กระทรวงมหาดไทย ชี้แนะหน่วยงานท้องถิ่นในการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญในการจัดหน่วยงานบริหาร

ภาพประกอบ

ตามข้อสรุปหมายเลข 137-KL/TW ลงวันที่ 28 มีนาคม 2568 ของโปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการเกี่ยวกับโครงการปรับปรุงและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารทุกระดับและการสร้างแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น 2 ระดับ เพื่อให้การบริหารจัดการและการดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่น ตอบสนองความต้องการด้านบริการของบุคคล หน่วยงาน และองค์กรอย่างต่อเนื่อง และจำกัดความเสี่ยงของการสูญหายของเอกสารสำคัญ กระทรวงมหาดไทยได้ดำเนินการตามแผนงานเพื่อให้คำแนะนำและสนับสนุนท้องถิ่นในการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญ

วัตถุประสงค์นี้เพื่อเสริมสร้างความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของรัฐของกระทรวงมหาดไทยสำหรับเอกสารและจดหมายเหตุทั่วประเทศในบริบทของการจัดเตรียมและจัดระเบียบเครื่องมือ

กระทรวงมหาดไทยจะเร่งรัด แนะนำ และสนับสนุนหน่วยงานในพื้นที่โดยตรงในการดำเนินงานเร่งด่วนด้านการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญ ตลอดจนการแปลงเอกสารสำคัญให้เป็นดิจิทัลในการจัดเตรียมและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลองการจัดระเบียบกลไกการบริหารส่วนท้องถิ่น 2 ระดับ

การดำเนินงานด้านบริหารจัดการเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลต้องสอดคล้องสอดคล้องกับความคืบหน้าในการจัดระบบและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารส่วนท้องถิ่นทุกระดับ ให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยเอกสาร, การรักษาความปลอดภัยข้อมูลเอกสาร และข้อมูลอย่างครบถ้วน ประกันให้กิจกรรมการบริหารจัดการและดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น ตอบสนองความต้องการการบริการอย่างต่อเนื่องแก่บุคคล หน่วยงาน และองค์กร

ตามแผนงานในช่วงการดำเนินโครงการปรับปรุงและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลองการจัดระเบียบกลไกการปกครองท้องถิ่น 2 ระดับ กระทรวงมหาดไทยจะรับ ตอบ ชี้แจง ให้คำแนะนำ และตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารและการเก็บถาวรโดยตรง

พร้อมกันนี้ ให้จัดคณะทำงานของกระทรวงมหาดไทยเพื่อปฏิบัติงานร่วมกับท้องถิ่นโดยตรง และให้คำแนะนำเกี่ยวกับการบริหารจัดการงานเอกสาร การจัดเก็บ และการแปลงเอกสารในคลังเป็นดิจิทัล ในการดำเนินการจัดและปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารทุกระดับ และการสร้างแบบจำลองการจัดระเบียบกลไกการบริหารส่วนท้องถิ่น 2 ระดับ

กระทรวงมหาดไทยยังได้แนะนำให้รวมเนื้อหาการจัดระเบียบเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัดเข้าไว้ในโครงการปรับปรุงและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และการสร้างแบบจำลองการจัดระเบียบองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น 2 ระดับ...

ก่อนหน้านี้ เมื่อวันที่ 19 มีนาคม กระทรวงมหาดไทยยังได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง

กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดหรือเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลาง (PPC) สั่งให้ดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการอย่างเร่งด่วน เพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น

เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการแบบรวมศูนย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และปลอดภัยตามเอกสารแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องมีการจัดทำรายการและรวบรวมไว้ตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ดำเนินการปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กรต่างๆ ตั้งแต่วันที่เลิกดำเนินการ หน่วยงานและองค์กรที่ไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตั้งแต่วันที่หน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือยุติการดำเนินการมีผลบังคับใช้ ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในจังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรให้ดำเนินการตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

กระทรวงมหาดไทยยังกำหนดให้มีการบังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบหน่วยงาน

ทูซาง

ที่มา: https://baochinhphu.vn/bo-noi-vu-huong-dan-dia-phuong-quan-ly-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-10225040511250635.htm