การปรับปรุงโครงสร้างองค์กร: การสร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพ

เมื่อพูดถึงการปรับปรุงกลไกการจัดระเบียบของระบบการเมืองในการประชุมเมื่อวันที่ 1 ธันวาคม เลขาธิการโต ลัม กล่าวว่า “นี่ไม่ใช่แค่เรื่องของขนาดหรือปริมาณเท่านั้น แต่ที่ลึกซึ้งกว่านั้น จำเป็นต่อการสร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพในการดำเนินการของระบบการเมือง” แท้จริงแล้ว ในแง่ของวิทยาศาสตร์องค์กร เป้าหมายที่สำคัญที่สุดของการปรับกระบวนการทำงานคือการปรับปรุงคุณภาพการดำเนินงานขององค์กร หากไม่บรรลุเป้าหมายนี้ การปรับกระบวนการทำงานก็จะเหลือเพียงการควบรวมกิจการและการตัดลดพนักงานเท่านั้น เมื่อมองไปทั่วโลก ประเทศต่างๆ หลายประเทศกำลังเผชิญกับปัญหาด้านเครื่องมือบริหารจัดการที่ "บวม" มากขึ้น ยุ่งยาก และมีหลายชั้นมากขึ้น... ดังนั้น ความต้องการในการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของเครื่องมือดังกล่าวจึงเป็นเรื่องเร่งด่วนมาก ตัวอย่างเช่น สหรัฐอเมริกาเป็นประเทศที่มีขนาดเศรษฐกิจชั้นนำของโลก แต่เราเห็นว่าประธานาธิบดีคนใหม่ โดนัลด์ ทรัมป์ ได้จัดตั้งหน่วยงานใหม่ชื่อว่า "กรมประสิทธิภาพรัฐบาล" ภายใต้การนำของนักธุรกิจสองคน อีลอน มัสก์ และ วิเวก รามาสวามี เพื่อลดขั้นตอนการบริหารในระดับรัฐบาลกลาง ยกเลิกกฎระเบียบที่ไม่สมเหตุสมผล และประหยัดการใช้จ่ายของภาครัฐ

ผู้แทนที่เข้าร่วมการประชุมระดับชาติเผยแพร่และสรุปการดำเนินการตามมติหมายเลข 18-NQ/TW (ภาพ: ฮ่อง ฟอง)

ในประเทศญี่ปุ่นซึ่งข้าพเจ้าได้ศึกษา อาศัย และทำงานมานานหลายปี กระบวนการปรับโครงสร้างและจัดระเบียบกระทรวงและหน่วยงานรัฐบาลกลาง รวมถึงการเสริมสร้างอำนาจหน้าที่ของคณะรัฐมนตรีได้ดำเนินมาตั้งแต่ปี 2542 กระบวนการนี้ได้นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่สำคัญหลายประการ และผลลัพธ์หนึ่งในนั้นคือการปรับโครงสร้างกระทรวงเพื่อทำลายอุปสรรคและปรับปรุงกลไกให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยได้ปรับโครงสร้างองค์กรระดับรัฐมนตรี 23 องค์กรให้เป็นสำนักงานเดียว (สำนักงานคณะรัฐมนตรี) และองค์กรระดับรัฐมนตรี 12 องค์กร ในวันที่ฉันเดินทางมาถึงประเทศญี่ปุ่นเป็นครั้งแรก เมื่อต้องผ่านขั้นตอนการตรวจคนเข้าเมืองสำหรับผู้พำนักระยะยาว ฉันต้องรอคิวเป็นเวลานานเกือบสองชั่วโมง เนื่องจากฉันเคยชินกับการรอใช้บริการสาธารณะในเวียดนาม ดังนั้นการต้องเข้าคิวจึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจอะไรสำหรับฉันอีกต่อไป ฉันเคยคิดว่ากระบวนการนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้โดยเฉพาะในประเทศที่มีประชากรมากกว่า 100 ล้านคน อย่างไรก็ตาม รัฐบาลญี่ปุ่นได้เปลี่ยนใจฉันด้วยบัตรเพียงสองใบ ได้แก่ บัตรประจำตัวผู้พำนักและบัตรมายนัมเบอร์ ทุกคนจะได้รับหมายเลขประจำตัว และบริการสาธารณะส่วนใหญ่ไม่ว่าจะเป็นบริการทางการเงิน ประกันภัย ไปจนถึงการดูแลสุขภาพ จะรวมอยู่ด้วยบัตรนี้ ในช่วงหลายปีที่ผมอยู่ญี่ปุ่น เวลาที่ต้องรอคิวนานที่สุดและครั้งเดียวคือที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองสำหรับผู้อยู่อาศัยระยะยาวที่กล่าวข้างต้น ญี่ปุ่นไม่เพียงแต่จะปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่ให้แข็งแกร่งเท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการบริหารให้เป็นดิจิทัล ลดขั้นตอนกลางให้เหลือน้อยที่สุด และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย ด้วยศักยภาพทางเศรษฐกิจและโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคม รัฐบาลญี่ปุ่นได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้อย่างจริงจังเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและทำให้ขั้นตอนการประมวลผลเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ ส่งผลให้ภาระงานของข้าราชการลดลง พร้อมทั้งเพิ่มความโปร่งใสและประหยัดต้นทุน นอกจากนี้ ในประเทศญี่ปุ่น ฉันพบว่าปัจจัยสำคัญประการหนึ่งที่ช่วยให้ประเทศพัฒนาได้ก็คือ การใช้ระบบการสรรหาข้าราชการพลเรือนที่เข้มงวดและโปร่งใสมาก ในสมัยที่ผมยังเรียนอยู่ที่มหาวิทยาลัย ทุกปีในช่วงเดือนเมษายนและตุลาคมซึ่งเป็นวันรับปริญญา จะมีการติดป้ายและแบนเนอร์ประกาศรับสมัครข้าราชการไว้ทั่วบริเวณมหาวิทยาลัยโอซาก้า บัณฑิตใหม่ที่เข้ารับราชการจะต้องผ่านการสอบที่มีการแข่งขันสูงหลายชุด เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ที่มีความสามารถและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าร่วมหน่วยงานของรัฐได้ ช่วยลดปัญหาการจ้างบุคลากรที่ไม่เหมาะสม พร้อมทั้งสร้างทีมข้าราชการที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านและมีขวัญกำลังใจในการทำงานสูง ประเทศในยุโรปบางประเทศ เช่น สหราชอาณาจักรและเยอรมนี ก็เป็นตัวอย่างของการปฏิรูปการบริหารและการปรับปรุงระบบการจ่ายเงินเดือนของภาครัฐ ประเทศเหล่านี้ไม่เพียงแต่ให้ความสำคัญในการลดจำนวนพนักงานเท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญกับการปรับปรุงคุณภาพและศักยภาพของบริการพลเรือนด้วย ในสหราชอาณาจักร รัฐบาลได้ดำเนินการตามกลยุทธ์ "บริการดิจิทัลของรัฐบาล" (GDS) ตั้งแต่ปี 2011 โดยมุ่งหวังที่จะปฏิรูปบริการสาธารณะผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการทำงานอัตโนมัติ ส่งผลให้สหราชอาณาจักรประหยัดเงินได้มากกว่า 1 พันล้านปอนด์ระหว่างปี 2012 ถึง 2017 โดยการปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและลดภาระงานด้านเอกสารที่ไม่จำเป็น ในทำนองเดียวกัน เยอรมนีได้ดำเนินการปฏิรูปชุดหนึ่งในการบริหารราชการแผ่นดินเพื่อลดความซ้ำซ้อนและการสิ้นเปลืองในหน่วยงานของรัฐ รายงานของกระทรวงมหาดไทยของเยอรมนีระบุว่าในช่วงปี 2543-2553 ประเทศได้ลดจำนวนข้าราชการพลเรือนลงมากกว่า 200,000 คน แต่ยังคงคุณภาพบริการสาธารณะไว้ได้ โดยอาศัยการปรับปรุงกระบวนการและการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จากบทเรียนระหว่างประเทศ เราสามารถสรุปแนวทางแก้ไขที่สำคัญบางประการสำหรับเวียดนามในกระบวนการปรับปรุงกลไกและลดการจ่ายเงินเดือนของภาครัฐ ประการแรก การปฏิรูปการบริหารต้องเริ่มด้วยการทบทวนหน้าที่และภารกิจของหน่วยงานของรัฐ โดยระบุให้ชัดเจนว่าแผนกและตำแหน่งใดจำเป็น และแผนกใดที่สามารถลดหรือโอนไปให้ภาคเอกชนหรือองค์กรนอกภาครัฐได้ ประการที่สอง จากมุมมองการพัฒนาที่ยั่งยืน สถาบันสาธารณะที่เข้มแข็ง รวมถึงข้าราชการที่มีความสามารถ ถือเป็นกุญแจสำคัญในการเร่งความก้าวหน้าในการบรรลุเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) ภายในปี 2030 (รวมถึงเป้าหมาย 17 ประการ เช่น การขจัดความยากจน การศึกษาที่มีคุณภาพ ความเท่าเทียมทางเพศ เป็นต้น) การลดระดับเจ้าหน้าที่ภาคส่วนสาธารณะอาจส่งผลเสียต่อความสามารถของหน่วยงานสาธารณะในการให้บริการที่จำเป็นโดยไม่ได้ตั้งใจ ส่งผลให้ความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมาย SDGs ล่าช้าลง ดังนั้น รัฐบาลควรให้ความสำคัญกับการลงทุนด้านการฝึกอบรมและพัฒนากำลังแรงงานให้มีจิตสำนึกรับผิดชอบต่อสังคมอย่างยั่งยืน เพื่อให้สามารถมีส่วนสนับสนุนการพัฒนาในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประการที่สาม จำเป็นต้องส่งเสริมการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานบริหาร ลดขั้นตอนการบริหารที่ซับซ้อน และเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน แม้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยปรับปรุงผลผลิตในการให้บริการสาธารณะได้ แต่การตอบโจทย์ความต้องการความสากลและไม่ทิ้งใครไว้ข้างหลังก็มีความสำคัญเช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว กุญแจสำคัญของความสำเร็จของแผนที่รัดกุมคือบทบาทและความไว้วางใจของประชาชนในรัฐบาล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของประชาชนที่มีต่อบริการด้านการบริหารจัดการเป็นหลัก ประกอบกับความโปร่งใสของหน่วยงานภาครัฐ ท้ายที่สุดแล้ว ขั้นตอนบริหารจัดการสาธารณะหลายประการถือเป็นประเภทหนึ่งของบริการ และเนื่องจากเป็นบริการ ประชาชนจึงมีสิทธิเรียกร้องคุณภาพและทัศนคติที่ดี

ผู้แต่ง: Pham Tam Long สำเร็จการศึกษาปริญญาเอกสาขาการพัฒนาอย่างยั่งยืนในการบริหารธุรกิจจากมหาวิทยาลัยโอซาก้า ประเทศญี่ปุ่น ปัจจุบันเป็นอาจารย์ประจำคณะการจัดการระหว่างประเทศ มหาวิทยาลัยริตสึเมคัง เอเชียแปซิฟิก ประเทศญี่ปุ่น งานวิจัยของดร. Pham Tam Long นั้นมีความสนใจในประเด็นต่างๆ เช่น การจัดการอย่างยั่งยืนในองค์กร และการจัดการเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนของสหประชาชาติ (SDGs)

Dantri.com.vn

ที่มา: https://dantri.com.vn/tam-diem/tinh-gon-to-chuc-bo-may-tao-su-thay-doi-ve-chat-20241202062439692.htm