архиве; Продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в Провинциальном историческом архиве до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы компетентным учреждениям и организациям после реорганизации организационной структуры.

Обобщите количество, статус документов, базу данных документов и сообщите об этом в Департамент внутренних дел для предоставления отчета в Министерство внутренних дел.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Координационный центр организует и подтверждает передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до организационного мероприятия компетентному управляющему органу или организации после организационного мероприятия.

Рекомендовать Министерству внутренних дел разработать планы и проекты по управлению и обработке документов и баз данных документов, которые были составлены учреждениями и организациями, до реорганизации аппарата.

Координировать работу с соответствующими учреждениями и организациями для организации реализации проектов и планов по управлению и обработке бизнес-операций в отношении документов и баз данных, которые были статистически собраны до реорганизации аппарата.
Соберите записи о постоянном хранении, которые ранее были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источником документов, представленных в Провинциальные исторические архивы. В случае отсутствия специализированного архива Провинциальный исторический архив должен рекомендовать Министерству внутренних дел организовать помещения и склады для обеспечения сохранности документов, собранных в процессе реорганизации аппарата.

Зарегистрируйтесь для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и секретарей в Системе, чтобы обеспечить выдачу и получение документов.

Министерство внутренних дел возлагает на руководителей учреждений, организаций и административных единиц обязанность по обеспечению сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с положениями закона в процессе реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальные исторические архивы и компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Дать указание подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по незавершенной работе (составить список незавершенной работы для каждого подразделения).

Поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить перечень незавершенной работы учреждений и организаций; К письму прилагаются записи и документы, упакованные отдельно и переданные в архив агентства.

Руководство архивами статистического агентства, упаковка документов в архивах и руководство подразделениями и отдельными лицами по сбору и упаковке непредставленных записей и документов в архивах; Получать записи и документы от подразделений и отдельных лиц и собирать их в помещениях и на складах для централизованного хранения. Важно отмечать, собирать отдельно и четко записывать записи и документы о незавершенной работе.

Организовать необходимые склады, оборудование и людские ресурсы для защиты и безопасного хранения документов до момента их передачи в управление компетентному органу или организации после реорганизации аппарата.

Поручить отделу управления и эксплуатации Системы статистики подтвердить количество документов и баз данных документов по выполненным и невыполненным работам; Изолировать данные в Системе или извлечь их на устройства хранения и обеспечить сохранность и целостность документов и баз данных до момента их передачи в Провинциальный исторический архив или компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Председатель районного народного комитета поручает Департаменту внутренних дел давать рекомендации по организации складов и необходимого оборудования для сбора и безопасного хранения документов специализированных учреждений, подчиненных районному народному комитету; Организовать охрану документов силами безопасности до момента их передачи в компетентный орган или организацию для управления после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационного оформления руководителю нового учреждения, организации или административного подразделения необходимо оперативно распорядиться:

Зарегистрироваться для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и служащих в Системе для обеспечения выдачи и получения документов; Зарегистрироваться для выдачи печатей и сертификатов электронной цифровой подписи для оказания специализированных государственных услуг в соответствии с нормативными актами.

Взаимодействовать с областным историческим архивом, отделом управления и эксплуатации системы, а также соответствующими подразделениями и лицами для получения документов и баз данных документов по незавершенным работам, находящимся в ведении руководства, для дальнейшего разрешения.

Получать документы, базы данных документов, находящиеся в подчинении управленцев, а также документы в отделах и на складах в зоне управления; Совместно с Историческим архивом разработайте план обработки этого блока документов.

Подсчитывать, опечатывать и надежно хранить документы в архивах и на складах агентства.

В отношении архивов агентства отдел архива агентства или лицо, назначенное для ведения архива в агентстве, организации или подразделении, выполняет следующие задачи:

Дать указание подразделениям и отдельным лицам заблаговременно собрать, упаковать файлы и документы и передать их в помещение или на склад для централизованного хранения; Подготовить склады и необходимые условия для надежного сохранения документов, полученных от подразделений и частных лиц.

Пересчитывать, опечатывать и надежно хранить документы в офисе или на складе учреждения или организации до тех пор, пока документы не будут переданы в областной исторический архив или компетентному учреждению или организации после реорганизации организационной структуры.

Согласовать с административным и операционным подразделением Статистической системы количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в Системе.

Принимать и отдельно хранить дела и документы незавершенной работы согласно перечню.

Предоставить или собрать, отдельно упаковать ранее заполненные и постоянно сохраняемые записи, готовые к отправке в Исторический архив.

Отправьте упакованные документы и список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Для государственных служащих, государственных служащих и рабочих собирать и упаковывать записи и документы по выполненным работам, а также записи и документы по незавершенным работам; Для невыполненных работ необходимо составить список и четко указать: наименование работы; имя лица, назначенного для решения основного вопроса; количество имеющихся документов и статей; Время обработки (если есть).

Статистика записей и документов по выполненным работам, а также записей и документов по незавершенным работам в Системе; Создайте список рабочих записей или документов о незавершенной работе в Системе.

Предоставить исходный статус упакованных файлов, документов и список незавершенных работ по Системе в архив учреждения или подразделения, либо лицу, ответственному за сбор документов в процессе организации аппарата.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно согласовать с Архивом агентства и подразделением, управляющим и эксплуатирующим Систему, вопрос о передаче записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за продолжение ее обработки.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекращающих свою деятельность, непосредственно после принятия решения об организационной реструктуризации.

Что касается подразделения, управляющего и эксплуатирующего Систему, Министерство внутренних дел требует определения и разграничения объема документов и баз данных документов в Системе по каждому счету агентства, организации и отдельного лица; В котором на основании перечня незавершенных работ подразделений и лиц определяют объем данных и составляют перечень счетов организаций и лиц с незавершенными работами; Подготовьте план передачи по указанию.

Собирать и предоставлять в Провинциальный народный комитет и Министерство внутренних дел информацию о системе идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов, используемых в настоящее время в Системе, в качестве основы для установления идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов учреждений и организаций после реорганизации аппарата в унифицированном, синхронизированном порядке, избегая дублирования.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Обновить систему идентификационных кодов документов, кодов файлов и текстовых символов новых агентств и организаций для обеспечения бесперебойной работы системы.

Открывать учетные записи для новых агентств, организаций и частных лиц, обеспечивая связь с ранее связанными документами и базами данных документов, чтобы не допустить перерывов в обработке работ в Системе.
Извлекать и упаковывать документы и базы данных документов бездействующих учреждений, организаций и подразделений и передавать их в губернские исторические архивы или компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.
Полный текст официального сообщения № 414/BNV-VTLTNN см. в прикрепленном ФАЙЛЕ:

Источник: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987