ธุรกิจจำนวนมากมีค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าเบี้ยเลี้ยงการเดินทาง ค่าน้ำมัน ที่พัก อาหาร ฯลฯ และไม่แน่ใจว่าควรจะรวมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไว้ในรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานหรือไม่

เจ้าหน้าที่กรมสรรพากรสั่งการให้หากมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและกิจกรรมทางธุรกิจ มีใบแจ้งหนี้และเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายครบถ้วนตามระเบียบข้อบังคับ และปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับทางการเงินของบริษัทหรือระเบียบข้อบังคับภายใน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้เมื่อกำหนดรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ต้นทุนการทำงานทุ่งดอกน.jpg
ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจหลายรายการจะไม่รวมอยู่ในรายได้ส่วนบุคคลที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน ภาพ : ทุ่งดอกอัน

หากค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจจริงของพนักงานเป็นไปตามข้อบังคับก็จะไม่รวมอยู่ในรายได้ส่วนบุคคลที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน

กรณีที่บริษัทกำหนดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าโทรศัพท์... สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดในปัจจุบัน ส่วนที่เกินกว่าวงเงินที่กำหนดจะต้องนำไปรวมเป็นรายได้สุทธิที่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

* กรณีบริษัทส่งพนักงานไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด (รวมถึงปฏิบัติงานในประเทศและต่างประเทศ) หากมีค่าใช้จ่ายตั้งแต่ 20 ล้านบาทขึ้นไป หรือค่าใช้จ่ายซื้อตั๋วเครื่องบิน และ ชำระด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว ให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายหักลดหย่อนในการคำนวณรายได้สุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หากเข้าเงื่อนไขดังนี้

+ มีใบแจ้งหนี้ และเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ออกโดยผู้ให้บริการสินค้าและบริการ

+ สถานประกอบการมีหนังสือตัดสินใจหรือส่งเอกสารเกี่ยวกับการเดินทางติดต่อธุรกิจ

+ กฎระเบียบทางการเงินหรือกฎระเบียบภายในขององค์กร อนุญาตให้พนักงานชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและซื้อตั๋วเครื่องบินโดยใช้บัตรธนาคารส่วนตัว และองค์กรจะชดเชยค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้กับพนักงาน

ข้อ 6 ของหนังสือเวียนที่ 78/2014/TT-BTC (แก้ไขและเพิ่มเติมในข้อ 2 ข้อ 6 ของหนังสือเวียนที่ 119/2014/TT-BTC และข้อ 1 ของหนังสือเวียนที่ 151/2014/TT-BTC) กำหนดค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้และหักลดหย่อนไม่ได้เมื่อกำหนดรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงสามารถหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้ หากตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

+ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจขององค์กร

+ ค่าใช้จ่ายมีใบกำกับสินค้าและเอกสารทางกฎหมายเพียงพอตามที่กฎหมายกำหนด

+ ค่าใช้จ่ายหากมีใบกำกับสินค้าหรือบริการในแต่ละครั้งมูลค่าตั้งแต่ 20 ล้านดองขึ้นไป (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) เวลาชำระ ต้องมีเอกสารการชำระเงินที่ไม่ใช่เงินสด