Trực ban ngoài có nhiệm vụ làm việc với trưởng tàu và các thủ tục để cho tàu chạy, kiểm tra đường, đón, tiễn tàu; kiểm tra, giám sát gác ghi. Còn trực ban đường phải kiểm đếm các toa xe trong ga, sau đó trên cơ sở kế hoạch lập tàu, làm các phiếu dồn để tổ dồn thực hiện, cụ thể như cắt toa xe hoặc ghép toa xe số hiệu nào vào tàu nào, ở đường số mấy, thứ tự các toa xe… Cùng đó giám sát, đôn đốc công tác dồn ở hiện trường, một mặt đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình tác nghiệp, đảm bảo an toàn, một mặt xử lý ngay nếu phát sinh điều chỉnh để thông suốt (Ảnh: Trực ban ngoài sau khi đón tàu, phải quan sát quá trình tàu vào ga xem đảm bảo an toàn không).
Trưởng dồn thường ở vị trí đầu máy, quan sát phía trước, phía sau, nhận tín hiệu từ nhân viên ghép nối để làm tín hiệu cho lái tàu thực hiện tác nghiệp.
Ngay cả khi đầu máy, toa xe, đoàn xe đã qua ghi, nhân viên gác nghi vẫn phải tiếp tục quan sát, đảm bảo đã an toàn và thực hiện đúng kế hoạch chạy tàu, dồn dịch.