組織編成時に文書・アーカイブ作業を確実に実施するための取り組み

膨大な作業量

近年、省歴史文書館（ニャチャン市タンティエン区グエンティエントゥアット56番地）の文書管理人の作業量は非常に膨大になっています。人々は搾取のために継続的に記録を取っています。人々は、アーカイブ文書の裏打ちとなる Do 紙を 1 枚 1 枚丁寧に並べて切り取ります。オンライン文書のコピーと認証のための文書検索ツール。残りのスタッフは、文書の編集と整理の指導に動員されました。

国家記録公文書館部の作業グループが2025年3月にタンティエン地区を調査した。

タンティエン区には、書類を一時的に保管するための別の倉庫があるものの、引き渡しのために倉庫に移送する必要がある在庫の量も非常に多く、区の職員はこの業務に精通していません。市内部事務局の報告によると。ニャチャンでは、2024年末までに、市の行政センター建設のために敷地を引き渡すために、市の各部署や事務所が本部を移転する必要がある。ニャチャン。編集されたファイルは棚に並べられ、残りのファイルや書類は袋詰めや箱詰めされ、各所に保管されている。公務員や国家公務員の多くは事務作業と記録保管業務を兼務していますが、専門知識や職能を十分に把握しておらず、記録の管理や保管が規定どおりに行われていません。地区人民委員会は文書を収集・保存するための倉庫を手配する責任があるが、活動終了後はこれらの倉庫を管理することも、文書を維持・安全に保存するための資金を手配することもできない。

省歴史文書館センター所長のヴォ・ティ・トゥイ・ガ氏は、現在、省歴史文書館には専用の倉庫がなく、省はグエン・ティエン・トゥアット通り56番地に面積^{279平方メートル}の仮倉庫を手配していると語った。センターは、省人民委員会の文書 62,154 ファイル (1989 年 7 月から 1996 年)、省競争奨励委員会の文書 59,615 ファイルをデジタル化しました。現在、1,256 m を超える文書棚に 163 の文書コレクションを保存しており、これは 43,539 件の永久価値のある記録と紙文書に相当します。現在、省歴史文書館には提出された文書を受け入れるスペースがないため、省は、機構を再編した後、文書の集中保管のニーズを満たすために追加の文書館を配置することに注意を払う必要があります。州政府機関には、2016 年以前のファイルも多数あり、それらは完全に編集されておらず、パッケージ化されて機関のアーカイブに保管されています。地区レベルでは、合併した単位の文書が倉庫や事務所に蓄積され、保管されています。一部の地区ではまだ集中保管施設が整備されていない。地区レベルの活動が終了した後も、集中保管は、維持費、倉庫の保護、編集不足による整理後の文書活用の人的資源の面で依然として困難に直面しています。コミューンレベルでも状況は同様です。省全体では、129の町村のうち、文書編集が完了したのはわずか12です。

タスクを遂行するための努力

2025年3月、内務省国家記録文書局の作業代表団が、政治体制機構の再編プロセスにおける記録と文書の管理についてカインホア省で活動した。現地調査の後、代表団はカインホア省の困難は全国の多くの地域に共通していると評価した。代表団は、行政単位の取り決めの前、最中、後に文書とデータベースを管理および取り扱うための計画の策定について指導を行った。統計、梱包、封印、文書の引き渡し、システム上のゾーニングデータ、アーカイブ文書の安全性を確保するための対策、情報セキュリティに関する指示...

56 Nguyen Thien Thuat の倉庫が満杯です。

内務省のヴォー・チ・ヴオン局長は、同省は州記録公文書館局に対し、引き続き同州を指導し、障害を取り除くよう提案したと述べた。同時に、省人民委員会に対し、機構再編の過程で省内の文書およびアーカイブ業務の管理を強化することに関する2025年4月10日付指令第4号を発行するよう助言する。行政単位を再編成する したがって、あらゆる機関または組織の文書およびデータベースは、その機関または組織のアーカイブに従って編集および収集される必要があります。機関及び組織は、その活動の終了の日からその部署の文書館を閉鎖するものとする。組織整理に関する主務官庁の決定の効力発生日から、権限に基づく行政文書を発行しない。組織機構の整備、行政単位の整理および再編の前、その間、文書およびデータベースは、省歴史文書館および整備前の行政単位の機関文書館（またはそれらが保存されている場所）に引き続き保存される必要があります。文書および文書データベースを不法に所持、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。装置の整理過程において文書および文書データベースが損傷、散逸、紛失するおそれがあります。組織再編後の文書および文書データベースの引き継ぎは、規定に従って実行する必要があります。公務用印鑑やデジタル証明書の管理・使用に関する規制を厳格に実施する。統計、パッケージ化、引き渡し、保管などの際に、文書情報と文書データベースの機密性を保護します。

グエン・ヴー

出典: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/