เจียไหลเสริมความแข็งแกร่งการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

(GLO)- ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเกียลาย Rah Lan Chung เพิ่งลงนามคำสั่งหมายเลข 03/CT-UBND เรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโรในจังหวัดเกียลาย

Báo Gia Lai•20/04/2025

ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดขอให้หัวหน้าส่วนราชการ องค์กร ประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอ เทศบาล เทศบาลนคร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับตำบล แขวง และเทศบาลตำบล รับผิดชอบในฐานะผู้นำในการกำกับดูแลและจัดการดำเนินงานด้านเอกสารและจดหมายเหตุของหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้อำนาจบริหารจัดการตามบทบัญญัติของกฎหมายตลอดกระบวนการจัดเตรียมและจัดระบบเครื่องมือจนกระทั่งส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารตามระเบียบ

รองผู้อำนวยการศูนย์ข้อมูลประวัติศาสตร์จังหวัดตรวจสอบเอกสารของเจ้าหน้าที่ที่ไปที่ B แล้วยังไม่ได้ระบุข้อมูล **ภาพ : LN**

ดำเนินการเผยแพร่ เผยแพร่ และทำความเข้าใจเอกสารของส่วนกลางและจังหวัดในเรื่องงานเอกสารและเอกสารสำคัญให้ทั่วถึงและชัดเจน เพื่อสร้างความตระหนักรู้และสำนึกความรับผิดชอบของหน่วยงาน องค์กร คณะทำงาน ข้าราชการ และลูกจ้างของรัฐในงานเอกสารและเอกสารสำคัญในสถานการณ์ใหม่ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ต้องได้รับการจัดการแบบรวมศูนย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และปลอดภัยตามเอกสารแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องมีการจัดทำรายการและรวบรวมตามเอกสารเก็บถาวรของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

กำกับดูแลหน่วยงานและหน่วยงานในอำนาจบริหารของตนให้จัดระเบียบสถิติเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด พัฒนาแผนเชิงรุกเพื่อจัดเตรียมคลังสินค้าและอุปกรณ์ที่จำเป็นเพื่อรวบรวมและรักษาเอกสารภายใต้อำนาจการบริหารจัดการอย่างปลอดภัย จัดกำลังในพื้นที่เพื่อปกป้องเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานและองค์กรบริหารจัดการที่มีความสามารถหลังจากการปรับโครงสร้างเครื่องมือ จัดกำลังและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงาน เพื่อปฏิบัติตามมาตรการด้านความปลอดภัยและป้องกันอัคคีภัยและการระเบิดในห้องและโกดังที่ใช้จัดเก็บเอกสารและฐานข้อมูลชั่วคราว

รีบส่งเอกสารการอนุรักษ์ถาวรที่กรอกครบถ้วนและแก้ไขแล้วไปที่ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ตามที่กฎหมายกำหนด บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบหน่วยงาน ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าให้เอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปิดเผยข้อมูลลับของรัฐได้รับความเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ...

ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดมอบหมายให้กรมกิจการภายในออกแผนดำเนินการตามคำสั่งที่ 03 ประสานงานกับกรมสรรพากร และหน่วยงาน องค์กร ท้องถิ่น เพื่อตรวจสอบและใช้ประโยชน์จากสำนักงานใหญ่ที่ว่าง เพื่อจัดเตรียมพื้นที่จัดเก็บให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพตลอดกระบวนการจัดเตรียมองค์กร เสนอแผนการจัดระบบคลัง อุปกรณ์จัดเก็บ และทรัพยากรบุคคล เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร จากหน่วยงาน องค์กร และท้องถิ่น ตามความเหมาะสม เพื่อความปลอดภัยและความสมบูรณ์

กำกับดูแลศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด: ดำเนินมาตรการเชิงรุกในการรวบรวมบันทึกที่เก็บรักษาไว้ถาวรซึ่งผ่านการแก้ไขอย่างสมบูรณ์จากหน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของการส่งให้กับศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด สถิติเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดได้รับการเก็บรักษาไว้ที่ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ดำเนินการให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเหล่านั้นถูกส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากที่มีการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว...

กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กำหนดขอบเขต ขอบเขตเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสาร ให้มีความปลอดภัยแก่เอกสารและข้อมูลในระบบบริหารจัดการและปฏิบัติการเอกสาร ตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลแต่ละราย โดยจะพิจารณาจากรายการงานค้างของหน่วยงานและบุคคล กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานค้าง เตรียมแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง สถิติและรายงานแก่คณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสประจำตัวเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบในปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสประจำตัวเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรให้เป็นหนึ่งเดียว สอดคล้องกัน และป้องกันการซ้ำซ้อน...

ตำรวจภูธรจังหวัดให้คำแนะนำแก่หน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่นในการรวบรวม จัดทำและรักษาความปลอดภัย และส่งมอบเอกสารลับให้เป็นไปตามกฎระเบียบ จัดการอย่างทันท่วงทีเมื่อตรวจพบการยักยอก การทำลาย หรือสูญหายของเอกสารโดยเจตนาในระหว่างกระบวนการส่งมอบ ให้คำแนะนำการบริหารจัดการ ส่งมอบ และส่งมอบตราสัญลักษณ์ของหน่วยงานและองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนเครื่องมือเมื่อเลิกดำเนินการ และแจ้งและส่งมอบตราสัญลักษณ์ที่หมดอายุให้ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดเพื่อการเก็บรักษาและค้นคว้าทางประวัติศาสตร์ตามระเบียบ

จากการประมาณการของกรมกิจการภายในและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง กรมการคลังได้พิจารณา จัดทำ สังเคราะห์ และเสนอคณะกรรมการประชาชนจังหวัดตามกำลังการงบประมาณของจังหวัด เพื่อพิจารณาและเสนอให้หน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่จัดสรรงบประมาณให้สอดคล้องกับงบประมาณแผ่นดินในปัจจุบัน เพื่อดำเนินงานจัดเก็บเอกสารและเอกสารสำคัญให้ปลอดภัยและราบรื่น ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการจัดระเบียบองค์กร ทำหน้าที่ควบคุมและประสานงานกับกรมกิจการภายในและส่วนท้องถิ่นในการพิจารณาจัดสถานที่และสำนักงานใหญ่ชั่วคราวให้เป็นสถานที่จัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยก่อนส่งมอบให้หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานที่รับผิดชอบดำเนินการจัดการภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว